ضرورت شرکت‌ها در استفاده از سیستم‌های تلفن تحت شبکه وویپ (VoIP)

مقدمه

شرکت کیان پرداز هوشمند با سال‌ها تجربه در زمینه ارائه خدمات مشاوره، پیاده‌سازی و پشتیبانی از زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و سیستم‌های نرم‌افزاری، به یکی از پیشروان این حوزه تبدیل شده است. فعالیت اصلی این شرکت در زمینه‌های مختلفی از جمله پیاده‌سازی و پشتیبانی سیستم‌های IT، مشاوره و استقرار نرم‌افزارهای مرتبط، و ارائه زیرساخت‌های نرم‌افزاری برای تحول دیجیتال می‌باشد. در این مقاله، به بررسی ضرورت استفاده شرکت‌ها از سیستم‌های تلفن تحت شبکه VoIP پرداخته می‌شود و مزایا و چالش‌های آن را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

VoIP چیست؟

VoIP (Voice over Internet Protocol) یا انتقال صدا از طریق پروتکل اینترنت، تکنولوژی‌ای است که به کاربران امکان می‌دهد تماس‌های صوتی را از طریق اینترنت برقرار کنند، برخلاف سیستم‌های تلفنی سنتی که از خطوط تلفنی استفاده می‌کنند. این فناوری، که ابتدا در دهه ۹۰ میلادی معرفی شد، به سرعت پیشرفت کرده و امروزه به عنوان یکی از اصلی‌ترین ابزارهای ارتباطی در سازمان‌ها شناخته می‌شود.

مزایای استفاده از VoIP برای شرکت‌ها

• حذف محدودیت‌های جغرافیایی: با استفاده از VoIP، شرکت‌ها می‌توانند تماس‌های خود را بدون توجه به موقعیت جغرافیایی برقرار کنند، که این امر به خصوص برای شرکت‌هایی با دفاتر مختلف در نقاط مختلف جهان بسیار مفید است.
• کاهش هزینه‌های تماس: استفاده از VoIP می‌تواند به طور قابل توجهی هزینه‌های تماس را کاهش دهد، به خصوص برای تماس‌های بین‌المللی که در سیستم‌های تلفنی سنتی بسیار گران است.
• بهبود کیفیت تماس: کیفیت صدای VoIP در بسیاری از موارد بهتر از خطوط تلفنی سنتی است، به ویژه اگر از اینترنت پرسرعت استفاده شود.
• افزایش بهره‌وری: VoIP امکانات زیادی را فراهم می‌کند که به بهبود کارایی و بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند. امکاناتی مانند ضبط مکالمات، گزارشات تماس‌ها، و ارزیابی عملکرد کارکنان می‌توانند به بهبود کارایی و بهره‌وری شرکت کمک کنند.
• قابلیت یکپارچه‌سازی: VoIP می‌تواند با سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سایر سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه شود، که این امر به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا تمامی اطلاعات مربوط به تماس‌ها و مشتریان را در یک مکان مدیریت کنند.

