چگونه اطلاعات مورد نیاز خود در سازمان را ظرف چند دقیقه داشته باشید؟

دسترسی به اطلاعات یکی از یکی از بزرگ‌ترین مشکلات و معضلات بسیاری از سازمان‌هاست. در بیشتر سازمان‌ها سازوکار مناسبی برای بایگانی، دسته‌بندی، ذخیره سازی و دسترسی به اطلاعات وجود ندارد. به همین خاطر معمولاً دسترسی به داده‌ها دارای یک نوع تاریخ انقضا بوده و پس از حداکثر چند روز دیگر نمی‌توان هیچ اطلاعاتی را به صورت کامل پیدا کرد.

اما ابزارهایی وجود دارند که می‌توانند این مشکل را حل کنند!

در این مقاله از کیان پرداز هوشمند قصد داریم به اهمیت دسترسی به اطلاعات و بهترین ابزار برای اصلاح این امر اشاره کنیم. با ما همراه باشید.

اهمیت مدیریت زمان

یکی از بزرگ‌ترین دستاوردهای هر مدیری اصلاح مدیریت زمان است. با بهینه‌سازی مدیریت زمان در مجموعه نه‌تنها میزان کار مفید و بازدهی کارکنان را بالاتر می‌برید، بلکه باعث افزایش حس رضایت کارمندان نیز می‌شوید.

به یاد داشته باشید هرچقدر راندمان مجموعه شما بالاتر باشد، نه‌تنها حضور موفق‌تری در بازار خواهید داشت، بلکه محیط کاری شما سالم‌تر می‌شود.

معمولاً در سازمان‌ها و کسب و کارها مدیریت زمان به درستی انجام نمی‌شود. در کسب و کارها بهانه‌های زیادی برای اتلاف وقت وجود دارد. به عبارت دیگر اتلاف وقت در سازمان‌ها به یک امر سیستماتیک تبدیل شده است. اما آن روی سکه این است که هر شرکتی موفق شود با مدیریت زمان میزان اتلاف وقت را کاهش دهد به سرعت می‌تواند از رقبای خود پیشی بگیرد.

بیکار بودن کارمندان در ساعات مختلف روز، عدم اولویت بندی فعالیت‌ها، ناهماهنگی بین گروه‌ها برای انجام منظم و سر موقع فعالیت‌ها، تنبلی برخی از کارکنان به واسطه نبودن نظارت دقیق و عدم وجود ارتباط قدرتمند بین بخش‌های مختلف مهم‌ترین عوامل اتلاف وقت در سازمان شما هستند.

اما حتی اگر بتوانید با ضرب‌وزور کارمندان را مجبور به داشتن فعالیت منظم و مداومت در انجام کارها کنید، باز هم عدم دسترسی مناسب به اطلاعات همه چیز را خراب کرده و بازدهی مجموعه شما را به شدت کاهش می‌دهد.

اهمیت دسترسی به اطلاعات

امروزه اطلاعات به مهم‌ترین دارایی شرکت‌ها تبدیل شده است. اکنون در عصر فناوری اطلاعات زندگی می‌کنیم. پس طبیعی است که هر شرکتی بهتر بتواند از گنجینه اطلاعاتش استفاده کند، برنده میدان خواهد بود.

بگذارید یک مثال ساده از اهمیت دسترسی به اطلاعات بزنیم:

“فرض کنید شرکت شما چهار ماه قبل تعداد مشخصی از یک کالا را به یک مشتری فروخته است. ناگهان بعد از چهار ماه خریدار با مجموعه شما تماس می‌گیرد و اطلاع می‌دهد که کالاهای ارسال شده 1 عدد کسری دارد! حال شما باید کل پرونده فروش را بررسی کنید. اما….

کارشناس فروشی که چهار ماه قبل این خرید را نهایی کرده بود از مجموعه رفته است و نمی‌دانید که دقیقاً چه سفارشی را ثبت کرده است، چون فاکتور فروش داخل کامپیوتر او ذخیره شده و نمی‌توانید پیدایش کنید.

