حقوق و مزایای خوب تنها عوامل جلب رضایت کارکنان و ایجاد انگیزه در آن‌ها نیستند. برای اینکه بتوانید یک محیط کاری سالم و بهینه ایجاد کنید باید همواره به اصلی به نام شفافیت سازمانی پایبند باشید. شرکت‌های موفق و کسب و کارهای بزرگ شفافیت سازمانی را همواره در اولویت روابط خود قرار می دهند تا از این طریق مانع از بروز چالش های خاصی شوند که در اثر فقدان برخی از آگاهی‌ها عمومی ایجاد می‌شوند.
شفافیت سازمانی به معنای داشتن یک ارتباط صادقانه و منصفانه با ذی‌نفعان است (هر کسی که به هر نحوی به مجموعه شما در ارتباط است). رعایت کردن این اصل باعث افزایش اعتماد و اعتبار مجموعه شما می‌شود. اما این شفافیت به معنای صداقت صرف و کورکورانه نیست، بلکه اصول و قواعدی دارد که به عنوان یک مدیر یا صاحب کسب و کار باید از آن‌ها آگاه باشید.
در این مقاله از کیان پرداز هوشمند قصد داریم در مورد اصل شفافیت سازمانی، اهمیت و راه‌های افزایش آن با شما صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
شفافیت سازمانی چیست ؟
شفافیت سازمانی بیشتر از آن که به معنای “راست گفتن” به دیگران باشد، به معنای “دروغ نگفتن” به دیگران است.
زمانی که شفافیت سازمانی را در سیستم کسب و کار خود پیاده سازی می‌کنید، همه افراد و کارکنان شما می‌دانند که در چه راستایی تلاش می‌کنند و با آگاهی از یک هدف مشترک می‌توانند فرصت‌های مناسب را پیدا کرده و با میل و انگیزه شخصی به دنبال رشد سازمان باشند. چرا که این شفافیت هویت سازمانی را با همه کارکنان به اشتراک گذاشته و نوعی وحدت در بین همه ایجاد می‌کند.
تحقیقات نشان داده است که اکثر کارمندان مایلند حقایق بیشتری را در مورد محل کارشان بدانند. بر اساس آمارها حدود 80% از کارکنان می‌خواهند در مورد نحوه تصمیمگیری کارفرمایان خود اطلاعات بیشتری داشته باشند. همچنین 94% از مصرف کنندگان نیز به سازمانی که در روابط و تبلیغاتش شفافیت دارد وفادار می‌مانند.
همانطور که می‌بینید شفافیت سازمانی نه تنها باعث افزایش رضایت و بازدهی داخلی، بلکه باعث جلب رضایت مشتری و افزایش فروش هم می‌شود.
سازمان هایی که به اصل شفافیت اهمیت میدهند سازمان ها یا کسب و کارهای قابل اعتمادتری هستند. هرچند باید دقت داشته باشید که مرز شفافیت سازمانی بسیار باریک است. داشتن شفافیت سازمانی خوب است، اما شفافیت بیش از اندازه می‌تواند آسیب‌زا باشد.
مزایای شفافیت سازمانی چیست؟
ما انسان‌ها نیاز داریم که اگر کاری را انجام می‌دهیم، دلیل آن را بدانیم. این یک حسی از هدف در ما ایجاد کرده و باعث ایجاد انگیزه و انرژی در ما برای ادامه دادن می‌شود. افرادی که در سازمان‌ها مانند یک ربات، بدون این که دلیل کارشان را بدانند، فقط آن را انجام میدهند معمولا پس از مدتی دچار افسردگی شدید شده و انگیزه و بازدهی کاری خود را از دست میدهند.
این در حالی است است که در سازمان‌هایی که کارکنان از اهداف و تصمیمات و مسیر پیشرفت مجموعه آگاه هستند و روابط بهترو پویاتری با همکاران بالا و پایین دستی خود دارند در محیط سالم‌تری زندگی کرده و نه تنها انگیزه و انرژی بالایی دارند، بلکه خودشان داوطلبانه به پیشرفت شرکت کمک می‌کنند.
داشتن شفافیت سازمانی اعتماد درون سازمانی را تقویت کرده و یک هویت سازمانی به مجموعه شما اعطا می کند. هویتی که باعث می‌شود همه کارکنان با جان و دل برای شرکتی که آن را متعلق به خودشان می‌دانند کار کنند.
مهم‌ترین مزیت‌های شفافیت سازمانی عبارتند از:
- کمک به بهبود روحیه در سازمان
- کاهش استرس شغلی در تمامی سطوح
- بهبود عملکرد کارکنان و بازدهی آنان
- تقویت ارتباطات و مسئولیت پذیری درون سازمانی
- تقویت فرهنگ شرکت
- افزایش رضایت مشتریان
- جلب اعتماد همکاران و سرمایه گذاران
چگونه شفافیت سازمانی خود را افزایش دهیم؟
برای ایجاد شفافیت در روابط درون و برون سازمانی باید نکات مهمی را در نظر بگیرد. یادتان باشد که شفافیت به معنای صداقت کورکورانه نیست، بلکه قواعد خاص خودش را دارد. یکی از ابزارهایی که می تواند در راستای افزایش شفافیت سازمانی به شما کمک کند، نرم افزار یکپارچه‌ساز داینامیکس 365 است.
