BPMN مخفف Business Process Model & Notation و یک زبان مدل سازی سازمانی است. مستندسازی یکی از مهمترن فرآیندهایی است که هر کسب و کاری باید آن را انجام دهد.
بسیاری از شرکت ها ترجیح می دهند به صورت گزارشات تحلیلی مستندات خود را ثبت کنند. خیلی ها هستند که ترجیح می دهند از جدول های برای اینکار استفاده کنند. اما بهترین و محبوب ترین روش برای مستند سازی داده ها، مستند سازی تصویری یا به عبارت دیگر مدلسازی است.
کسانی که با علم مدیریت آشنایی زیادی ندارند برای مدلسازی کسب و کار خود شروع به ساختن نمادهای شخصی می کنند و سعی دارند آن را به دیگران هم توضیح دهند. اما این مدل ها اصولا کاربرد زیادی ندارند چراکه به جز خود فرد و افرد آموزش دیده، نمی توانند ارتباطی با سایر ذینفعان برقرار کنند. جدای از اینکه وقت و انرژی زیادی باید صرف آموزش نمادهای ایجاد شده گردد. پس نماد پردازی برای مدلسازی کسب و کار اصولا بیهوده است.
در عوض شما می توانید از الگوها و زبان های استاندارد برای مدلسازی کسب و کار خود استفاده کنید. با استفاده از برنامه هایی همچون BPMN می توانید مدلسازی کسب و کار خود را با زبانی همه فهم انجام دهید. تمام ذینفعان و کارکنان حوزه های مختلف به سادگی توانند این زبان مدلسازی ساده را یاد بگیرند و از این طریق باهم ارتباط برقرار کنند.
مدلسازی با BPMN به خوبی فرآیندهای اجرایی مختلف که هرکدام از واحد های شرکت مسئولیت بخشی از آن را به عهده دارد ترسیم کرده و باعث هماهنگی کامل بین تیم های اجرایی می شود.
در این مقاله قصد داریم بیشتر در مورد BPMN صحبت کنیم و زبان نمادهای آن را به شما آموزش دهیم. با وبلاگ کیان پرداز هوشمند همراه باشید.
BPMN چیست؟
BPMN یک برنامه سیستمی یکپارچه است که به مستندسازی و هماهنگی فرآیندهای اجرایی یک مجموعه کمک می کند. نرم افزارها و برنامه های زیادی برای مدلسازی کسب و کارها وجود دارند، اما BPMN محبوب ترین و رایج ترین آنهاست که هماهنگی خوبی با سایر برنامه های مدیریتی مانند CRM دارد. اصولا شما می توانید تمام فرآیندهای BPMN را در نرم افزار سی آر ام کیان پرداز هوشمند هم پیاده سازی و پیگیری کنید، چراکه این دو نرم افزار سازگاری بسیار مناسبی با هم دارند.
*سی آر ام اصولا نرم افزاری است که برای پیگیری و مدیریت ارتباط با مشتریان طراحی شده، اما BPMN می تواند در کنار آن به فرآیندها و ارتباطات داخلی مجموعه نظم ببخشد و باعث هماهنگی بیشتر کارکنان در اجرای پروژه های مختلف شود.
نرم افزار مدلسازی BPMN زبان ساده ای دارد و از نمادهای جهان شمول و استانداردی استفاده می کند که برای همه افراد آشنا به زبان BPMN در هرکجای جهان قابل فهم هستند. با استفاده از BPMN تمام واحد های مختلف از مدیران گرفته تا کارشناسان آی‌تی می توانند با یک زبان مشترک باهم ارتباط برقرار کرده و فرآیندهای اجرایی را صورت دهند.
در BPMN می توانید تمام فرآیندهای مجموعه خود را مدلسازی کنید. فرآیندهایی همچون درخواست افزایش حقوق، درخواست وام، درخواست مرخصی، برگزاری رویدادهای مختلف، فرآیندهای انبار گردانی و غیره. به عبارت دیگر با استفاده از BPMN می توانید ساز و کار اجرای هر کدام از فرآیندها را مدلسازی کنید تا همه بدانند که برای انجام شدن کار مورد نظرشان، دقیقا چه فرآیندی باید طی شود.
همچنین امکان پیگری لحظه ای روند اجرای فرآیندها نیز در BPMN وجود دارد و بسیاری از کارها هم به صورت اتوماتیک توسط سیستم انجام می شود.
BPMN که توسط شرکت OMG پشتیبانی می شود، دارای بیش از 500 نماد استاندارد است که همگی بسیار ساده بوده و یادگیری آنها بسیار آسان است.
این برنامه همچنین سازگاری بسیار مناسبی باکدهای xml دارد.
کابردهای BPMN
همانطور که گفتیم BPMN یکی از مهمترین ابزارها برای مدلسازی و مدیریت فرآیندهای مختلف یک مجموعه است. با پیاده سازی BPMN می توانید انواع فرآیندهای کاربردی و فرآیندهای آی‌تی را به زبانی کاملا ساده مدلسازی کنید.
