RFP یا Request for Proposalدر واقع یک نوع سند تجاری است که جزئیات سفارش یک پروژه را اعلام می کند. RFP در واقع ابزاری در دست کارفرمایان است که شیوه برقراری ارتباط اولیه و توضیح نیازمندی ها را برای او تسهیل می کند. در اصلاح به RFP در خواست ارسال پروپوزال هم گفته می شود.
در این مقاله قصد داریم بیشتر در مورد RFP، اهمیت و کاربردهای آن با شما صحبت کنیم. اگر به دنبال شرکتی می گردید که نیازهای شما را به درستی برطرف کند، با وبلاگ کیان پرداز هوشمند همراه باشید.
آر اف پی چیست؟
RFP در واقع چیزی برعکس یک پروپوزال است. پروپوزال سندی تجاری است که یک پیمانکار به شرکت های مشتری ارائه می دهد و عملا با این سند خدمات خود را به آنها پیشنهاد می کند. اما RFP سندی است که شرکت کارفرما یا مشتری پخش می کند تا بر اساس آن پروپوزال های پیشنهادی شرکت های کارگزار را دریافت نماید.
RFP به تشریح نیازمندی ها و درخواست های یک شرکت می پردازد که پیمانکاران با استناد به آن پروپوزال خود را برای عقد قرارداد ارائه می نماید. RFPها معمولا استاندارد خاصی ندارند و هر شرکتی با توجه به نیازها و پروژه خاص خود آن را تعریف می کند.
کارفرمایان با استفاده از آر اف پی در واقع تمام ابعاد و نیازمندی های پروژه مورد نظرشان را برای کارگزاران شرح می دهند تا با راهکارها و قیمت پیشنهادی آنان برای انجام پروژه آشنا شده و یک پروپوزال را انتخاب نمایند.
RFP در واقع یک جور سیستم مناقصه ای است. به این صورت که شما پروژه مورد نظر خود را اعلام می کنید و شرکت ها پیمانکاری بهترین قیمت و کیفیت را به شما پیشنهاد می کنند. سپس از میان پیشنهادات رسیده، یکی را برای عقد قرارداد همکاری انتخاب می نمایید.
شرکت ها و سازمان های دولتی بیشترین استفاده را از آر اف پی می برند.
تفاوت RFP با RFQ
RFQ بیشتر از هرچیز به قیمت پیشنهادی برای انجام پروژه محدود می شود. به عنوان مثال وقتی یک سازمان دولتی RFQ اعلام می کند تنها به دنبال دریافت بهترین پیشنهاد قیمتی برای انجام پروژه مورد نظرش می گردد. RFQ بیشتر از RFP به مناقصه شباهت دارد.
اما RFP چیزی فراتر و گسترده تر از RFQ است. وقتی یک شرکت RFP عرضه می کند، علاوه بر قیمت به دنبال راهکارهای پیشنهادی هم هست. به عنوان مثال وقتی یک سازمان دولتی RFP ارائه می کند به شرح تمام نیازمندی های خود می پردازد و علاوه بر قیمت به دنبال پیمانکاری است که بهترین و جامع ترین راه حل برای برآورده کردن آن نیازها را ارائه دهد. پروژه هایی که در قالب RFP اعلام می شوند معمولا گسترده تر، خاص تر، پیچیده تر و پر سودتر (برای پیمانکار) هستند.
در سندهای RFP برخلاف RFQ معمولا بودجه تخصیص یافته برای انجام پروژه نیز مشخص می شود.
در RFP چه چیزهایی ذکر می شود؟
همانطور که اشاره کردیم ساختار استاندارد و مشخصی برای RFP وجود ندارد و هر شرکتی بنابر نیازها و نوع پروژه مورد نظرش آن را طراحی می کند. اما به صورت کلی یک سند RFP شامل موارد زیر است:
- شرح خلاصه پروژه
- شرح ضروریات پروژه
- ارائه توضیحاتی خلاصه در مورد شرکت سفارش دهنده
- زمانبندی پروژه
- بودجه مورد نظر برای انجام پروژه
- نتایج مورد درخواست در پروژه
فرآیند تنظیم RFP
اگر قصد دارید یک RF طراحی و عرضه کنید باید فرآیند خاصی را طی نمایید. فرآیند تنظیم و ارائه آر اف پی و پیدا کردن پیمانکار مناسب برای انجام پروژه معمولا به صورت زیر است:
- کارفرما ابتدا سند RFP خود را با توضیح پروژه، نیازمندی ها، زمانبندی، بودجه و غیره ایجاد می کند.
- سند آر اف پی سپس از طریق کانال های ارتباطی مختلف در دسترس کارگزاران قرار می گیرد.