قابلیت‌ها و ویژگی‌های VoIP

• ضبط مکالمات: امکان ضبط مکالمات برای ارزیابی عملکرد و بهبود کیفیت خدمات.
• گزارشات تماس‌ها: ارائه گزارشات دقیق از تماس‌های ورودی و خروجی، تماس‌های پاسخ داده شده و نشده.
• ارزیابی عملکرد کارکنان: امکان ارزیابی عملکرد کارکنان بر اساس مکالمات ثبت شده و گزارشات تماس.
• گزارشات زنده از وضعیت مرکز تماس: مشاهده و مدیریت زنده وضعیت مرکز تماس.
• یکپارچه‌سازی با سیستم‌های CRM و سایر سیستم‌ها: یکپارچه‌سازی VoIP با سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سایر سیستم‌های نرم‌افزاری.
• هوشمندسازی تلفن: امکاناتی مانند تماس‌های خودکار، پاسخگویی هوشمند و انتقال تماس‌ها.
• مدیریت و هدایت تماس‌ها: مدیریت مؤثر تماس‌ها و هدایت آن‌ها به بخش‌های مختلف.
• پشتیبانی از تماس‌های ویدئویی و کنفرانس: برقراری تماس‌های ویدئویی و جلسات کنفرانس با کیفیت بالا.
• پشتیبانی از دستگاه‌های متنوع: پشتیبانی از تلفن‌های IP، تلفن‌های هوشمند، تبلت‌ها و رایانه‌ها.
• منشی تلفنی گویا: قابلیت منشی تلفنی خودکار که تماس‌ها را هدایت و مدیریت می‌کند.
• تخصیص خط تلفن شهری مجزا: امکان تخصیص یک خط تلفن شهری به چند خط داخلی.
• امکان نمایش شماره تماس گیرنده: امکان نمایش شماره تماس گیرنده، انتقال تماس از شخصی به شخص دیگر، انتظار تماس، امکان تماس‌های ورودی، امکان تماس سه طرفه و بیشتر.
• مانیتورینگ تماس‌ها و ضبط مکالمات: امکان مانیتورینگ تماس‌ها و ضبط مکالمات برای ارزیابی و بهبود عملکرد.
• صف تماس و توزیع تماس: ایجاد صف تماس و توزیع تماس‌ها روی داخلی‌های موجود در صف.
• تعریف داخلی در موقعیت جغرافیایی دیگر: امکان تعریف داخلی‌ها در موقعیت‌های جغرافیایی مختلف.
• کنترل و مدیریت از راه دور: امکان کنترل و مدیریت تماس‌ها از راه دور.
• گزارش‌گیری از تماس‌ها: امکان گزارش‌گیری دقیق از تماس‌ها.
• استفاده همزمان از VoIP و PSTN: امکان استفاده همزمان از سیستم VoIP و خطوط تلفن سنتی (PSTN).
• مدیریت مبتنی بر وب: امکان مدیریت سیستم VoIP از طریق رابط کاربری وب.
• اتصال به برنامه‌های کاربری: امکان اتصال VoIP به برنامه‌های مختلف کاربران.
• تعداد نامحدود داخلی‌ها: امکان تعریف داخلی‌های (Extensions) به تعداد نامحدود.
• صندوق صوتی: امکان تعریف صندوق صوتی (Voicemail) برای هر کاربر.
• انتقال تماس خودکار: امکان انتقال خودکار تماس‌ها (Follow Me).
• رمز عبور برای تماس‌های داخلی: امکان تعریف رمز عبور برای تماس‌های داخلی.
• تخصیص داخلی به دستگاه‌های خاص: امکان تخصیص هر داخلی به یک دستگاه خاص.
• منوی اصلی چند زبانه: امکان تعریف منوی اصلی به چند زبان مختلف.
• گروه پاسخگویی: امکان ایجاد گروه پاسخگویی (Ring Group) و تعیین نحوه زنگ خوردن داخلی‌ها.
• موزیک انتظار: امکان پخش موزیک یا پیام خاص در هنگام انتظار تماس.
• اضافه کردن پیشوند به شماره تماس گیرنده: امکان اضافه کردن پیشوند به شماره تماس گیرنده.
• تعریف ساعت کاری: امکان تعریف ساعت کاری برای مدیریت تماس‌ها.
• مدیریت صف: مدیریت صف تماس‌ها و هدایت آن‌ها به بخش‌های مختلف.
• منوی صوتی و هدایت تماس‌ها (IVR): امکان ایجاد منوی صوتی و هدایت تماس‌ها به بخش‌های مختلف سازمان.
• وال برد: نمایش وضعیت لایو صف و داخلی‌ها.
• یکپارچه‌سازی با ICRM: امکان یکپارچه‌سازی با سیستم‌های ICRM برای ثبت لاگ تماس‌ها، نظرسنجی مشتریان، و صدای مشتری.
• برنامه‌نویسی و گسترش سیستم: امکان برنامه‌نویسی و گسترش سیستم VoIP بر اساس نیازهای خاص شرکت.
• تفکیک مشتریان VIP: امکان تفکیک و ارجاع مشتریان VIP به کارشناسان مرتبط.
• درخواست callback: امکان درخواست callback مشتریان در زمان طولانی شدن صف.
• دریافت کد سفارش، پیگیری و شکایت: امکان دریافت و پیگیری کد سفارش‌ها و شکایات.

کاربردهای VoIP در کسب و کارها

• مدیریت و هدایت تماس‌ها: با VoIP، شرکت‌ها می‌توانند تماس‌های خود را به صورت مؤثر مدیریت و هدایت کنند. این امر به ویژه برای مراکز تماس که نیاز به مدیریت حجم بالایی از تماس‌ها دارند بسیار مفید است.
• هوشمندسازی تلفن: سیستم‌های VoIP امکاناتی مانند تماس‌های خودکار، پاسخگویی هوشمند و انتقال تماس‌ها را فراهم می‌کنند که می‌تواند به بهبود کارایی و رضایت مشتری کمک کند.
• گزارشات زنده از وضعیت مرکز تماس: با VoIP، مدیران می‌توانند به صورت زنده وضعیت مرکز تماس خود را مشاهده و مدیریت کنند، که این امر به بهبود کارایی و کاهش زمان پاسخگویی کمک می‌کند.

