در سایر مقالات کیان پرداز هوشمند به کرّات در خصوص مزایا و کاربردهای مختلف نرم افزارهای سی آر ام صحبت کردیم. اما واقعیت این است که حدود 40 درصد از افرادی که سی آر ام را روی سیستم شرکت خود نصب می‌کنند از آن نتیجه نمی‌گیرند! این موضوع به خاطر اهمیت بسیار زیادی پیاده سازی سی آر ام است.
یادتان باشد که سی آر ام یک نرم افزار اداری ساده نیست که تصور کنید آن را روی کامپیوترهای مجموعه نصب می‌کنید و تمام. سی آر ام به فرهنگ نیاز دارد. این نرم افزار یکپارچه سازمانی همه ابعاد کسب و کار شما را در برمی‌گیرد و به همین خاطر به نصب نیاز ندارد، بلکه به پیاده سازی نیازمند است.
نصب کردن سی آر ام کار بسیار ساده‌ای است اما پیاده سازی آن یک کار تخصصی است که با توسط افراد ماهر در این زمینه انجام شود.
در این مقاله از کیان پرداز هوشمند قصد داریم در مورد نکات کلیدی برای موفقیت در پیاده سازی سی آر ام با شما صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
نکات کلیدی برای موفقیت در پیاده سازی سی آر ام
برای اینکه بتوانید به شکل موفقیت آمیز سی آر ام را پیاده سازی کرده و بهترین نتایج را از این نرم افزار بگیرید حتماً باید به نکات کلیدی زیر توجه داشته باشید.
. اهداف و نیازهای خود را تعیین کنید
مهم‌ترین گام برای پیاده سازی سی آر ام این است که ابتدا از خود بپرسید که چرا دارید این کار را انجام می‌دهید؟ چه نیازهایی دارید که سی آر ام می‌تواند به برطرف کردن آن‌ها کمک کند؟ چه اهداف خاصی را دنبال می‌کنید که ابزارهای سی آر ام برای دستیابی به آن‌ها ضرری هستند؟
از خودتان سؤال بپرسید که سی آر ام چه کمکی به مجموعه شما می‌کند؟ اهداف کوتاه، میان و بلندمدت شما چیست؟ چقدر با سی آر ام و کاربردهای آن آشنایی دارید؟
سی آر ام یک ابزار گسترده است که امکانات متنوعی را در اختیار شما قرار می‌دهد. بدون در نظر گرفتن هیچ هدف مشخصی، این گستردگی فقط شما را سردرگم می‌کند. اما اگر خواست و هدف شما مشخص باشد، می‌توانید به بهترین شکل ممکن از قابلیت‌های CRM استفاده کنید.
. نرم افزار CRM مناسب را انتخاب کنید
نرم افزارهای سی آر ام زیاد و متنوعی در بازار وجود دارند. هرکدام از این نرم افزارها قابلیت‌ها و ابزارهای خاص خودشان را دارند. بعضی از آن‌ها واقعیت باکیفیت و بعضی هم حقیقتاً بی‌استفاده هستند.
با این وجود انتخاب بهترین نرم افزار سی آر ام بر عهده شماست، وگرنه همه شرکت‌ها ادعا دارند که نرم افزار آن‌ها بهترین است.
سعی کنید نرم افزاری را انتخاب کنید که بیشترین هماهنگی را با نیازهای شما دارد و ابزارهای لازم برای برطرف کردن آن‌ها برخوردار است. نرم افزارهایی که ابزارهای مناسب نداشته باشند به کار شما نخواهند آمد. برنامه‌هایی که ابزارهای محدود دارند نیز در آینده شما را اذیت خواهند کرد.
در عوض سعی کنید نرم افزاری جامع را انتخاب کنید که هم آپدیت پذیر باشد، هم ابزارهای کاملی داشته باشد و هم قابل اعتماد باشد. پیشنهاد ما به شما، مایکروسافت داینامیکس 365 است. این نرم افزار محصول یک شرکت معتبر بوده و دارای کامل‌ترین ابزار سی آر ام است.
کیان پرداز هوشمند داینامیکس 365 را به صورت فارسی سازی شده و سفارشی سازی شده برای مجموعه شما پیاده سازی می‌کند.
. تیم پیاده سازی را مشخص کنید
تیم پیاده سازی سی آر ام به دو گروه تقسیم می‌شوند: تیم شرکت ارائه کننده نرم افزار و تیم شرکت خودتان.
شرکت ارائه کننده نرم افزار یک مدیر پروژه، یک تحلیلگر و یک توسعه دهنده را به پروژه سی آر ام شما اضافه می‌کند. این افراد وظیفه تحلیل نیازهای زیرساختی کسب و کار شما و سفارشی سازی نرم افزار مطابق با این نیازها و در نهایت پیاده سازی و آموزش آن را بر عهده دارند.