در ادامه به مهمترین کاربدهای BPMN اشاره می کنیم:
- ایجاد عملکردهای مداوم و به‌روز برای افزایش پویایی سیستم کسب و کار.
- · افزایش بازدهی مجموعه با مدلسازی استاندارد فرآیندهای اجرایی.
- افزایش هماهنگی در عملکرد تیم ها و واحدهای مختلف.
- پیگیری و نظارت مستمر روی مراحل انجام کار.
- ارائه گزارش های لحظه ای برای رصد کردن مراحل طی شدن فرآیند.
- کارایی بسیار زیاد جهت توضیح راحت تر فرآیند ها و مدل های کسب و کار برای همکاران بین المللی.
- تسهیل تعریف کردن مبانی کسب و کار برای کارمندان و ذینفعان.
- هماهگی بسیار مناسب با سایر نرم افزارهای مدیریتی به جهت سازگاری بسیار مناسب با کدهای xml.
- ردیابی مراحل تکراری در روند انجام فرآیندها.
- تسهیل و چهارچوب‌بندی ارتباطات متخصصان حوزه IT با مدیران مجموعه، از طریق ایجاد یک زبان مشترک.
- تسهیل فرآیندهای تصمیم گیری جمعی.
آموزش زبان مدلسازی BPMN
برای کار با نرم افزار BPMN از نمادها یا آیکون های ساده ای استفاده می کنید که هرکدام از آنها معنی و تعریف مشخصی دارند. یادگیری معنای استاندارد هرکدام از این آیکون های ساده یکی از وظایف یک مدیر کسب و کار موفق است. در ادامه به توضیح معانی اصلی ترین نمادهای کاربردی در BPMN می پردازیم:
خطوط شناوری (Swim lanes)
خطوط شناوری در زبان BPMN به دو گروه تقسیم می شوند: Pool و Lane
Pool که در نزم افزار BPMN با شکل زیر نشان داده می شود، اصولا نشان دهنده یک فرآیند کلی است که در برنامه تعریف می شود. به عنوان برگزاری یک رویداد تبلیغاتی، فرآیند ثبت درخواست کالا و غیره.
این درحالی است که خطوط شناوری Lane در واقع زیرمجموعه Pool بوده و نشان دهنده فرآیندهایی است که بخش های مختلف باید طی کنند، تا فرآیند اصلی کامل شود. به عنوان مثال در فرآیند فروش اینترنتی کالا و رسیدن آن به دست مشتری، هر کدام از واحدها یک فرآیند جداگانه دارند که باید آن را طی کنند.
واحد فروش طی فرآیندی باید سفارش را ثبت کند، واحد انبارداری باید آن را طی فرآیندی آماده کند و واحد پخش هم طی فرآیندهای خاص خودش آن را به دست مشتری برساند. هرکدام از فرآیندها و فعالیت های واحدهای مختلف برای محقق شدن فرآیند اصلی، در یک Lane جای می گیرند.
نمادهای مصنوعی (Artifacts)
از نماد های مصنوعی یا به عبارت دیگر مصنوعات، بیشتر برای شفاف تر و واضح تر شدن مدلسازی صورت گرفته استفاده می شود. این نمادها بیشتر برای توضیحات تکمیلی در مدلسازی مورد استفاده قرار می گیرند. مصنوعات BPMN عبارتند از:
- Data Object – شیء داده نماد فرم ها و اسناد الصاق شده شامل گزارشها، پرونده ها، چک لیست ها و غیره. این علامت نشان دهنده اطلاعاتی است که طی انجام یک وظیفه تولید شده اند یا برای انجام وظیفه ای دیگر لازمند.
- Annotation – حاشیه نویسی برای ارائه توضیحات اضافی در مورد یک مرحله یا وظیفه است. حاشیه نویسی جزء اصلی نمودار مدلسازی شده نیست.
- گروه جزو نمادهای اصلی نیست و برای نمایش گروه های مورد نظری که هدف هایی در راستای هم دارند استفاده می شود.
نمادهای ارتباطی (Connecting Objects)
اشیاء ارتباط دهنده در استاندارد BPMN2 به سه دسته زیر تقسیم میشوند:
نمادهای ارتباطی اصولا فلش های جهت‌داری هستند که جهت و نوع ارتباط وظایف و بخش های مختلف را روشن می کنند. این نمادهای عبارتند از:
- Sequence Flow یا جریان توالی که ترتیب انجام وظایف داخل یک Lane را روشن کرده و مسیر اصلی انجام فرآیند را مشخص می کنند.
- Message Flow یا جریان پیغام در واقع برای نمایش دادن ارتباط بین دو Pool یا شریک تجاری را نشان می دهد. این علامت مشخص می کند که برای انجام فرآیند کدام بخش ها با هم همکاری می کنند.
