بروز تغییرات بزرگ و کوچک و سازمانی می‌تواند کابوس شب هر مدیری باشد. ثبات عملکرد و داشتن رویه‌های ثابت آرزوی هر مدیری است. از مدیران اجرایی و داخلی گرفته تا مدیران ارشد. اما همه ما می‌دانیم که این ثبات‌ها در شرکت‌ها چقدر شکننده و ناپایدار هستند. واقعیت این است که بی‌ثباتی رویه‌ها اجتناب‌ناپذیر است. شما به عنوان مدیر یا صاحب کسب و کار نمی‌توانید جلوی تغییرات را بگیرید، اما می‌توانید آن‌ها را مدیریت کنید. مدیریت تغییرات یکی از بهترین کاربردهای نرم افزار CRM به شمار می‌رود.
داینامیکس 365 به عنوان کامل‌ترین نرم افزار CRM ابزارهایی را در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید با استفاده از آن‌ها به مدیریت تغییرات پرداخته و ساز و کارهای کلان ثابتی را در شرکت پیاده‌سازی کنید. این ابزارها از طرف دیگر به شما کمک می‌کنند تا اگر قصد ایجاد یک تغییر در سازمان خود را دارید با کمترین هزینه و در سریع‌ترین زمان ممکن آن را به انجام برسانید.
به عبارت ساده‌تر، CRM هم موجب مدیریت تغییرات ناخواسته می‌شود و هم ابزاری برای پیاده‌سازی تغییرات مطلوب است.
در این مقاله از کیان پرداز هوشمند قصد داریم در مورد نقش CRM در مدیریت تغییرات سازمانی با شما صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
CRM چگونه به مدیریت تغییرات ناخواسته کمک می‌کند؟
تغییرات ناخواسته چیست؟ تغییراتی که در سازمان یا نحوه اداره کسب و کار شما پیش می‌آیند اما برنامه ریزی شده نیستند. معمولاً این تغییرات اجباری بوده و در اثر عوض شدن کارکنان صورت می‌گیرند.
به عنوان مثال هر مدیر داخلی سیاست‌های اجرایی خاص خودش را دارد. بنابراین وقتی در یک شرکت یک مدیر داخلی عوض می‌شود تمامی ساز و کارها تغییر کرده و همه چیز از نو تعریف می‌شود. این موضوع نه‌تنها باعث نارضایتی و حتی ریزش کارمندان می‌شود، بلکه باعث کاهش شدید بازدهی مجموعه تا زمان تطابق با تغییرات جدید می‌شود.
یا تصور کنید یکی از کارمندان، مجموعه شما را ترک می‌کند. در اکثر موارد کلی زمان می‌برد تا بفهمید که او تاکنون چه کارهایی انجام داده، چه اطلاعاتی را داخل سیستم خود ذخیره کرده، بر اساس چه ساز و کاری فعالیت‌های خود را انجام داده و غیره. بنابراین در این پروسه بسیاری از فرآیندهایی که قبلاً انجام شده صرفاً به خاطر عدم دسترسی دوباره انجام می‌شوند و به روند کاری کل شرکت آسیب می‌زنند.
یا یک کارمند فروش یا بازاریابی را در نظر بگیرید که از شرکت شما می‌رود و تمام اطلاعات ارزشمند از مشتریان را نیز با خودش می‌برد. با از دست رفتن این اطلاعات عملاً ظرف مدت کوتاهی ممکن است بهترین مشتریان خود را نیز از دست بدهید.
اصولاً سازمان‌ها یا کسب و کارهایی که سیستم‌های یکپارچه مدیریتی ندارند به افراد وابسته هستند و هرگونه تغییر در کابینه افراد، روی کل فرآیند سازمانی اثرگذار است. به همین خاطر بهتر است از همین حالا به فکر راه‌اندازی یک سیستم یکپارچه سازمانی مانند CRM باشید.
Microsoft Dynamics 365 ce به عنوان برترین نرم افزار CRM کل سیستم‌های شرکت یا سازمان شما را یکپارچه کرده و باعث عدم وابستگی شما به افراد می‌شود. با راه‌اندازی داینامیکس 365 افراد و کارکنان مجبور می‌شوند خودشان را با سیستم شرکت شما وفق دهند، نه اینکه سیستم شرکت با عوض شدن هریک از کارکنان تغییر کند.
با راه‌اندازی سی آر ام همه می‌توانند سیستم‌های شخصی خودشان را برای انجام فعالیت‌های فردی خودشان داشته باشند، اما همه در نهایت منطبق با سیاست‌ها و برنامه‌های سازمان عمل می‌کنند. به عنوان مثال همه داده‌ها روی سرور سازمان ذخیره می‌شوند دیگر هیچ کارشناس فروش یا بازاریابی نمی‌تواند مشتریان را هایجک کند.
