دورکاری یکی از روش های رایج همکاری شرکت ها با کارکنان است. قرادادهای دورکاری می توانند فواید زیادی برای شرکت ها و کارکنان داشته باشند. اما معایب خاص خودشان را هم دارند. استفاده از CRM برای دورکاری کارمندان می تواند معیاب این روش همکاری را کاهش داده و هماهنگی و راندمان نیروهای دورکار را افزایش دهد.
در این مقاله قصد داریم بیشتر در مورد مزیت های CRM برای دورکاری صحبت کنیم. با وبلاگ کیان پرداز هوشمند همراه باشید.
دورکاری در زمان کرونا
قراردادهای دورکاری و نیروهای دورکار همیشه وجود داشته اند. از زمان همه گیری ویروس کووید-19 رواج دورکاری در شرکت ها نیز بیشتر شد. چراکه با توجه به شیوع زیاد پاندمیک امکان جمع شدن در فضاهای بسته چندان فراهم نبود. به همین خاطر هم شرکت ها مجبور شدند نیروهای خود را به خانه بفرستند. اما افزایش شیوع کرونا، الزما به معنای کاهش حجم کاری شرکت ها نبود، چراکه اتفاقا برخی از مجموعه ها با افزایش حجم تقاضا روبرو شدند.
در خانه ماندن شهروندان برخی از نیازهای آنان را دوچندان کرد و این افزایش تقاضا موجب افزایش حجم سفارشات شد. آن هم در حالیکه شرکت ها نیمی از نیروهای خود را در اختیار نداشتند. از این رو بسیاری از شرکت برای ادامه فعالیت های خود ناچار شدند به دورکاری روی بیاورند.
اول همه چیز خوب بود و صحبت از مزیت های دورکاری همه محافل را پر کرده بود. در آن زمان حتی گفته می شد که پاندمی کرونا به شکل گسترده شکل و سیستم کاری را تغییر خواهد داد، و حتی بعد از برطرف شدن آن نیز بسیاری از نیروها به دورکاری ادامه خواهند داد. اما نارسایی های سیستم دورکاری، یا بهتر بگوییم ناتوانی شرکت ها در مدیریت نیروهای دورکار باعث شد تا بعد از کرونا همه مجبور شوند به محیط شرکت بازگردند. خیلی از کارمندان نسبت به این موضوع معترض بودند، چون اعتقاد داشتند وقتی از خانه کار می کردند راحت تر بودند و بهتر کار می کردند. اما واقعیت این است که با رفتن کرونا، نرخ دورکاری ها هم کمتر شد.
اما آیا اثرگذاری و بازدهی دورکاری واقعا کمتر از کار حضوری است؟ در ادامه به مزایا و معایب دورکاری می پردازیم تا این نکته بهتر روشن شود.
مزایا و معایب دورکاری
پیش از پرداختن به مزایا و معایب دورکاری، بگذارید این نکته را روشن کنیم که طبیعی است خیلی از نیروها نتوانند به صورت دورکاری با شرکت همکاری کنند. مثلا لازمه کار نیروهای میدانی یا خدماتی حضور در محل است. پس وقتی از دورکاری صحبت می کنیم، منظورمان کارمندانی است که شکل کارشان به آنها اجازه می دهد به صورت دورکاری با شرکت همکاری داشته باشند. مانند بازاریابان، کارشناسان واحد پشتیبانی، کارشناسان واحد فروش، کارمندان واحد های اداری، تولیدکنندگان محتوا و غیره.