- پیمانکاران RFP اعلام شده را بررسی می کنند و بر اساس آن پروپوزال خود را طراحی می نمایند. این پروپوزال به گونه است که مطابقت کامل با آر اف پیداشته و می تواند علاوه بر برطرف کردن نیازمندی های ذکر شده در آن، پیشنهادات دیگری را هم ارائه کند. در این پروپوزال قیمت پیشنهادی پیمانکار در مقایسه با بودجه اعلام شده نیز ذکر می گردد.
- در مرحله بعدی کارفرما پروپوزال های دریافت شده را بررسی کرده و بهترین گزینه از نظر سطح خدمات و قیمت پیشنهادی را انتخاب می کند.
- سپس جلسه حضوری برگزار شده و پس از بررسی ابعاد پروژه و موارد مهم دیگر، قرارداد همکاری بسته می شود. مراحل و زمانبندی انجام پروژه مشخص شده و استارت کار زده می شود.
- کارفرما حق دارد در تمامی مراحل انجام پروژه روی کار نظارت داشته باشد.
مثال هایی از RFP
به عنوان مثال یک بیمارستان تازه تأسیس را در نظر بگیرید. مسئول تأمین این بیمارستان برای تهیه کمبودهای لوازم پزشکی مورد نظرش به شرکت ها و فروشگاه های مختلفی مراجعه می کند و تلاش می کند هر دستگاه را با بهترین قیمت پیدا و خریداری کند. در این جستسجو، مسئول تأمین با شرکتی آشنا می شود که می تواند بسیاری از دستگاه های مورد نظرش را با قیمت مناسب به او عرضه کند. همکاری بیمارستان با این شرکت ادامه دارد اما هر روز بخش های مختلف بیمارستان نیازمندی های جدیدی را اعلام می کنند و به دستگاه های متفاوتی احتیاج پیدا می کنند.
فهرست دستگاه های مورد نیاز بیمارستان هر روز گسترده تر می شود اما شرکت طرف قرارداد ممکن است بعضی از آنها را نداشته باشد یا برخی را با قیمت بالاتر از حد انتظار پیشنهاد کند. در این شرایط روند تأمین دستگاه ها با مشکل مواجه می شود و علاوه بر تأخیر در برآورده شدن نیازهای بیمارستان و هدر رفتن وقت، ممکن است بیمارستان دچار ضرر مالی هم بشود.
حال تصور کنید که مسئول تأمین بیمارستان به جای اینکار از آر اف پی استفاده کند. در این شرایط به تمامی پرسنل و کادر پزشکی اعلام می کند تا فهرست دستگاه ها و لوازم مورد نیازشان را در یک بازه زمانی مشخص به او ارائه دهند. سپس بودجه بیمارستان برای تأمین قطعات را نیز مشخص می کند. با استناد به این داده ها، مسئول تأمین سند RFP را آماده کرده و آن را اعلام می نماید.
پیمانکاران آر اف پیبیمارستان را بررسی کرده و شرکت هایی که می توانند تمام نیازمندی های بیمارستان را برآورده کنند، اعلام آمادگی نموده و قیمت پیشنهادی خود را نیز اعلام می دارند. بیمارستان یکی از پروپوزال های دریافتی را تأیید کرده و با شرکت وارد مذاکره می شود. سپس قرارداد همکاری عقد می گردد.
با اینکار روند تأمین دستگاه های بیمارستان به صورت منظم و سر موقع انجام می شود و بیمارستان مطمئن است که بهترین قیمت پیشنهادی را انتخاب نموده است.
در مثالی دیگر شرکتی را تصور کنید که قصد دارد نرم افزار CRM را روی سیستم شرکت خود راه اندازی کند. در آر اف پی ارائه شده، شرکت شرح نیازمندی ها و توقعات خود را ذکر می کند و یک بودجه پیشنهادی را اعلام می نماید.
شرکت های ارائه دهنده خدمات CRM مانند کیان پرداز هوشمند پس از بررسی RFP، متناسب با آن پروپوزال خود را آماده کرده و به شرکت ارائه می کنند. شرکت کارفرما خدمات مورد ارائه، توانایی ها، ظرفیت ها و قیمت پیشنهادی پیمانکار را بررسی کرده و پس از تأیید، با او قراداد همکاری می بندد.
جهت آشنایی با نرم افزار CRM کیان پرداز هوشمند، به این صفحه مراجعه نمایید.
جمع بندی
RFP یک سند تجاری برای درخواست پروپوزال است که به شما اجازه می دهد به جای گشتن به دنبال پیمانکاران، زمینه ای فراهم کنید تا آنها سراغ شما بیایند. با RFP روند اجرای پروژه ها سازمان یافته تر و راحت تر می شود.
