گرچه نرم افزار سی آر ام برای مدیریت ارتباط با مشتری (Customer Relationship Management) طراحی شده اما کاربردهای این نرم افزار یکپارچه سازمانی بسیار فراتر از این حرف‌هاست! ابزارهای سی آر ام نه تنها به بهبود مدیریت ارتباط با مشتریان و سایر ذی نفعان کمک می‌کنند بلکه ابزارهای دقیقی برای نظارت بر کارمندان و کنترل فعالیت‌های کسب و کار نیز در اختیار شما قرار می‌دهند.
سی آر ام نرم افزاری است که ناظر بر روابط بین کارفرما و پرسنل نیز هست. داشتن یک ارتباط قوی و مؤثر بین مدیر و پرسنل از اهمیت بالایی در مدیریت ارتباطات داخلی شرکت‌ها برخوردار است. هرچقدر ارتباط واحد مدیریت با پرسنل بخش‌های مختلف بیشتر باشد رضایت طرفین از همکاری با یکدیگر بالاتر می‌رود و در نتیجه بازدهی مجموعه افزایش پیدا می‌کند.
البته توجه داشته باشید که سی آر ام قرار نیست فرمت کاملاً جدیدی از ارتباط کارفرما با پرسنل را به شما ارائه دهد بلکه ابزارهایی را در اختیار شما قرار می‌دهد که این ارتباط را سازمان یافته‌تر می‌کنند. به عنوان مثال این طبیعی است که همه کارفرمایان در همه جای دنیا از کارمندان انتظار دارند تا کارهای خود را به صورت منظم، با کیفیت و سر وقت انجام دهند و سی آر ام قرار نیست تغییری در این اصل ایجاد کند.
یا هر کارمندی از مدیر خود انتظار دارد که شرایط کاری او را درک کرده و به صورت منطقی به او کار محول کند و همواره احترام او را نگه دارد. سی آر ام همچنین قرار نیست تفاوتی در این اصل ایجاد کند، بلکه قصد دارد ابزارهایی برای برقراری بهتر این سیستم در اختیار مجموعه قرار دهد.
بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها هستند که اصولاً برای بهبود روابط داخلی و نظارت بر کارمندان از CRM استفاده می‌کنند. مزیت‌های سی آر ام در این بخش به قدری زیاد است که خیلی از مدیران استارت‌آپ‌ها عملاً بدون CRM نمی‌توانند گروه خود را مدیریت کنند.
یادتان باشد این پرسنل شما هستند که سازمان شما را تشکیل می‌دهند پس هرچقدر در مدیریت آنان موفق‌تر باشید، سازمان قدرتمندتری خواهید داشت. یادتان باشد هرکدام از پرسنل هم می‌تواند کل اعتبار شما را به خطر بیندازد و هم می‌تواند کلیدی‌ترین عامل برای رشد مجموعه شما باشد.
در این مقاله از کیان پرداز هوشمند قصد داریم بیشتر در خصوص کاربرد CRM در نظارت بر کارمندان و کنترل فعالیت‌های آنان با شما صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
کاربرد سی آر ام در نظارت بر کارمندان
یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های مدیران این است که نمی‌توانند دقیقاً بفهمند که کدام کارمند دقیقاً چه کارهایی را انجام داده یا کارش را تا چه اندازه به خوبی انجام می‌دهد. این مسئله می‌تواند یک مشکل بزرگ برای شرکت‌ها باشد چون مدیر ممکن است بدون آگاهی کافی کارمندی را که اتفاقاً کارش را به درستی انجام داده بی‌دلیل توبیخ کند و کارمندان هم بتوانند بدون اطلاع مدیر آنطور که باید کارها را انجام ندهند.
به همین خاطر داشتن یک پل ارتباطی مناسب اهمیت زیادی برای طرفین دارد. اگر مدیر بتواند روی تمامی فعالیت‌های کارمندان نظارت داشته باشد، با آگاهی کامل می‌فهمد که کدام افراد بیشترین کارایی را برای سازمان دارند و کدام افراد اهمال کاری می‌کنند. از طرفی کارمندان نیز می‌فهمند که مدیر حواسش به کار آنان هست و کسانی را که به درستی کار خود را انجام می‌دهد تشویق می‌کند.
داشتن ابزارهای لازم برای نظارت بر کارمندان در نهایت به نفع طرفین است. ابزارهایی که نرم افزار CRM در اختیار شما قرار می‌دهد.
در ادامه به چند سناریو مختلف که نظارت بر کارمندان در آن‌ها نقش کلیدی دارد اشاره می‌کنیم:
مزایای CRM برای دورکاری
شیوع ویروس کرونا طی چند سال گذشته باعث شد تا موج زیادی از دورکاری در بازارهای کار جهانی اتفاق بیفتد. این موضوع موجب شد تا خیلی از کارمندان و شرکت‌ها به مزیت‌های دورکاری پی ببرند و امروزه بسیاری از نیروها همچنان به صورت دورکاری به وظایفشان عمل می‌کنند.