نحوه پیاده‌سازی VoIP در شرکت‌ها

مراحل پیاده‌سازی و راه‌اندازی VoIP:

• ارزیابی نیازها: ابتدا نیازهای ارتباطی شرکت باید به دقت ارزیابی شوند.
• انتخاب ارائه‌دهنده خدمات VoIP: انتخاب یک ارائه‌دهنده معتبر و با تجربه برای اجرای VoIP بسیار مهم است.
• نصب و راه‌اندازی تجهیزات: پس از انتخاب ارائه‌دهنده، تجهیزات مورد نیاز نصب و راه‌اندازی می‌شوند.
• آموزش کارکنان: کارکنان باید به درستی آموزش ببینند تا بتوانند از سیستم‌های VoIP به بهترین شکل استفاده کنند.

نکات کلیدی برای انتخاب ارائه‌دهنده خدمات VoIP:

• سابقه و تجربه: ارائه‌دهنده باید دارای سابقه و تجربه کافی در زمینه پیاده‌سازی VoIP باشد.
• پشتیبانی فنی: پشتیبانی فنی قوی و قابل اعتماد یکی از مهم‌ترین عوامل در انتخاب ارائه‌دهنده است.
• قیمت و هزینه‌ها: هزینه‌های مربوط به خدمات VoIP باید به دقت بررسی شود تا با بودجه شرکت سازگار باشد.

چالش‌های استفاده از VoIP

• مسائل امنیتی و راهکارهای مقابله: یکی از چالش‌های اصلی VoIP، مسائل امنیتی است. برای مقابله با این چالش‌ها، شرکت‌ها باید از پروتکل‌های امنیتی قوی و فایروال‌های مناسب استفاده کنند.
• مشکلات فنی و راه‌حل‌ها: مشکلات فنی مانند کیفیت پایین تماس و قطعی‌های مکرر از دیگر چالش‌های VoIP هستند. برای حل این مشکلات، استفاده از تجهیزات با کیفیت و ارائه‌دهنده خدمات معتبر توصیه می‌شود.

کیان پرداز هوشمند: ارائه‌دهنده راهکارهای VoIP

خدمات کیان پرداز هوشمند در زمینه VoIP:

• مشاوره و ارزیابی نیازها: شرکت کیان پرداز هوشمند با تیمی از متخصصان، نیازهای ارتباطی شرکت‌ها را ارزیابی کرده و بهترین راهکارهای VoIP را پیشنهاد می‌دهد.
• پیاده‌سازی و راه‌اندازی: این شرکت با استفاده از تجهیزات پیشرفته و تیمی از متخصصان، سیستم‌های VoIP را به طور کامل پیاده‌سازی و راه‌اندازی می‌کند.
• پشتیبانی و نگهداری: خدمات پشتیبانی و نگهداری کیان پرداز هوشمند، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا همواره از عملکرد بهینه سیستم‌های VoIP خود بهره‌مند شوند.

یکپارچه‌سازی با CRM و سایر محصولات

برای یکپارچه‌سازی سیستم VoIP با سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سایر محصولات نرم‌افزاری، و جهت قابلیت نمایش پاپ‌آپ و نمایش فرد تماس گیرنده، می‌توان از محصول XCall شرکت کیان پرداز هوشمند استفاده کرد. این محصول قابلیت یکپارچه‌سازی کامل با سیستم‌های مختلف را داراست و امکانات متعددی را برای بهبود مدیریت تماس‌ها و ارتباط با مشتریان فراهم می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر و استفاده از این محصول، به صفحه XCall مراجعه کنید.

نتیجه‌گیری و راهکار عملی

استفاده از سیستم‌های تلفن تحت شبکه VoIP می‌تواند به شرکت‌ها در بهبود ارتباطات، کاهش هزینه‌ها، و افزایش بهره‌وری کمک کند. شرکت کیان پرداز هوشمند با ارائه خدمات مشاوره، پیاده‌سازی و پشتیبانی VoIP، می‌تواند به شرکت‌ها در بهره‌مندی از این فناوری کمک کند. برای دریافت مشاوره و اطلاعات بیشتر، به صفحه درخواست مشاوره مراجعه کنید.

سؤالات متداول (faq)

چک لیست کاربردی

برای دریافت چک لیست کاربردی پیاده‌سازی VoIP در شرکت‌ها، لطفاً ایمیل خود را وارد کنید تا این چک لیست به شما ارسال شود:

• ارزیابی نیازهای ارتباطی شرکت
• انتخاب ارائه‌دهنده خدمات VoIP
• نصب و راه‌اندازی تجهیزات مورد نیاز
• آموزش کارکنان در استفاده از سیستم‌های VoIP
• پشتیبانی و نگهداری سیستم‌های VoIP

با رعایت این نکات، می‌توانید از مزایای VoIP در شرکت خود بهره‌مند شوید و ارتباطات خود را بهبود بخشید.