به عنوان یک متخصص IT، سال‌های زیادیست که هر روزه با خیلی از مدیران صحبت می‌کنم، به آنها مشاوره می‌دهم و در خصوص اجرای زیرساخت و تحول دیجیتال با آنها در تعامل هستم.
مدیران اکثراً اضطراب و نگرانی‌های نهفته‌ای دارند که شاید خیلی‌ها متوجه آن نباشند اما این نگرانی‌ها در تمامی مجموعه‌ها و شرکت‌ها قابل مشاهده هستند.
این اضطراب از کجا نشأت می‌گیرد؟
فارغ از مشکلاتی که در کسب و کارها روزانه، مخصوصاً در ایران با آن مواجه هستیم، علت اصلی اضطراب مدیران در واقع ناشی از عدم اشراف و آگاهی دقیق آنان از شرایط و وضعیت موجود سازمان هست.
قطعاً وقتی مدیران یا صاحبان کسب‌وکارها مجموعه‌ای را مدیریت می‌کنند در جریان خیلی از موارد هستند و از بسیاری از موضوعات اطلاع دارند. اما با همه این وجود از صحت و درستی اطلاعاتی که به دستشان می‌رسد مطمئن نیستند و اشراف کاملی به موضوعات ندارند.
به عنوان یک مشاور و متخصص IT، به نظر من بهترین روش برای حل این مشکل ایجاد یک زیرساخت اطلاعاتی منسجم، دقیق و یکپارچه داخل سازمان است.
در هر سازمان، شرکت یا به صورت کلی هر کسب‌وکاری اطلاعات زیادی وجود دارد که اتوماتیک و در لحظه تولید می‌شوتد. این اطلاعات گرچه در بیشتر مجموعه‌ها اغلب بیهوده از بین می‌روند، اما در واقع طلاهای ارزشمندی هستند که می‌توانند در جهت مشخص کردن مسیر توسعه کسب‌وکار، طراحی استراتژی سازمانی و حتی مدیریت راهبردی مجموعه مؤثر باشند و واقعاً به کار بیایند.
این اطلاعات دقیقاً چه چیزهایی هستند؟ در حال حاضر چه اتفاقاتی داخل مجموعه در جریان است؟ به چه روشی می‌توانیم این بینش را برای مدیر کسب‌وکار ایجاد کنیم تا از همیشه از شرایط داخل شرکت مطلع باشد؟
در زیر به چند مورد از این داده‌های حیاتی که برای مدیریت داخلی و مدیریت ارتباط با مشتریان ضروری هستند اشاره می‌کنم.
بر اساس نوع شرکت و نوع خدماتی که ارائه می‌کند درجه اهمیت این اطلاعات متفاوت خواهد بود:
- تعاملات کارمندان با مشتریان
- تماس‌های تلفنی
- اعلام قیمت‌ها
- تماس‌های از دست رفته
- نظرات و پیشنهادات مشتری
- شکایات
- مطالبات
- قراردادها
- ضمانت نامه‌ها
- عضویت‌ها
- فعالیت‌های کارکنان
- سفارشات
- کالاهای ارسالی
- وضعیت ترانزیت
- پیک‌های ارسالی
- بسته‌ها و سفارشات
- هدایای ارسالی
- نامه‌ها
- ایمیل‌ها
- فکس‌ها
- پیام‌های واتس‌اپ و……..
تمام این‌ها بسترهایی هستند که کم و بیش اطلاعات مفیدی را در اختیار شما قرار می‌دهند. این داده‌ها به شما کمک می‌کنند تا در شرایط مختلف اطلاعات کافی و مفید و صحیحی جهت تصمیم‌گیری درست در اختیار داشته باشیم.
مدیران ادعا می‌کنند که در جریان همه چیز هستند ولی واقعیت این است که کوری سازمانی زیادی در شرکت ها وجود دارد. اتفاقات بسیار زیادی در سازمان‌ها رقم می‌خورد که حتی روح مدیرانشان هم از آنها بی‌اطلاع است.
مرحله اول برای ایجاد بینش و دید کلی مدیران جمع‌آوری و نگهداری مناسب و طبقه‌بندی اطلاعات است.
داشتن فایل‌های اکسل متعدد، نگرانی از دسترسی مناسب و به موقع به آنها، خرابی فایل‌های اکسل، خطای انسانی، ایرادات نرم‌افزاری، ثبت پراکنده و غیرمتمرکز داده‌های مهم سازمان و غیره همگی نگرانی‌ها و اضطراب‌های بزرگی برای مدیران ایجاد می‌کنند.
به این موارد احتمال پاک شدن اطلاعات و سوختن هارد را هم اضافه کنید. اتفاقاتی که شما را مجبور به گرفتن بک‌آپ‌های اطلاعاتی می‌کنند. کاری که در بیشتر مواقع سخت و گاهی حتی غیرممکن است.
برای حل این مشکل زیرساخت‌های اطلاعاتی مختلفی وجود دارند.
یکی از ابزارهای مناسب جهت اجرا و پیاده‌سازی این زیرساخت یکپارچه اطلاعاتی نرم‌افزار dynamics 365 ce است که از قابلیت‌های توسعه و سفارشی‌سازی بالایی برخوردار است. این نرم‌افزار طراحی بسیار منعطفی دارد. به صورتی که هم برای شرکت بزرگ مناسب است و هم برای کسب‌وکارهای کوچک.
با استفاده از این ابزار می‌توانید یک هسته مرکزی اطلاعاتی برای مجموعه خود ایجاد کرده و از طریق قابلیت‌های آن حتی به صورت خودکار از طریق وب سرویس‌ها و غیره، اطلاعات را از سیستم‌های مختلف دریافت نمایید. نصب و پیاده‌سازی dynamics 365 اولین مرحله برای ایجاد یک زیرساخت اطلاعاتی منسجم در شرکت است.
قطعاً یکی از اصول مدیریت صحیح سازمانی، آگاهی و اشراف به اطلاعات داخل سازمان است. اتفاقی که تنها از طریق نرم‌افزارهای جامع مدیریتی مانند dynamics 365 محقق خواهد شد.
جهت آشنایی بیشتر با بهترین نرم‌افزار CRM و دریافت مشاوره رایگان در این خصوص با کارشناسان کیان پرداز هوشمند تماس بگیرید.
