DMS : عصر مدرن، عصر سرعت است. امروزه سرعت نقش مهمی در کیفیت دارد. شرکت ها هرچقدر در پاسخگویی به مشتریان، بستن قراردادها، ارتباطا داخلی و سازو کارهای اداری سریعتر باشند، کیفیت خدمات و بازدهی بیشتری خواهند داشت، و در نتیجه به موفقیت بیشتری هم می رسند.
بازدهی و راندمان کاری کارکنان مجموعه های تجاری اهمیت بسیار زیادی دارد. کارمندان شما هرقدر بیشتر بتوانند وقت و انرژی خود را معطوف کارهای ضروری خود بکنند، بیشتر موجب رشد و اعتلای تجاری شما خواهند شد. بازدهی پایین نه تنها وقت و انرژی کارمندان را تلف می کند، بلکه نیاز شما به نیروهای کاری بیشتر را افزایش داده و در نتیجه هزینه های شما را نیز بالاتر می برد.
اما فناوری های دیجیتالی کمک زیادی در این راستا به شما خواهند کرد. با پیاده سازی سیستم های نرم افزاری کارآمدی همچون CRM بسیاری از روندهای تکراری حذف می شوند، دسترسی ها آسانتر شده و فرآیند کاری پویاتر و پربازده تر می شود. اتفاقاتی که اثرات مستقیمی روی کاهش هزینه و افزایش درآمد مجموعه دارند.
یکی از مشکلاتی اساسی سازماندهی سنتی استفاده از اسناد کاغذی است. استفاده از سندهای کاغذی یا به اصطلاح هارد کپی نه تنها به ضرر محیط زیست است، بلکه دسته بندی، دسترسی و بایگانی آنها نیز سخت و هزینه بر خواهد بود. بسیاری از این اسناد اهمیت زیادی دارند و مدام باید بین افراد مختلف جابجا شوند. داد و ستد این سندها بین کارکنان مختلف نه تنها وقت و انرژی آنها را می گیرد، بلکه تمرکز آن ها را نیز بهم می ریزد (کافی است ساز و کار ادارات دولتی در سال های گذشته را به یاد بیاورید تا به ایرادات اساسی سندهای کاغذی پی ببرید).
در چنین شرایطی استفاده از سیستم هاِ نرم افزاری همچون DMS می تواند به مثابه یک معجزه عمل کند. اگر به جای استفاده از برگه های کاغذی از صفحه های دیجیتالی در شبکه داخلی استفاده کنید، خواهید دید که راندمان مجموعه شما تا چه اندازه بالاتر خواهد رفت.
در این مقاله قصد داریم در مورد ماژول نرم افزاری DMS با شما صحبت کنیم. سیستمی که برای مدیریت اسناد سازمانی طراحی شده است. با وبلاگ کیان پرداز هوشمند همراه باشید.
DMS چیست؟
DMS (Document Management System) یا سیستم مدیریت اسناد، همانطور که از نامش هم پیداست یک سیستم نرم افزاری برای تسهیل مدیریت سندها و فایل های سازمانی است. این سیستم یک ابزار هوشمند است که کمک زیادی به مدیریت سندهای دیجیتالی شما می کند.
سیستم های DMS می توانند در دو گونه ساده و چندجانبه مورد استفاده قرار بگیرند. اگر سیستم نرم افزاری شرکت را تنها به نرم افزار DMS مجهز کنید فقط می توانید از آن برای مدیریت فایل ها و اسناد دیجیتالی بهره ببرید. اما بهره وری از این نرم افزار در قالب ماژولی برای سیستم های جامع تری همچون CRMو XRM قابلیت های بسیار متنوع تری همچون تقویم، ابزارهای پیامرسانی، ابزارهای پیگیری پرونده و غیره را در اختیار شما قرار می دهد.
کاربردهای مختلف سیستم DMS
مهمترین سوالی که در احتمالا در ذهن شما می چرخد این است که نرم افزار DMS دقیقا چه کارهایی برای من انجام می دهد؟
در جواب باید بگوییم که اساسی ترین امکاناتی که DMS در اختیار شما قرار می دهد عبارتند از:
- ذخیره سازی انواع اسناد سازمانی
- امکان جستجوی سندهای مختلف بر اساس کلیدواژه های مرتبط
- امکان دسترسی لحظه ای به اسناد توسط تمامی کارکنان مربوطه
- امکان ایجاد محدودیت دسترسی برای بعضی از سندهای مهم
- امکان بازیابی سندها پیش از اعمال تغییرات بر روی آنها (دسترسی به سابقه تغییر سند)
- امکان نظارت بر سندها و کارهایی که کارکنان مسئول روی آنان انجام داده اند
- امکان پیگیری لحظه ای تغییرات انجام شده روی اسناد توسط مدیران و کارکنان مربوطه
- امکان ویرایش و تغییر اسناد از داخل شرکت، خانه یا حتی موبایل (با راه اندازی سیستم یکپارچه شرکتی می توانید از هرجایی به استفاده از اینترنت به سیستم شرکت متصل شوید)
- دسته بندی و بایگانی خودکار اسناد
- محافظت از اسناد برای طولانی مدت
- گرفتن بک آپ از اسناد جهت افزایش ایمنی آنها
با استفاده از ماژول DMS کارکنان می توانند پرونده های مختلفی را تشکیل داده و با یکدیگر به اشتراک بگذارند. دسترسی لحظه ای تمام کارکنان مربوطه به این اسناد باعث می شود تا اطلاعات همه همواره به روز باشد و هیچ ناهماهنگی بین واحدهای مختلف پیش نیاید.