از طرف دیگر انباردار شما بدون نظم و دسته‌بندی صرفاً گزارش ورودی و خروجی‌های انبار را تلنبار کرده و در میان آن همه سند و برگه مختلف نمی‌داند که چهار ماه پیش چه محصولاتی را دقیقاً به چه تعداد ارسال کرده است.”

در چنین شرایطی گرچه دسترسی به اطلاعات ناممکن نیست، اما کل سازمان شما باید بسیج شوند تا صرفاً یک پرونده فروش ساده را بررسی کرده و درستی یا نادرستی درخواست مشتری را بررسی کنند.

اما با راه اندازی یک سیستم جامع یکپارچه برای مدیریت درستی به اطلاعات می‌توانید از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کنید.

بهترین ابزار مدیریت دسترسی به اطلاعات

بهترین ابزاری که در راستای بهینه‌سازی دسترسی به اطلاعات در دسترس شما وجود دارد، نرم افزار CRM است. CRM یا نرم افزار مدیریت ارتباط با ذی‌نفعان، یک ابزار جامع است که روی سیستم‌های شرکت شما پیاده سازی شده و همه اطلاعات و داده‌های ورودی را در یک بستر واحد گرد‌آوری می‌کند.

CRM مایکروسافت داینامیکس مانند یک شبکه داخلی عمل می‌کند. به این صورت که همه سیستم‌ها را به یک سرور واحد متصل کرده و همه داده‌ها را داخل آن ذخیره می‌کند. با این کار دیگر داده‌های شما پراکنده نخواهند بود و در یک محیط امن ذخیره می‌شوند.

شرکت‌های بزرگ با درک اهمیت IT از سال‌ها قبل اقدام به استفاده از نرم افزارهای یکپارچه کرده‌اند. امروزه بهترین نرم افزار یکپارچه سازی سازمانی در جهان  Microsoft Dynamics 365ce است. کمپانی مایکروسافت در سال 2016 تمامی نرم افزارهای CRM و  ERP خود را در قالب این برنامه عرضه کرد.

کیان پرداز هوشمند این نرم افزار جامع را به بهترین شکل ممکن بر روی سیستم مجموعه شما پیاده سازی می‌کند.

نرم افزار یکپارچه ساز چه کارهایی برای بهبود دسترسی اطلاعات می‌کند؟

اما بهترین ابزار مدیریت دسترسی به اطلاعات دقیقاً چه کارهایی در این زمینه برای شما انجام می‌دهد؟ در زیر سعی می‌کنیم به صورت موردی به مزایای نرم افزار یکپارچه ساز برای بهبود دسترسی به اطلاعات اشاره کنیم:

• با استفاده از داینامیکس 365 همه اطلاعات همه واحدها روی یک سرور واحد ذخیره شده و با خرابی، قفل بودن یا در دسترس نبودن یک سیستم، دسترسی به اطلاعات از بین نمی‌رود. به واسطه استفاده از سرور، شما می‌توانید همواره و در هر ساعتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید.

برای آشنایی بیشتر توصیه می کنیم مقاله CRM با سرور ابری را مطالعه کنید.

