استفاده از CRM : سی آر ام یک نرم افزار یکپارچه و جامع سازمانی است که می‌تواند تمامی ارتباطات درون و برون سازمانی شما را متحول کند. سی آر ام امروزه به یک ابزار ضروری برای کسب و کارهایی تبدیل شده که قصد دارند رشد کنند و سودآوری خود را افزایش دهند. برای اینکه بتوانید به بهترین شکل از CRM و مزیت‌های آن بهره ببرید باید بتوانید به خوبی از این نرم افزار استفاده کنید.
واقعیت این است که کمتر از 50% افرادی که از CRM استفاده می‌کنند از آن نتیجه می‌گیرند. این موضوع هم به خاطر آن است که خیلی از مجموعه‌ها گرچه CRM را پیاده سازی می‌کنند اما نه مدیران و نه کارمندان درست نمی‌دانند که چگونه باید از ابزارهای این برنامه استفاده کنند.
آشنایی با شیوه‌های استفاده از CRM نقش کلیدی در آورده‌های این نرم افزار دارد. به همین خاطر شما باید یاد بگیرید که چطور می‌توان سی آر ام را به یک استراتژی جامع و همگانی در کسب و کار تبدیل کرد.
در این مقاله از کیان پرداز هوشمند سعی می‌کنیم بیشتر در خصوص استفاده از CRM با شما صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
آموزش CRM
CRM یک نرم افزار جامع و یکپارچه است. یعنی تمامی بخش‌ها و ابعاد روندهای اداری کسب و کار را در بر می‌گیرد. با استفاده از CRM می‌توانید تمامی کانال‌های ورودی داده را یکپارچه کرده و همه اطلاعات را در یک پایگاه واحد ذخیره سازی کنید.
برای آشنایی بیشتر توصیه می‌کنیم مقاله مزیت‌های استفاده از سی آر ام را مطالعه کنید.
این به معنی آن است که تمام فرآیندهای همه بخش‌های کسب و کار شما باید روی بستر سی آر ام منتقل شوند. یعنی تمام فعالیت‌ها باید روی بستر واحد سی آر ام صورت بگیرند تا همه اطلاعات به صورت منظم و دسته بندی شده در پایگاه داده ذخیره شوند. این امر به آموزش‌های گسترده نیاز دارد.
چنانچه مدیران و کارمندان نتوانند به درستی از سی آر ام استفاده کنند روند ورودی اطلاعات دچار ضعف شده و نتایج تحلیل‌های نرم افزار ناقص می‌شوند. آموزش سی آر ام یکی از بزرگ‌ترین مشکلات کسب و کارهایی است که قصد دارند از این نرم افزار استفاده کنند.
در وهله اول این مدیران هستند که باید کار کردن با سی آر ام را یاد بگیرند و تلاش کنند رفته‌رفته تمامی فعالیت‌های خود را روی این نرم افزار منتقل کنند. این مسئله کم‌کم کارمندان را نیز مجبور می‌کند تا برای ارتباط داشتن با مدیران خود تمامی فعالیت‌هایشان را روی بستر سی آر ام انجام دهند.
بعد از پیاده سازی CRM، کارشناسان کیان پرداز هوشمند طی جلساتی نحوه کار با بخش‌های مختلف نرم افزار را به مدیران (و در صورت لزوم طی ورکشاپ‌هایی به کارمندان) آموزش می‌دهند. همچنین مشاور IT مجموعه نیز می‌تواند به عنوان یک مشاور آموزشی همیشه در کنار شما باشد تا اگر مشکلی با استفاده از CRM داشتید شما را راهنمایی کند.
به صورت کلی اینکه همه افراد شرکت یا سازمان نحوه استفاده از CRM را یاد بگیرند و تمام فرآیندها را روی آن صورت دهند از اهمیت ویژه‌ای برای نتیجه گرفتن از سی آر ام برخوردار است.
ادغام CRM با نرم افزارهای دیگر
بیشتر کسب و کار امروزی از ابتدای مسیر اقدام به راه اندازی CRM روی سیستم شرکت خود نکرده‌اند. آمارها نشان می‌دهد تعداد کسب و کارهایی که همچنان از ابزارهای ابتدایی مانند اکسل استفاده می‌کنند زیاد است.
اما نکته اینجاست که استفاده از نرم افزارهای موازی در بسیاری از مواقع اجتناب ناپذیر است و به همین خاطر قابلیت ادغام پذیری نرم افزار CRM از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌شود.
کیان پرداز هوشمند نرم افزار Microsoft Dynamics 365 ce را برای شما پیاده‌سازی می‌کند. داینامیکس 365 کامل‌ترین و جامع‌ترین نرم افزار سی آر ام در جهان است که به خوبی با سایر نرم افزارها، به ویژه برنامه‌های مایکروسافتی (اکسل، ورد و غیره) ادغام می‌شود.
اگر قصد دارید استفاده از CRM را به یک استراتژی سازمانی تبدیل کنید باید بتوانید در مراحل پیاده سازی و بعدها که ابزارهای نرم افزاری جدیدی را به مجموعه اضافه می‌کنید نیز آن‌ها را با سی آر ام ادغام کنید.
اگر این ادغام صورت نگیرد جریان ورودی اطلاعات چند کاناله می‌شود و دیگر CRM نمی‌تواند به عنوان یک نرم افزار جامع نتایج دقیق و مفیدی را به شما ارائه کند. و برعکس اگر ادغام صورت بگیرد، هر اطلاعاتی در سایر نرم افزارها وارد شود روی دیتابیس CRM ذخیره شده و توسط نرم افزار جامع مدیریت می‌شود.
استراتژی استفاده از CRM
این امر بسیار مهم است که برای استفاده از CRM حتماً یک استراتژی راهبردی داشته باشید. به عبارت دیگر باید بدانید که چرا و چگونه می‌خواهید از سی آر ام استفاده کنید.
تشخیص نیازمندی‌ها و ضعف‌های ساختاری مجموعه پیش از پیاده‌سازی سی آر ام بسیار ضروری است. شما ابتدا باید بدانید که قصد دارید از CRM برای رفع چه مشکل یا کمبودی استفاده کنید و چه راهکارهایی را بهبود ببخشید.
این کار باعث می‌شود تا استراتژی مشخصی برای استفاده از CRM داشته باشید و اولویت‌های خود را مشخص نمایید. اولویت‌بندی شاخص‌ها باعث می‌شود تا امور به آن ترتیبی که شما نیاز دارید صورت بگیرند و کارمندان و مدیران به ثبت و مدیریت داده‌هایی بپردازند که واقعاً به آن‌ها احتیاج است.
این کار برای افزایش بازدهی سی آر ام و گرفتن نتایج دلخواه از آن ضروری است. بسیاری از کسب و کارها بدون داشتن استراتژی راهبردی مناسب، با پیاده سازی سی آر ام فقط زحمت خود را زیاد می‌کنند و بعد از مدتی هم از نرم افزار خسته می‌شوند. در حالی که ایراد از نرم افزار نیست، بلکه در نحوه استفاده کردن از آن است!
جمع بندی
در این مطلب سعی کردیم به صورت خلاصه به بهترین نکته‌های پیرامون استفاده از CRM اشاره داشته باشیم. CRM یک نرم افزار جامع با امکانات بسیار زیاد است. بنابراین شما باید به دقت و با آگاهی کامل نسبت به پیاده سازی و استفاده از آن اقدام کنید.