اما بپردازیم به مزیت های دورکاری. دورکاری می تواند مزیت های زیادی برای شرکت، کارمند و جامعه داشته باشد که عبارتند از:
برای فرد
- کاهش هزینه و وقت تلف شده برای رفت و آمد به شرکت
- امکان رسیدگی بیشتر به خانه و خانواده
- انعطاف بیشتر در زمان و ساعت کاری
- امکان مدیریت شخصی کارها
- انگیزه و انرژی بیشتر کارکنان
- افزایش فرصت های شغلی
- صرفه جویی در هزینه ها
برای شرکت
- کاهش هزینه شرکت– مانند عدم نیاز به تأمین سیستم های کامپیوتری، کاهش هزینه قبوض، بی نیازی به تأمین فضای محیطی و امکانات مورد نیاز، عدم نیاز به تأمین خورد و خوراک کارمند در ساعات کاری، کاهش نیاز به نیروهای خدماتی
- افزایش بازدهی کارکنان – به خاطر آنکه کارمند بیش از اینکه حواسش به پر کردن ساعت کاری باشد، روی کیفیت و بازدهی کارش تمرکز می کند
- امکان گسترش همکاری با افراد بیشتر و توسعه کسب و کار با هزینه کمتر
برای اجتماع
- کاهش آلودگی هوا
- کاهش ترافیک
- افزایش فرصت شغلی برای اقشار کم توان مانند معلولان
- افزایش انگیزه و انرژی مثبت در کارکنان
اینها گوشه ای از مزایای دورکاری هستند که اگر شرکت ها بتوانند به خوبی فرآیند را مدیریت کنند، می توانند از آنها بهره مند گردند. اما واقعیت این است که اگر به درستی نتوانید فرآیند دورکاری را مدیریت کنید، ممکن است با مشکلات جدی روبرو شوید. از این رو معایب دورکاری عبارتند از:
- ناتوانی در نظرات دقیق روی کار کارکنان
- نیاز کارمندان به دانش آی تی و کار با کامپیوتر
- ناتوانی یا دشواری رسیدگی به سوالات و مشکلات کارمندان در زمینه کار با سیستم
- نیاز به تدوین کردن دستورالعمل های تازه
- از بین رفتن مدیریت متمرکز
- انزوای کارکنان در محیط خانه که می تواند موجب افسردگی آنها بشود
- دشواری در ایجاد هماهنگیو ارتباط بین گروه های مختلف
چنانچه زیرساخت های لازم را نداشته باشید، تمام معایب دورکاری بر سر شما خواهند ریخت و نظم و راندمان کاری شرکت را پایین می آورند.
برای ایجاد هماهنگی و کنترل نیروهای دورکار، خیلی از شرکت به استفاده از پلتفرم های جامع هماهنگی بین کارمندان، مانند سایت ترلو یا Monday.com روی آوردند. این سایت ها و پلتفرم ها برای ابلاغ تسک های روزانه و گزارش کارهای انجام شده طراحی شده اند تا مدیران بتوانند روی کار کارمندان نظارت داشته باشند. پیامرسان های آنلاین و شبکه های اجتماعی هم یک ابزار هماهنگی مناسب در این راستا هستند.
اما واقعیت این است که تعدد این پلتفرم ها تنها تمرکز کارمندان را کاهش داده و کاری به کارهای روزانه شان اضافه می کند. چراکه همیشه و همواره باید گزارش کار ارائه دهند. از طرف دیگر ممکن است کارمندان دورکار سریعا به دسترسی به پرونده ای احتیاج داشته باشند که در دست همکار دیگری است. درخواست و دریافت این پرونده ممکن است چندین دقیقه یا حتی چند ساعت طول بکشد، چراکه همکار مورد نظر ممکن است در آن ساعت در دسترس نباشد!
جدای از این ها، خیلی از کارمندان نیاز دارند به سیستم شرکت دسترسی دائم داشته باشند تا بتوانند کارهایشان را انجام دهند. دسترسی که ممکن است در هنگام دورکاری بسیار محدود شود.
لذا در چنین شرایطی، پیش شرط اصلی برای بهره گیری مناسب از دورکاری، استفاده از یک نرم افزار یکپارچه است که فرآیندها را اتوماسیون کرده و دسترسی ها و ارتباطات را یکدست و همزمان می کند.
نرم افزار CRM برای دورکاری دقیقا چنین کاری را انجام می دهد. شرکت هایی که از نرم افزار های CRM مناسبی استفاده می کنند می توانند بسیاری از معایب دورکاری را کنار زده و بدون ایراد، از مزیت های فوق العاده آن بهره مند شوند.
در ادامه توضیح می دهیم که CRM برای دورکاری چه مزیت هایی دارد.
مهمترین مزایای CRM برای دورکاری
CRM نرم افزاری تحت وب، برای مدیریت ارتباط با مشتریان است. اما مزیت های این نرم افزار بسیار بیشتر از آن است، چراکه بهترین شرکت ها از ان برای مدیریت و کنترل روابط دورن سازمانی خود استفاده می کنند. گزارش های تحلیلی CRM نیز می توانند راهگشای تحلیل وضعیت و تعیین استراتژی های آینده باشند. کیان پرداز هوشمند می تواند بهترین نرم افزار CRM را متناسب با نیازها و ظرفیت های شما، روی سیستم شرکت نصب و پیاده سازی کند.
برای آشنایی بیشتر با کاربردهای سی آر ام بهتر است این مقاله را مطالعه کنید.
نرم افزار CRM کیان پرداز هوشمند می تواند نگرانی های شما به عنوان مدیر یک مجموعه تجاری، در زمینه کنترل و نظارت بر نیروهای دورکار را برطرف کرده و راندمان دورکاری نیروها را به بالاترین حد ممکن برساند. با استفاده از CRM برای دورکاری می توانید هزینه های شرکت را کاهش داده و همچنان بازدهی و سودآوری خود را تضمین نمایید.