• تا زمانی که همه کارکنان بر بستر این نرم افزار جامع کار می‌کنند هیچ سند یا اطلاعاتی مفقود نمی‌شود. چون همه داده‌ها به صورت سیستماتیک روی نرم افزار ذخیره می‌شوند و تمام اسناد همواره موجود خواهند بود.
• داینامیکس 365 یک ابزار هوشمند است که داده‌ها را به صورت منظم و دسته‌بندی شده ذخیره می‌کند. به عنوان مثال تمامی اسناد مربوط به یک فروش را داخل پرونده اختصاصی مشتری ذخیره می‌کند. به همین خاطر با چند کلیک ساده می‌توانید تاریخچه دقیق تمامی تعاملات خود با مشتریان را با ذکر تاریخ و ساعت ببینید.
• مایکروسافت داینامیکس 365 یک شبکه داخلی ایجاد می‌کند. به همین خاطر کارکنان واحدهای مختلف می‌توانند به اطلاعات مختلفی که در اختیار واحدهای دیگر است دسترسی داشته باشند. به عنوان مثال کارشناس فروش در لحظه می‌تواند موجودی انبار را ببینید، یا کارشناس پشتیبانی در لحظه می‌تواند به اطلاعات مشتری که توسط کارشناس فروش داخل پرونده‌اش ثبت شده دسترسی داشته باشد.
• نرم افزار یکپارچه سازی سازمانی به ابزارهای یادآوری خودکار مجهز است که به کارکنان واحدهای مختلف یادآوری می‌کند فعالیت خود را به موقع انجام دهند تا تداخلی در کار واحد دیگر به وجود نیاید. شما می‌توانید با استفاده از این نرم افزار پروژه‌های گروهی خود را به خوبی مدیریت کرده و هماهنگی بین بخش‌های مختلف را بیشتر کنید.
• امکان دسترسی به سرور اطلاعات از راه دور هم وجود دارد. یعنی شما می‌توانید در هنگام سفر یا خارج از ساعت‌های اداری و از منزل نیز به اطلاعات و گزارش‌های مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید.
• داینامیکس 365 می‌تواند با استفاده از قابلیت ذخیره سازی منظم اطلاعات، گزارش‌های دقیقی را در هر لحظه به شما ارائه دهد. شما می‌توانید گزارش‌های مختلف اعم از گزارش تعامل با یک مشتری خاص، گزارش فروش محصول در بازه زمانی، گزارش عملکرد کلی مجموعه نسبت به هدف‌های تعیین شده و غیره را از داینامیکس 365 بگیرید.
• این نرم افزار گزارش‌های دقیقی از نحوه عملکرد هر یک از کارکنان به شما ارائه می‌دهد. بنابراین می‌توانید نظارت بسیار دقیق روی کار هر کارمند داشته باشید و عملکرد آن‌ها را به درستی ارزیابی کنید. کارمندان با آگاهی از نظارت و ارزیابی دقیق شما به صورت اتوماتیک بازدهی خود را افزایش داده و به اصطلاح دیگر از زیر کار در نمی‌روند.
• یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های مدیران این است که دقیقا نمی‌دانند در سازمان آن‌ها چه اتفاقاتی در حال وقوع است. یکی از بارزترین نمودهای این دغدغه ناتوانی در گزارش‌گیری سریع و دقیق از عملکرد مجموعه است. در سیستم‌های غیر هوشمند گرفتن یک گزارش ساده مدت‌ها زمان می‌برد و کارمندان را مجبور می‌کند تا کار خود را متوقف کرده و مشغول تهیه گزارش شوند. اما با استفاده از سیستم داینامیکس 365 تمامی اطلاعات به صورت منظم، طبقه‌بندی شده و فیلتر شده وارد سیستم می‌شوند و مدیران می‌توانند در اسرع وقت، تنها با چند کلیک به هر گزراشی که مایلند دست پیدا کنند.

جمع بندی

دسترسی به اطلاعات یکی از مهم‌ترین پارامترها برای تعیین بازدهی یک مجموعه است و هر چقدر دسترسی به اطلاعات در مجموعه شما بهتر و سریع‌تر باشد، کیفیت خدمات و راندمان کاری مجموعه شما نیز بالاتر می‌رود. اتفاقاتی که مستقیماً روی سودآوری مجموعه و جذب رضایت مشتریان اثرگذارند.

نرم افزار جامع داینامیکس 365 قابلیت‌هایی دارد که دسترسی به اطلاعات را در سریع‌ترین زمان ممکن فراهم می‌کند.