آموزش RFP : نوشتن یک RFP (request for proposal) خوب باعث می‌شود تا پاسخ‌های بیشتری دریافت کنید و شانس خود را برای بهره‌مندی هرچه بیشتر از خدمات مورد نیازتان افزایش دهید. یک RFP قانع کننده پیمانکاران یا شرکت‌های ارائه دهنده خدمات باکیفیت را جذب می‌کند و زمان انتظار برای شروع یک پروژه موفق را به حداقل می‌رساند. از این طریق مجموعه شما می‌تواند پروژه‌های خود را با استانداردهای بالا، زودتر به پایان برساند.
در این مقاله قصد داریم به آموزش RFP بپردازیم و به این سوالات پاسخ دهیم که دقیقا باید چه چیزهایی را در RFP تشریح کنیم؟ RFP باید چند صفحه باشد؟ آن را به چه شرکت‌هایی ارائه دهیم؟ و غیره. یکبار دیگر با وبلاگ کیان پرداز هوشمند همراه باشید تا نحوه نوشتن RFP را بیاموزید.
RFP چیست؟
RFP در واقع سندی برای درخواست پروپوزال است. پروپوزال‌ها در واقع سندهایی هستند که خدمات شما را برای کارفرمایان توضیح می‌دهند، اما RFP دقیقا عملکردی معکوس دارد. RFP تشریح می‌کند که کسبوکار شما به چه خدماتی از طرف یک شرکت دیگر نیاز دارد، تا پروژه مورد نظرش را به انجام برساند. پیمانکاران و موسساتی که حس می‌کنند می‌توانند نیازهای مطرح شده در RFP شما را برآورده کنند، پروپوزال‌های پیشنهادی خود را ارائه می‌دهند تا بتوانند نظر شما را برای بستن قرارداد جلب کنند.
پیش از این در سایر مقالات به توضیح RFP پرداخته بودیم. برای آشنایی بیشتر با چیستی سند RFP، توصیه می‌کنیم پیش از ادامه، این مقاله را مطالعه کنید.
در این مطلب بیشتر قصد داریم به آموزش RFP بپردازیم.
چگونه یک RFP موثر بنویسیم؟
نوشتن یک RFP که واضح و حرفه‌ای باشد شانس شما را برای دریافت پاسخ‌های مطلوب را افزایش می‌دهد. فروشندگان یا پیمانکاران باید نیازهای شما را به خوبی درک کنند تا ببینند که آیا توان برآورده کردن آنها را دارند یا خیر. و این چیزی است که باید با مطالعه سند RFP شما به آن برسند. در ادامه به آموزش RFP و مراحل مختلف تنظیم آن می‌پردازیم:
1. پروژه و نیازمندی‌های خود را تعریف کنید
قبل از اینکه RFP خود را بنویسید، پروژه خود را به دقت بررسی کنید و تعیین نمایید که دقیقا چه چیزی از پیمانکاران می‌خواهید. تهیه کردن یک لیست نقطه‌ای و موردی، قالب خوبی برای این مرحله از برنامه‌ریزی RFP است.
در این مرحله باید روشن کنید که می‌خواهید:
- پیمانکار دقیقا چه کاری برای شما انجام دهد؟
- چگونه آن را به انجام برساند؟
- در کجا آن را اجرا کند؟
- در چه مدت زمانی آن را به اتمام برساند؟
شما می‌توانید در هنگام نوشتن RFP خود مدام به این طرح کلی مراجعه کنید و مطمئن شوید که حاوی تمام اطلاعات کلیدی مورد نظر شما هست.
2. یک مقدمه بنویسید
در بخش مقدمه شما باید توضیح دهید که چرا این RFP را ارسال کرده‌اید و امیدوارید با استخدام یک پیمانکار به چه نتیجه‌ای برسید. در مقدمه همراه با توضیح مختصر پروژه، مشکلی را که امیدوارید پیمانکار بتواند در رفع آن به کسبوکار شما کمک کند را نیز بیان کنید. مقدمه RFP شما همچنین می‌تواند شامل خلاصه‌ای از نکات کلیدی در مورد پروژه باشد، مانند تاریخ شروع پروژه و مهلت مورد نظر شما برای انجام آن.
