برگه های یادداشت برای سال ها اطلاعات سازمان را در خود نگه می داشتند و به عنوان حافظه فردی و سازمانی بکار گرفته می شدند. اما چه اتفاقی باعث شد که آن ها کنار گذاشته شوند؟
- کاغذهای یادداشت موثر و کارآ نیستند
- کاغذهای یادداشت امکان خطا را افزایش می دهند
- جستجو در این کاغذها کار بسیار سخت و زمانبری است(برای پیدا کردن یک اطلاعات باید کل یادداشت ها را بالا و پایین کنید)
- ممکن است کاغذ یادداشت مورد نظر را در میان انبوهی از یادداشت ها اصلاً پیدا نکنید
- حجم زیاد این کاغذها دفاتر کار و خانه های شما را پر می کنند
- ریختن یک فنجان قهوه ممکن است فاجعه به بار آورد و … .
سازمان ها از این کاغذ ها استفاده می کردند نه به این دلیل که آنها راه حل ایده آلی بودند، بلکه به این دلیل که جایگزین بهتری نداشتند!
ممکن است دفترهای یادداشت جایگزین بهتری ازکاغذهای یادداشت باشند اما:
- نوشتن در دفترهای یادداشت کار سخت و کسالت آوری است.
- جستجو در این دهترها تنها با یک “کلید” امکان پذیر است، “تاریخ”
- به راحتی ممکن است این دفترها را در جایی مثل یک رستوران که قرار کاری در آن گذاشته اید جا بگذارید و …
راه حل مناسب برای این مسائل سی آر ام است.
پیاده سازی و نصب درست یک سیستم سی آر ام یعنی جایگزین کردن یک پایگاه داده سازماندهی شده متمرکز، با کوهی از تکه های کاغذ!
امروزه افراد از یادداشت های کامپیوتری و دیجیتالی به جای کاغذهای یادداشت استفاده می کنند و این کاغذها رو به منسوخ شدن هستند.
سی آر ام:
- قابلیت جستجو با کلیدهای چندگانه را به شما می دهد
- می تواند به صورت خودکار قرارهای رسمی و ضرب العجل ها را به شما یادآوری کند
- این امکان را به شما می دهد که اطلاعاتی که در گذشته ثبت کرده اید را ویرایش یا اصلاح کنید و یا توسعه دهید، جزئیات و یا توضیحاتی اضافه کنید
- یک راهکار با قابلیت حمل بالا است که به شما این امکان را می دهد که از هرجایی که هستید از آن استفاده کنید و نه فقط از پشت میز کارتان.
استفاده از نرم افزار سی آر ام کار سختی نیست اما حداقل در شروع کار نیاز به کمی تلاش دارد.