- Association یا پیوند یک فلش نقطه چین ساده است که برای پیوند دادن نماد های مسعنوی به بخش های مختلف مورد استفاده قرار می گیرد.
نمادهای جریانی (Flow Objects)
اشیاء جریان در استاندارد شامل سه گروه اصلی از نمادها هستند:
نمادهای جریانی شاید اصلی ترین نمادهایی هستند که در BPMN با آنها سر و کار خواهید داشت. مهمترین نمادهای جریانی شامل Event، Activity و Gateway می شوند. در ادامه به توضیح انواع هرکدام از آنها می پردازیم:
- Event یا رویداد نمادی است که ابتدا، میانه و انتهای فرآیند نگاشته شده و نشان دهنده آغاز، ادام های پایان یک فرآیند در Pool است. نماد Event یک دایره رنگی است. دایره سبز به معنی آغاز فرآیند، دایره زرد به معنی ایستگاه میانی و دایره قرمز به معنای پایان فرآیند است.
- Activity یا فعالیت در واقع مستطیل های رنگی هستند که نشان دهنده وظایف یا فعالیت های مختلفند. فعالیت های به دو گروه Task (فعالیت های تجزیه ناپذیر) و Sub-Process (که در واقع زیر مجموعه و بخشی از فعالیت های دیگر هستند و در دل آنها جای می گیرند) تقسیم می شوند.
خود Taskها به انواع مختلفی تقسیم می شوند که عبارتند از:
- User Task فعالیت هایی هستند که افراد باید آنها را از طریق کارتابل خود باز کنند تا بتوانند محتوای آن را دیده و تکیمیلش کنند.
- Manual Task در واقع وظایفی هستند ک هدر خارج کارتابل مکانیزه و به صورت دستی انجام می شود.
- Script Task فعالیت هایی هستند که وقتی می خواهیم سیستم BPMN کدی را که نوشته ایم اجرا کند آن را ایجاد می کنیم. به این صورت که وقتی فرآیند به این تیک رسید، کد نگاشته شده در آن به صورت اتوماتیک اجرا می شود.
- Send Task فعالیت هایی هستند که برای ارتباط دادن بین دو فرآیند تنظیم شده اند. این تسک پس از انجام کار پیامی را برای به جریان افتادن فرآیند بعدی ارسال می کند.
- Receive Task این فعالیت به این صورت طراحی شده که وقتی کار به این تسک می رسد روند را متوفق می کند تا پیام انجام کارهای قبلی را دریافت کند و به ادامه فرآیند فرآیند اجازه اجرا بدهد.
- Service Task فعالیتی است که در پشت آن یک وب سرویس قرار گرفته و برای نمایش ارتباط مکانیزه شده توسط BPMN با سیستم های مختلف ایجاد می شود.
- Gateway یا دروازه اصولا نمادی است که نقطه های تصمیم گیری در فرآیند را نشان می دهد. از این نماد همچنین برای نمایش منشعب شدن (forking) یا همگرایی (joining) مسیرهای انجام فرآیند استفاده می شود. Taskها تنها یک ورودی و خروجی دارند اما دروازه های می توانند چندین ورودی و خروجی داشته باشند. بنابراین اگر بیشتر از یک ورودی داشته باشیم، باید از نوتیشنGateway استفاده کنیم.
انواع مختلف دروازه ها عبارتند از:
- دروازه انحصاری (Exclusive gateway) که برای منشعب کردن فرآیند به دو یا چند مسیر یا شاخه مختلف، یا جمع کردن چند شاخه مختلف در یک مسیر واحد مورد استفاده قرار می گیرد.
- دروازه موازی (Parallel gateway) که برای به جریان انداختن فرآیندهای موازی پساز دریافت ورودی، یا جمع کردن فرآیندهای موازی در قالب یک فرآیند واحد استفاده می شود.
- دروازه جامع (Inclusive gateway) که شاخه ورودی را به تعداد دلخواه از شاخه های خروجی تبدیل می کند.
- دروازه پیچیده (Complex gateway)که مسئول رسیدگی به وضعیت هایی است که دروازه های دیگر مسئولیت آن را برعهده ندارند.
- دروازه مبتنی بر رویداد (Event based gateway)که تعریف استانداردی نداشته و مبتنی بر روند اتفاقات برنامه ریزی می شوند.
جمع بندی
در این مقاله سعی کردیم تا به اهمیت، کاربرد و به صورت کلی چیستی سیستم BPMN بپردازیم و به صورت خلاصه معنی اصلی ترین نمادهای آن را تعریف کنیم.
برای نصب و راه اندازی نرم افزار BPMN و همگام سازی آن با سایر نرم افزارهای مدیریتی همچون سی آر ام با کیان پرداز هوشمند تماس بگیرید.