3. تاریخچه شرکت و پروژه را بنویسید
ارائه یک توضیح مختصر در مورد شرکت و پروژه‌ای که در حال انجام آن است ضروری است. این بخش اطلاعات پس‌زمینه‌ای مهمی را در اختیار پیمانکاران قرار می‌دهد تا جایگاه کسبوکار شما را ارزیابی کنند و تصمیم بگیرند که آیا می‌خواهند با شما کار کنند یا خیر. ممکن است یک پیمانکار با شرکت شما آشنا نباشد، بنابراین تمام جزئیاتی را که او برای تصمیم‌گیری آگاهانه به آنها نیاز دارد، در این بخش درج کنید. این جزئیات شامل توضیح کارها و فعالیت‌های شرکت شما، حوزه کاری شما، ارزش و جایگاه شما در بازار و خصوصیات منحصربه‌فرد شما است. همچنین می‌توانید تاریخچه فعالیت، سوابق و حتی مکان شرکت را نیز در این بخش ذکر کنید.
به یاد داشته باشید پیمکارانی که واقعا قصد همکاری جدی با شرکت شما را دارند، حتما به این داده‌ها نیاز خواهند داشت.
4. نیازمندی‌های پروژه خود را توضیح دهید
در این بخش توضیح کاملی در مورد آنچه از پیمانکار می‌خواهید بنویسید. کاملا وقت بگذارید و مطمئن شوید که تمام نیازهای خود را فهرست کرده‌اید. هرچقدر فهرست نیازمندی‌های شما دقیق‌تر باشد، پیمانکاران راحت‌تر می‌توانند تشخیص دهند که آیا شایستگی و شرایط پذیرش پروژه شما را دارند یا خیر.
- بودجه و نحوه اجرای دلخواه خود را نیز در این بخش قرار دهید.
5. توضیح دهید که پیمانکاران چگونه باید پاسخ RFP شما را بدهند
این یکی از مهمترین مراحل آموزش RFP است که متأسفانه در اغلب موارد رعایت نمی‌شود.
در این مرحله باید ساختاری را بنویسید که انتظار دارید پیمانکاران در هنگام ارائه پروپوزال آن را رعایت کنند. زمانی که همه پیشنهاد‌دهندگان از یک قالب واحد پیروی کنند، فرآیند ارزیابی پروپوزال‌های آنان بسیار آسان‌تر و سریع‌تر می‌شود. این بخش می‌تواند یک لیست ساده و کوتاه از سرفصل‌هایی باشد که اننتظار دارید در پروپوزال‌های دریافتی مشاهده کنید. به مثال زیر توجه نمایید.
پروپوزال‌های مورد ارائه باید شامل موارد زیر باشند:
- خلاصه‌ای نحوه اجرای پروژه
- معرفی شرکت و سابقه کاری آن
- توضیح اینکه چرا باید شرکت شما را به دیگران ترجیح دهیم؟
- برخورداری از تجربه مرتبط با حوزه نیازمندی ما در اولویت‌بندی پیمانکاران مهم است
- توضیح خدمات یا محصولات پیشنهادی
- ارائه یک نقشه راه برای پیاده‌سازی پروژه
- چرا فکر می‌کنید راهکار پیشنهادی شما برای رفع نیازهای ما مفید است؟
- ارائه قیمت پیشنهادی
- انتظار دارید اتمام پروژه چه مدت طول بکشد؟
- ذکر نام شرکت، جزئیات تماس و نشانی وبسایت مشتریانی که قبلا چنین پروژه‌هایی برای آنان انجام داده‌اید
- هرگونه شرایط و ضوابط خاص برای همکاری با شما
- ذکر آدرس، شماره تلفن و آدرس ایمیل پیمانکار
لطفا پیشنهاد خود را با فرمت pdf به آدرس …. ارسال کنید.