از طرف دیگر مدیران فروش، بازاریابی، نمایندگان واحد خدمات مشتری و البته مدیران پروژه شرکت شما نیز باید با تیم پیاده سازی همکاری نزدیک داشته باشند تا هم اطلاعات مورد نظر را در اختیار آن‌ها قرار دهند و ساز و کاری که با آن راحت‌تر خواهند بود را مشخص کنند.
اگر نقش هر یک از اعضای تیم پیاده سازی سی آر ام به خوبی مشخص شده باشد این روند با موفقیت انجام می‌شود. دقت داشته باشید که هرچقدر هماهنگی بین تیم اجرایی و تیم شرکتی بیشتر باشد، روند پیاده سازی بهتر صورت می‌گیرد.
. برای مدیریت تغییرات یک برنامه مشخص داشته باشید
سی آر ام قرار است کل ساختار نظام اداری سازمان شما را دستخوش تغییر و تحول اساسی کند. پس باید برای این تغییر آمادگی لازم را داشته باشید و برنامه ریزی کنید. بدون برنامه ریزی قبلی پیاده سازی سی آر ام نه تنها به سازمان شما نظم نمی‌بخشد، بلکه باعث پیچیده‌تر شدن مسائل هم می‌شود.
برای داشتن یک برنامه‌ریزی مناسب اول باید نقاط ضعف و قوت مجموعه خود را مشخص کنید. باید بدانید که از چه چیزهایی برخوردارید، چه کمبود‌هایی دارید و قصد دارید به چه چیزهایی دست پیدا کنید. پیش بینی یک بازه زمانی منطقی برای پیاده سازی و نتیجه گرفتن از سی آر ام نیز می‌تواند مفید باشد.
تغییرات ساختاری که سی آر ام موجب آن‌ها می‌شود به صورت مرحله‌ای اتفاق می‌افتند. به عنوان مثال ابتدا باید نیازها و اهداف مشخص شوند، پس از آن داده‌های فعلی مجموعه تحلیل و منظم شوند، در گام بعدی باید سی آر ام نصب شده و داده‌های فعلی رفته‌رفته داخل سیستم وارد شوند و در گام آخر تمامی فعالیت‌ها از این پس روی بستر سی آر ام انجام شوند.
شما باید برای هرکدام از این مراحل یک برنامه منظم داشته باشید. کارکنان مجموعه شما باید نسبت به تمامی این مراحل آگاه و مطلع باشند و به خوبی بتوانند کارهای مورد نیاز برای ایجاد تغییرات سازمانی را انجام دهند.
. مراقب بودجه باشید
همیشه سعی کنید به نسبت بودجه خود تصمیم بگیرید. یعنی ابتدا بودجه خود را بسنجید و سپس متناسب با آن بهترین نرم افزار CRM را انتخاب کنید. یا بر اساس محدودیت‌های بودجه هدف‌گذاری کنید و ابزارهای سی آر ام را فعال کنید. واقعیت این است که بودجه شما ممکن است کفاف برخورداری از تمامی ماژول‌های تکمیلی سی آر ام را ندهد.
. نرم افزار را به خوبی تست کنید
انتخاب نرم افزار CRM توسط شرکت‌های بزرگ معمولاً به این صورت است که یک سند RFP منتشر کرده و از شرکت‌های نرم افزاری درخواست ارائه نمونه سی آر ام می‌کنند. شرکت‌های نرم افزاری نیز معمولاً یک نسخه آزمایشی یا دمو رایگان برنامه را در کنار پروپوزال خود ارسال می‌کنند.
شما چند هفته وقت دارید که این نسخه آزمایشی و محدود را به خوبی تست کنید. ببینید که آیا با کار کردن با این برنامه راحت هستید؟ آیا پاسخ نیازهایتان را می‌دهد؟ آیا کارمندان شما با کار کردن با آن راحت هستند؟ آیا ابزارهای مورد نیاز شما را دارد؟
البته نظرات مشاور IT مجموعه شما در انتخاب بهترین نرم افزار CRM بسیار مهم است.
در نهایت اما سعی کنید برنامه‌ای را انتخاب کنید که بهترین کارایی را برای شما دارد. این کلید موفقیت در پیاده سازی CRM خواهد بود.
جمع بندی
نرم افزار جامع و یکپارچه سازمانی CRM می‌تواند تمام ساز و کارهای اداری سازمان یا کسب و کار شما را دچار تحولات بسیار مثبت کند. سی آر ام راندمان کاری مجموعه را افزایش داده و موجب افزایش سودآوری و گسترش بازار کار شما خواهد شد. اما اگر پیاده سازی سی آر ام را به خوبی انجام ندهید احتمالاً نتیجه‌ای هم از آن نخواهید گرفت. امیدواریم مطالب بالا به شما در پیاده سازی سی آر ام کمک کند.