اما در این میان خیلی از شرکت‌ها بودند که از روند دورکاری کارمندان رضایت نداشتند. اگر همین حالا از خیلی از مدیران بپرسید به شما می‌گویند مشکلشان این بوده که نمی‌توانند در هنگام دورکاری روی کار کارمندان نظارت داشته باشند و نمی‌دانند که چه کسی دقیقاً در حال انجام چه کارهایی است. این موضوع باعث شده تا بسیاری از شرکت‌ها خودشان را از نعمت نیروهای دورکار محروم کنند.
این در حالی است که اگر از نرم افزار CRM استفاده کنید متوجه مزیت‌های بسیار زیاد دورکاری خواهید شد. با استفاده از CRM همه کارکنان چه از خانه خودشان و چه از داخل شرکت، همگی روی یک بستر واحد کار می‌کنند. به همین خاطر مهم نیست که حضور فیزکی دارند یا نه، شما در هر لحظه می‌توانید گزارش عملکرد آنان را با دقت ساعت بگیرید!
با سی آر ام ابزارهای لازم برای نظارت روی نیروهای دورکار را خواهید داشت و دیگر لازم نیست نگران آن باشید که نیروهای شما کار خودشان را به درستی انجام می‌دهند یا خیر. این موضوع برای نیروهای دورکار واحد پشتیبانی و فروش و بازاریابی بسیار مهم است.
برای آشنایی بیشتر در خصوص مزایای CRM برای دورکاری توصیه می‌کنیم این مقاله را مطالعه کنید.
CRM ابری
نرم افزار CRM باید روی یک سرور اختصاصی پیاده سازی شود. این سرور می‌تواند به صورت تحت وب (سرورهای فیزیکی) باشد، یا سرورهای ابری یا هردو. بیشتر سازمان‌های بسته به ابعادی که دارند از سرورهای ابری یا ترکیبی تحت وب و ابری استفاده می‌کنند.
CRM ابری این امکان را به کاربران می‌دهد که بتوانند تنها با اتصال به اینترنت از هر جای دنیا به سیستم مجموعه متصل شوند. این موضوع از دو جهت اهمیت دارد:
- اول اینکه اگر مدیر در داخل شرکت حضور نداشته باشد باز هم می‌تواند به سیستم دسترسی داشته باشد و از راه دور نیز بر کار کارمندان نظارت کند.
- دوم اینکه کارمندانی که به دلیل مأموریت یا دلایل دیگر موقتاً نمی‌توانند حضور فیزیکی در شرکت داشته باشند، همچنان می‌توانند از دور به سیستم شرکت دسترسی داشته و کارهای خود را انجام دهند.
این ویژگی باعث می‌شود تا انجام شدن کارها به حضور فیزیکی نیروهای کار گره نخورد و همه چیز از راه دور نیز قابل کنترل باشد.
نظارت دقیق روی کار کارمندان
ابزارهای نرم افزار CRM به مدیران اجازه می‌دهند تا روی تک‌تک کارهای کارمندان نظارت داشته باشند. با استفاده از سی آر ام می‌توانید روی تمامی موارد زیر نظارت دقیق داشته باشید:
- بازدهی کار هر کدام از کارمندان بخش‌های مختلف در سال یا ماه
- تعداد ساعت‌های مفیدی که کارمندان کار کرده‌اند
- مکالمه تلفنی ضبط شده کارکنان واحد فروش، پشتیبانی و بازاریابی با مشتریان
- امتیازدهی مشتریان از ارتباط با کارکنان واحدهای ارتباطی مختلف
- تناسب بین تعداد تماس‌ها و فروش‌های موفق و ناموفق ثبت شده توسط هر کارشناس فروش
- ساعات ورود و خروج کارمندان
- کنترل دسترسی کارمندان واحدهای مختلف به داده‌های گوناگون
- ثبت گزارش بازدهی کارمندان برای شکل دادن به یک نظام تشویقی برای کارمندان برتر
- تعریف کاریزهای مختلف برای مرحله بندی انجام کارهای گروهی و نظارت بر نظم عملکرد هرکدام از کارمندان
- هماهنگ کردن جلسات جمعی
- یکپارچه سازی سایر نرم افزارهای سازمانی با سی آر ام جهت جلوگیری از ذخیره اطلاعات در سیستم کارمندان و ارزیابی تمامی کارهای پرسنل
جمع بندی
در این مقاله سعی کردیم تا به کاربردهای سی آر ام در نظارت بر کارمندان اشاره داشته باشیم. نظارت داشتن روی کار پرسنل و شکل دادن یه یک ارتباط دوجانبه سازنده می‌تواند نظم را به ساختار سازمانی شما بازگرداند و موجب افزایش رضایت و بازدهی کسب و کار شما شود. نظارتی که با ابزارهای CRM محقق می‌شود.