6. معیارهای انتخاب خود را مشخص کنید
توضیح دهید که چگونه پروپوزال برنده را از بین پیشنهادات دریافت شده انتخاب می‌کنید و معیارهای شما برای این انتخاب چیست. ذکر این بخش در سند RFP به پیمانکاران کمک می‌کند تا پروپوزال خود را متناسب با معیارهای و اولیت‌های شما فرموله کنند. اتفاقی که بررسی و انتخاب پیشنهاد برنده را برای شما راحت‌تر و سریع‌تر می‌کند. به مثال زیر توجه کنید.
شرکت کیان پرداز هوشمند تنها پروپوزال‌هایی را مورد بررسی قرار می‌دهد که دارای معیارهای زیر باشند:
- پاسخگویی مناسب به موارد مورد نیازی که در RFP مشخص شده است داشته باشد
- پیمانکار تجربه مرتبط داشته باشد
- نمونه کارها مورد ارائه بسیار مهم هستند
- نظر مشتریان پیشین پیمانکار از تجربه همکاری بسیار مهم است
- هزینه پیش‌بینی شده برای انجام پروژه
7. جدول زمانی مورد نظرتان را مشخص کنید
بازه‌های زمانی کلیدی که پیمانکاران باید بدانند را بنویسید. شامل:
- مدت زمانی که باید در آن پروپوزال خود را ارائه دهند
- زمانی که پروژه باید استارت بخورد
- مهلت نهایی برای اتمام پروژه
اینکار به پیمانکاران کمک می‌کند تا برنامه‌های خود را سازماندهی کنند و بفهمند که آیا زمان کافی برای انجام پروژه شما یا ارائه پروپوزال در اختیار دارند یا خیر.
بازه‌های زمانی تعیین شده باید منطقی باشند. یعنی مهلت‌های پیشنهادی نه باید خیلی طولانی باشند و نه خیلی کوتاه. هرچقدر نیازمندی‌ها و الزامات پروژه خود را دقیق‌تر مشخص کرده باشید، پیمانکاران راحت‌تر می‌توانند پیشنهادات خود را از نظر زمانی سازماندهی کنند.
8. RFP خود را بازخوانی کنید
بازخوانی دوباره یکی از مراحل آموزش RFP است. با بازخوانی مجدد علاوه بر اینکه ایرادات دستوری و نگارشی سند خود را رفع می‌کنید، می‌توانید توضیحات مورد ارائه را واضح‌تر و شفاف‌تر کرده و شرح ملزومات مورد نیازتان را دقیق‌تر بررسی کنید. سعی کنید قبل از عرضه RFP آن را برای یکی از همکاران خود بفرستید و بازخورد بگیرید. به یاد داشته باشید که سند نهایی شما هرچقدر دقیق‌تر، شفاف‌تر و ساده‌تر باشد، امکان دریافت پروپوزال‌های بهتر، بیشتر می‌شود.
RFP را برای چه کسانی ارسال کنیم؟
گام مهم بعدی در آموزش RFP این است که آن را برای اشخاص درستی ارسال کنید. در این راستا حتما به این سه نکته دقت داشته باشید:
- برای پیدا کردن پیمانکاران واجد شرایط دریافت RFP، به جستجوهای گوگلی اعتماد نکنید.
- RFP خود را فقط برای شرکت‌های بزرگ که در زمینه مورد نظر شما فعالیت می‌کنند ارسال نکنید و شرکت‌های دیگر را هم در نظر بگیرید.
- RFP خود را برای شرکت‌های زیادی ارسال نکنید، چراکه ممکن است حجم بسیار زیادی از پروپوزال دریافت کنید و وقت کافی برای بررسی دقیق همه آنها را نداشته باشید.
بهترین راهکار برای پیدا کردن پیمانکاران مناسب جهت ارسال RFP، نظرسنجی از افراد یا همکاران مورد اعتماد است. قبل از ارسال RFP با همکاران مورد اعتماد خود مشورت کنید و فهرستی از پیمانکاران مربوطه که سابقه همکاری با آنها را داشته‌اند تهیه نمایید. شما می‌توانید شرکت‌های معروف یا شرکت‌های خوبی که در گوگل پیدا کرده‌اید را نیز به این فهرست اضافه نمایید.