یا ساختار عملیاتی سازمان مشخص است و مدیران داخلی جدید فرصت آزمون و خطا کردن نخواهند داشت. یا اینکه همه کارکنان بر اساس فرآیندهای طراحی شده و توسط شما کار می‌کنند و الگوی فعالیت همه یکسان است، بنابراین با رفتن یک کارمند کارهایی که برای شرکت انجام داده از بین نمی‌روند و می‌توان دقیقاً از همان‌جایی که کار را رها کرده، توسط کارمند جدید آن را ادامه داد.
با راه‌اندازی یک سیستم یکپارچه به شرکت خود موجودیت و هویت می‌دهی و می‌توانید یک روند ثابت و پایدار ایجاد کنید. ثباتی که برای داشتن بازدهی بالا و رضایت کارکنان ضروری است، چون همه همواره می‌دانند به چه سیستمی طرف هستند و نیازی نیست انرژی خود را صرف همگام شدن با تغییرات مداوم هدر دهند.
با CRM تکلیف همه در برخورد با سازمان روشن خواهد بود.
راهکاری جامع برای تضمین پیاده‌سازی موفق تغییرات سازمانی
یک شرکت یا سازمان همان‌قدر که باید ثبات داشته باشد، باید بتواند منعطف هم باشد. یادتان باشد درختی که در برابر طوفان خم نمی‌شود قطعاً خواهد شکست. CRM همان‌طور که می‌تواند از بروز تغییرات ناخواسته و وابستگی سازمان به افراد کم کند، خود می‌تواند زمینه‌ساز ایجاد تغییرات مثبت هم باشد.
واقعیت این است که برای رشد و پیشرفت مجموعه شما ناچار به تغییر هستید. به عنوان مثال فرض کنید ظرف دو سال گذشته مشتریان محصول A شما بیشتر از محصول B شده‌اند. این در حالی است که ظرف 6 سال گذشته همیشه فروش محصول B پرفروش‌تر بوده است! در این شرایط شما باید آماده عرضه بیشتر محصول A باشید. این یعنی سیاست‌های بازاریابی شما باید تغییر کند، حجم معاملات با تأمین کننده‌ها باید تغییر کند و غیره.
یا تصور کنید شمار مشتریان خارجی شما بیشتر شده و شرکت در حال برداشتن گام‌های بزرگی در راستای معاملات بین‌المللی است. در این شرایط رفته‌رفته سیستم مجموعه نیز باید خود را با این تغییرات جدید همگام کند. مثلاً ممکن است ساعت‌های کاری تغییر کند، یا تسلط به زبان انگلیسی به یکی از اصلی‌ترین مهارت‌های کارکنان شما تبدیل شود، یا اینکه سایت نیاز به تغییرات اساسی داشته باشد و غیره.
CRM به شما کمک می‌کند تا این تغییرات مثبت را به درستی و طی یک روند منطقی پیاده‌سازی کنید. با استفاده از سیستم یکپارچه می‌توانید تغییرات جدید را به صورت همگانی به همه افراد آموزش دهید. می‌توانید اشکالات آنان را برطرف کنید. همچنین کارمندانی که راحت‌تر با تغییرات کنار آمده‌اند می‌توانند موارد جدید را به افراد ضعیف‌تر آموزش دهند.
با داشتن یک سیستم CRM قوی مانند داینامیکس 365 تمام ابزارهای لازم برای اعمال تغییرات سیستمی جدید را خواهید داشت. شما می‌توانید مطمئن باشید که ماژول‌های داینامیکس 365 کاملاً پاسخگوی تمامی نیازهای جدید شما خواهند بود.
پیاده‌سازی CRM باعث بهبود کارایی و انعطاف‌پذیری شرکت شما در برخورد با تغییرات جدید می‌شود. با در اختیار داشتن سی آر ام دیگر در برخورد با شرایط جدید دست و پای خود را گم نمی‌کنید و از قبل آماده رویارویی با تغییرات هستید. این آمادگی باعث می‌شد تا به تدریج تغییرات مثبت را به صورت سازمان‌یافته پیاده‌سازی کنید و زودتر از رقبای آماده بهره‌وری هر چه بیشتر در شرایط جدید باشید.
جمع بندی
نرم افزار جامع سی آر ام نقش مهمی در مدیریت تغییرات دارد. مدیریت تغییرات به معنی جلوگیری از تغییرات ناخواسته و ایجاد تغییرات مثبت به بهترین شیوه ممکن است.
داینامیکس 365 به عنوان یکی از بهترین نرم افزارهای سی آر ام در جهان ابزارهای لازم برای مدیریت تغییرات سازمانی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