علاوه بر این کمک هوش مصنوعی به دسته بندی و اعمال تغییرات روی سندها و امکان پیدا کردن آنها به ساده ترین شکل ممکن، باعث تسهیل روند کاری کارمندان شده و بازدهی آنان را بالاتر می برد.
برای خرید سیستم مدیریت اسناد یا DMS از کیان پرداز هوشمند به این قسمت مراجعه کنید.
انواع DMS
سیستم های DMS معمولا به دو صورت ارائه می شوند. خدمات DMS یا به صورت محلی (Self-Hosted) است یا به صورت ابری (Cloud-Hosted). انتخاب هرکدام از انواع DMS به نیازمندی ها و ظرفیت مجموعه شما بستگی دارد. هرکدام از آنها نیز مزایا و معایب خاص خودشان را دارند که در ادامه به آنها می پردازیم:
. Self-Hosted DMS(مدیریت اسناد محلی)
سیستم های DMS محلی از شبکه یا سرور داخلی و محلی استفاده می کنند. مهمترین ویژگی های DMS محلی عبارتند از:
- تمامی اسناد و اطلاعات داخل سرورهای خصوصی و داخلی شما ذخیره سازی می شوند.
- سقف ذخیره سازی فایل ها و اسناد مطابق با سقف حجم سرور شما خواهد بود.
- این سیستم ها هزینه اشتراک ماهیانه ندارند و تنها یکبار برای استقرار سرور آنها هزینه می کنید.
مهمترین مزیت سیستم های DMS محلی در این است که همه چیز روی سرور داخلی خود شما ذخیره می شود و هیچ شخص ثالث دیگری نمی تواند به هیچ طریقی به داده های شما دسترسی یا روی آنها نظارت داشته باشد. از طرف دیگر در شبکه های داخلی نیازی به اینترنت نیست و در صورت قطعی اینترنت نیز همچنان می توانید از آن استفاده کنید.
مهمترین ایراد سیستم مدیریت اسناد محلی نیز در هزینه بالای نصب و راه اندازی آن است. علاوه بر آن باید هزینه پشتیبانی و نگهداری از سرورها را نیز در نظر بگیرید. در هنگام استفاده از DMS محلی باید تمامی کامپیوترهای شرکت شما یا باید از نوع ویندوز باشند یا از نوع مک. چراکه این سیستم ها معمولا با هردو نوع کامپیوتر سازگاری ندارند.
. Cloud -Hosted DMS(مدیریت اسناد ابری)
سیستم های DMS ابری از سرورهای عمومی اینترنتی استفاده می کنند و تحت شبکه جهانی هستند. مهمترین ویژگی های این نوع سیستم ها عبارتند از:
- تمامی اسناد به صورت آنلاین و روی سرور کرایه ای ذخیره می شوند.
- امکان دسترسی به اطلاعات سیستم از طریق هرنوع دستگاهی که به اینترنت متصل شود، از هرجایی وجود دارد.
- هزینه استفاده از سرورهای ابری به صورت اشتراک ماهیانه به ازای تعداد کاربران محاسبه می شود.
- هزینه پشتیبانی و نگهداری از اطلاعات در اشتراک ماهیانه گنجانده می شود.
اصولا شرکت ها و مجموعه های نوپا یا کوچکی که پایگاه داده بسیار بزرگی ندارند می توانند بیشترین نفع را از DMS ابری ببرند. DMS ابری هیچ هزینه ای برای نصب و راه اندازی و ایجاد زیرساخت نخواهد داشت و از هرنقطه ای با اتصال به اینترنت قابل دسترسی است.
اما بزرگترین ایراد این سیستم این است که در صورت بروز اختلال در اینترنت یا به مشکل خوردن ارائه دهنده سرویس ابری، دسترسی شما نیز به اسناد و فایل هایتان موقتا قطع می شود. علاوه بر این، معمولا فضای ابری محدودیت کمتری برای ذخیره سازی فایل ها دارد و هزینه اشتراک اینترنت آن نیز بالاست.
معمولا بهترین شرکت ها و بزرگترین مجموعه ها از ترکیب این دو نوع DMS استفاده می کنند تا از مزیت های هردو آنها بهره مند باشند.
برای آشنایی با سایر محصولات کیان پرداز هوشمند به این صفحه مراجعه کنید.
جمع بندی
سیستم DMS یا مدیریت اسناد می تواند به صورت مستقل یا در قالب یک ماژول CRM در اختیار شما قرار بگیرد. این نرم افزار هوشمند برای مدیریت، دسته بندی، دسترسی، پیگیری، جستجو، نظارت و بایگانی فایل ها و سندهای مجموعه های تجاری و اداری طراحی شده است. این سیستم توانسته راندمان کاری مجموعه ها را به شکل قابل توجهی بالاتر ببرد و به سودآوری بیشتر آنان کمک زیادی بکند.
کیان پرداز هوشمند علاوه بر ارائه DMS در قالب یکی از ماژول های مایکروسافت داینامیکس سی آر ام، این نرم افزار را به صورت مستقل و جداگانه نیز روی سیستم شرکتی شما پیاده سازی می کند. با ما در تماس باشید.