معمولا بهترین تعداد شرکت‌هایی که باید برای آنها RFP ارسال کنید، باید بین 5 تا 12 مورد باشد. شرکت‌های دریافت کننده RFP باید از شایستگی، اعتبار و توانایی‌های لازم برخوردار باشند.
RFP باید چند صفحه باشد؟
اصولا هیچ متر و معایر مشخصی برای تنظیم سند RFP وجود ندارد. هرکدام از شرکت‌هایی که این سند را ارائه می‌کنند سعی می‌کنند فرمت ویژه خودشان را برای آن داشته باشند.
اما اصولا هرچقدر تعداد صفحات RFP کمتر و موارد مورد اشاره در آن خلاصه‌تر باشند، درک این سند برای پیمانکاران آسان‌تر می‌شود. بنابراین از توضیح اضافات خودداری کنید و سعی داشته باشید خیلی خلاصه تمام نیازمندی‌ها و موارد دیگر را شرح دهید. البته دقت داشته باشید که خلاصه نوشتن نباید به معنای آن باشد که از توضیح موارد لازم خودداری کنید.
بهترین RFPها معمولا بین 1 تا 4 صفحه هستند.
نمونه RFP
هیچ چیز به اندازه یک نمونه نمی‌تواند در آموزش RFP کاربردی باشد.فرمت زیر یکی از ساده‌ترین نمونه‌ها برای نوشتن RFP است.
همچنین به این نمونه RFP نیز دقت داشته باشید:
نکات مهم برای آموزش نوشتن RFP
برای اینکه بتوانید یک RFP خوب بنویسید و در جواب آن پروپوزال‌های خوبی دریافت کنید، بهتر است نکات زیر را رعایت نمایید:
· از تیتر و فهرست زیاد استفاده کنید
استفاده از تیترها و فهرست‌ها باعث می‌شود تا خوانش و درک RFP شما آسان‌تر شود. توضیحات بلند فقط پیمانکاران را سردرگم می‌کند. پیمانکاران راحت‌تر می‌توانند به نیازهای فهرست‌شده و ساده شما پاسخ دهند.
· اگر می‌توانید، در مورد آن چیزهایی می‌دانید هم بنوسید
بهتر است RFP را برای نیازهایی تعریف کنید که واقعا درکشان کرده و شناخت کافی از آنها دارید. شناخت و درک شما از نیازمندی‌هایتان باعث می‌شود تا جزئیات بهتر و بیشتری را در RFP بگنجانید و سوالات درستی را در آن مطرح کنید تا پاسخ‌های درست را دریافت نمایید.
· بدون ارائه پیشنهاد، در ارائه نیازهایتان دقیق باشید
به یاد داشته باشید که راه‌های زیادی برای برطرف کردن نیازهای شرکت شما وجود دارند. ممکن است خودتان با یکی از آنها آشنایی داشته باشید، اما بهتر است به جای ارائه راهکار در RFP فقط به شرح دقیق نیازمندی‌ها بپردازید و اجازه دهید تا پیمانکاران راهکارهای پیشنهادی خودشان را به شما ارائه کنند.
پیشنهاد دادن راهکار حل مشکل در RFP تنها دست و پای پیمکاران را می‌بندد و باعث می‌شود تعداد پاسخ‌های دریافتی شما کاهش پیدا کند. ضمن اینکه اینکار اصلا حرفه‌ای نیست.
جمع‌بندی
در بالا به مراحل آموزش RFP اشاره کردیم. ارائه سند RFP می‌تواند به شما در پیدا کردن سریع‌تر بهترین پیمانکاران برای رفع هرچه مناسب‌تر نیازها و مشکلات شرکت کمک زیادی بکند. سندهای RFP روند همکاری شما با پیمانکاران را تسهیل کرده و به موفقیت پروژه مورد نظرتان کمک می‌کنند.