نرم افزار مدیریت ارتباط با ذی‌نفعان داینامیکس 365 یک برنامه جامع است که کل سیستم ارتباطی و ثبت اطلاعات مجموعه را یکپارچه می کند. در زیر به روش‌های افزایش شفافیت سازمانی و کاربردهای داینامیکس 365 در این راستا اشاره می‌کنیم.
1. محرمانه یا غیر محرمانه؟
اولین کاری که برای ایجاد شفافیت سازمانی باید انجام دهید آن است که مشخص کنید کدام اطلاعات را می‌توان فاش کرد و کدامیک بهتر است محرمانه باقی بماند. دقت داشته باشید که پیاده‌سازی ناقص شفافیت سازمانی یا عدم استفاده از راه‌های مناسب برای اشتراک گذاری این اطلاعات باعث شکل‌گیری شایعات و رواج پیدا کردن اطلاعات اغراق آمیز داخل سازمان شما شود.
به عنوان مثال گردش مالی شرکت جزو اطلاعات محرمانه است، اما اهداف فروش یا برنامه‌های توسعه در آینده بهتر است جزو مواردی باشند که شفاف هستند.
2. برنامه‌ریزی برای اطلاع رسانی
دقت داشته باشید که هر سازمانی می‌تواند روش خاص خودش را برای اطلاع رسانی و شفاف سازی داشته باشد. خیلی از شرکت‌ها از گروه‌های واتساپی یا تلگرامی برای این کار استفاده می‌کنند و خیلی های دیگر از ایمیل یا حتی نامه‌های کاغذی!
اما بهترین نرم افزاری که برای اینکار در دسترس شما قرار دارد، همان نرم افزار یکپارچه‌ساز است که روی سیستم شرکت نصب کرده‌اید. شما می توانید با CRM مایکروسافت داینامیکس تمامی اطلاعات مورد نیاز را با کارکنان به اشتراک بگذارید و آن‌ها در جریان امور قرار دهید.
با داشتن یک سیستم اطلاع رسانی منسجم دیگر هیچ شایعه یا اطلاعات غلطی در سازمان پخش نمی‌شود و شفافیت سازمانی محقق می‌گردد.
3. جلسات پرسش و پاسخ
سعی کنید به صورت منظم در شرکت جلسات پرسش و پاسخ برگزار کنید و طی این جلسات علاوه بر پاسخ دادن به سوالات کارمندان، آن‌ها را در جریان اطلاعات تازه نیز قرار دهید. خود این جلسات پرسش و پاسخ نمودی از وجود شفافیت سازمانی در مجموعه شماست. چون به کارمندان اجازه می‌دهد نظرات و احساسات خود را با شما در میان بگذارند و جزئی از یک کل منسجم باشند.
نرم افزار داینامیکس 365 می‌تواند به اطلاع رسانی و یادآوری این جلسات به تمامی کارکنان و مدیران کمک کند.
4. فرهنگ شفافیت
شفافیت باید بخشی از فرهنگ سازمانی شما باشد. با تبدیل کردن شفافیت به بخشی از فرهنگ همه کارکنان به آن عادت کرده و رفته رفته این امر آنقدر طبیعی می‌شود که دیگر نیازی برای تلاش کردن در راستای آن نخواهید داشت. فرهنگ سازمانی به صورت ناخودآگاه همه کارکنان را تحت تأثیر قرار داده و عادات خوب را در آن‌ها جا می‌اندازد.
5. در دسترس باشید
تا زمانی که مدیران پشت درهای بسته باشند، شفافیت سازمانی هیچ معنایی ندارد. در دسترس نبودن مدیران باعث کاهش اعتماد کارمندان به مجموعه و از بین رفتن صمیمیت در کار می‌شود. این عدم اعتماد باعث می‌شود تا کارمندان هم رفته رفته شروع به پنهان کاری و عدم ارائه برخی از اطلاعات به مدیران کنند.
جمع‌بندی
شفافیت سازمانی یکی از مهم ترین اصولی است که باید در مجموعه خود آن را پیاده سازی کنید. شفافیت سازمانی باعث جلب اعتماد تمام ذی‌نفعان مجموعه، شامل کارمندان، مشتریان، همکاران و سرمایه‌گذاران می‌شود.
بهترین ابزاری که در این راستا در اختیار شما قرار دارد، نرم افزار داینامیکس 365 است که می‌تواند تمامی نیازهای اطلاع رسانی و هماهنگی شما را برطرف کند.