در ادامه به مهمترین کاربردها و مزیت های CRM برای دورکاری اشاره می کنیم:
. مدیریت ارتباط کارکنان از راه دور
CRM یک نرم افزار اتوماسیون اداری است. در بستر یکپارچه CRM کارکنان می توانند با استفاده از چت باکس های داخلی با هم همیشه در ارتباط باشند و فایل ها و پرونده های مورد نیازشان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. همچنین اگر پرونده ای در بستر سی آرم توسط یکی از کارکنان به روز شود، همکاران دیگر می توانند همزمان آن تغییرات را مشاهده کنند.
روند نامه نگاری های سازمانی نیز تماما در بستر یکپارچه CRM رخ می دهد و نیازی به ثبت گزارش کار یا اعلام ارسال نامه ها نیست. چراکه تمام گزارشات مربوط به فعالیت کارکنان به صورت خودکار در CRM ثبت می شود.
. نظارت و برنامه ریزی
هم شما به عنوان مدیر، و هم کارکنان می توانند در بستر یکپارچه CRM برای دیگران ددلاین های زمانی و برنامه های اجرایی تعریف کنند. از این رو بدون اینکه نیاز باشد تسک های مربوط به هر شخص مستقیما به خودش محول شود، کارهای مورد نیاز و برنامه زمانی برای انجام آنها مستقیما در سیستم CRM ثبت شده و به صورت اتوماتیک به کارکنان مربوطه ارجاع داده می شوند.
CRM همچنین پیام های هشداری دارد که وظایف و زمان انجام آنها را به هر کارمند یادآوری می کند.
علاوه بر این، گزارش عملکردها و کارهای هریک از کارکنان به صورت مستقیم در سیستم ثبت شده و مدیران می توانند روی کارهای انجام شده توسط هریک از افراد نظارت مستقیم داشته باشند و نگران انجام نشدن کارها نباشند.
. برقراری تماس های تلفنی از راه دور
یکی از مشکلاتی که شرکت ها با دورکاری دارند، این است که کارشناسان واحد مرکز تماس نمی توانند در مجموعه باشند تا جواب مشتریان را بدهند. اما اگر مرکز تماس شما به سیستم تلفنی وویپ مجهز باشد، می توانید با استفاده از ماژول های CRM، حتی کارشناسان مرکز تماس را هم به خانه بفرستید!
نرم افزار CRM بعد از یکپارچه سازی با سیستم تلفنی ووپ این امکان را فراهم می کند تا کارمندن شما از خانه و با کامپیوتر خود، به صورت غیر اختصاصی به خط تلفن مجموعه متصل شده و از خانه خودشان پاسخ تماس های گرفته شده با شرکت را بدهند.
*منظور از غیراختصاصی این است که لازم نیست هریک از خط های شرکت را روی تلفن یک کارشناس دایورت کنید، بلکه آنها می توانند به صورت آنلاین به تمام خطوط دسترسی داشته باشند و به تماس ها پاسخ دهند.
برای آشنایی بیشتر با کابرد CRM روی سیستم تلفنی وویپ این مطلب را مطالعه کنید.
. دسترسی به اسناد مورد نیاز
CRM یک نرم افزار تحت وب است. به همین خاطر کارکنان می توانند حتی از راه دور، تنها با استفاده از مرورگر کامپیوتر خود و واد کردن رمز ورود، به سیستم شرکت متصل شده و به تمام اسناد و مدارکی که در لحظه به آنها احتیاج دارند دسترسی داشته باشند.
. مدیریت ارتباط با مشتریان
سی آر ام یا Customer Relationship Management اصولا برنامه ای برای مدیریت ارتباط با مشتری است. با استفاده از تمام ابزارهای این نرم افزار، کارشناسان بازاریابی نیز می توانند همچنان از راه دور به کارشان ادامه داده و داده های به دست آمده را مستقیما روی سیستم شرکت ثبت کنند.
برای نصب و راه اندازی نرم افزار CRM روی سیستم شرکت خود، با کیان پرداز هوشمند تماس بگیرید.
جمع بندی
دورکاری می تواند مزیت ها و معایب مختلفی داشته باشد. اما واقعیت این است که اگر بتوانید به درستی روند آن را مدیریت کنید، این شکل از کار هیچ چیز به جز مزیت برای شما نخواهد داشت.
جهت بهره وری مناسب از دورکاری باید زیرساخت های لازم را در اختیار داشته باشید. و تنها ابزاری که در ایجاد این زیرساخت و جواب گرفتن از دورکاری به شما کمک می کند، نرم افزار جامع CRM است. با استفاده از CRM برای دورکاری نظم شرکت حفظ شده و راندمان کاری نه تنها پایین نمی آید، بلکه بالاتر هم می رود.
