ارزیابی فروش سالانه یکی از مهمترین کارهایی است که به عنوان مدیر یک کسب و کار باید انجام دهید. فرقی ندارد که مجموعه شما چقدر بزرگ یا کوچک است، ارزیابی فروش سالانه میزان موفقیت و شکست شما در سال گذشته را مشخص می کند. خیلی از مجموعه های تجاری بدون ارزیابی درست فروش سالانه تصور می کنند در سال گذشته فروش خوبی داشته اند یا شکست خورده اند. اما وقتی به درستی کار ارزیابی را انجام می دهند با نتایج تعجب آوری روبرو می شوند!
ارزیابی فروش سالانه باید بخشی از استراتژی راهبردی شما باشد. شما باید در کنار ارزیابی های کوتاه مدت، همواره فعالیت های خود را به صورت سالانه هم ارزیابی کنید.
در این مقاله سعی داریم به اهمیت و مراحل ارزیابی فروش سالانه بیشتر بپردازیم. با وبلاگ کیان پرداز هوشمند همراه باشید.
مزیت های ارزیابی فروش سالانه
ارزیابی فروش سالانه چندین مزیت دارد که در زیر به آنها اشاره می کنیم:
- به شما کمک می کند تا فرآیندهای فروش را ساده سازی کنید
- باعث می شود نقاط قوت و ضعف خود را در بخش فروش شناسایی کنید
- فرصت های پیشرفت را برای شما روشن می کند
- به شما نشان می دهد که سرمایه گذاری روی چه بخش ها، خدمات یا محصولاتی اشتباه است
- محبوب ترین و پرفروش ترین کالاها یا خدمات را به شما معرفی می کند
- مسیر برنامه ریزی برای سال آینده را هموارتر و منطقی تر می کند
- به شما کمک می کند تا مشتریان واقعی و فعال خود را بهتر بشناسید و سرمایه گذاری بیشتری روی آنها انجام دهید
- بینش شما از برنامه های راهبردی را افزایش می دهد
- گزارش عملکردی خوبی از فعالیت ها و بازدهی کار کارکنان به دست می دهد
نرم افزار های CRM به عنوان یک سیستم یکپارچه برای مدیریت ارتباط با مشتری، مهمترین ابزاری است که برای ارزیابی فروش سالانه در اختیار شما قرار دارد.
برای آشنایی با کاربردها و مزیت های CRM این مقاله را مطالعه نمایید.
مراحل ارزیابی فروش سالانه
برای اینکه بتوانید ارزیابی درستی از فروش سالانه خود داشته باشید، باید مراحل آن را به صورت منطقی طی کنید. در ادامه به 7 مرحله اصلی و مهمترین نکات ارزیابی فروش سالانه اشاره می کنیم:
1. جنبه های مثبت را در نظر بگیرید
در نرم افزار CRM شاخص ها یا KPIهای مختلفی وجود دارند که با استفاده از آنها می توانید گزارشات متنوعی از ارزیابی عملکرد مجموعه تهیه کنید. ارزیابی فروش سالانه نباید صرفا با نگاه به عملکرد کارکنان انجام شود، بلکه همه اعضای مجموعه از مدیران ارشد گرفته تا کارمندان جزء باید آمادگی پذیرش اشتباهات خود را داشته باشند. قرار نیست تقصیرات را گردن یک نفر بییندازید و او را سرزنش کنید، قرار است ایرادات را بفهمید و آنها را برطرف نمایید. در این راستا هرکس باید مسئولیت کارهای خود را بپذیرد.
اما اگر در ارزیابی فروش سالانه فقط به نقاط منفی توجه کنید، مطمئنا به نتیجه مطلوبی نمی رسید. در این راستا مهم است که ابتدا کار خود را با ارزیابی نقاط مثبت در عملکرد سال گذشته خود شروع کنید. شناسایی نقاط قوت بسیار مهم است، چراکه به شما نشان می دهد بیشتر باید روی کدام جنبه های مجموعه خود تمرکز داشته باشید. شناسایی عملکردهای مثبت به تیمتان انگیزه زیادی می دهد تا نقاط ضعف خود را هم برطرف کنند.
نرم افزار CRM کیان پرداز هوشمند به صورت کامل و با جزئیات گزراش عملکرد تک به تک اعضای مجموعه را به شما نشان می دهد. این گزارش های مستند که در نتیجه کار کردن همه اعضا با سیستم یکپارچه CRM است، کاملا دقیق هستند و می توانند به عنوان مرجعی مطمئن مورد استفاده قرار بگیرند.
2. ارزیابی نقاط ضعف
بعد از پیدا کردن نقاط قوت و نکات مثبتی که در سال گذشته اتفاق افتاده، باید سراغ شناسایی نقاط منفی و ضعف ها بروید. اما به یاد داشته باشید قانون اول این است که کسی قرار نیست سرزنش شود. همه ما مرتکب اشتباه می شویم. خیلی از کارکنان ممکن است سهوا دچار خطاهایی شده باشند، خیلی ها ممکن است نحوه صحیح کار را به خوبی نیاموخته باشند و خیلی های دیگر ممکن است به خاطر ضعف های سیستمی نتوانسته باشند به درستی کار کنند. اما مطمئن باشید هرکس برای نقاط ضعف خود توضحاتی دارد.
بنابراین به دنبال راهکار باشید. از کارمندانی که دچار ضعف بوده اند سوال بپرسید که چرا نتوانسته اند انتظارات را برآروده کنند؟ به دنبال علت باشید تا بتوانید مشکل را حل کرده و سال دیگر با آن روبرو نشوید. شناسایی نقاط ضعف باعث شناسایی نیازمندی های مجموعه می شود.
از طرف دیگر سعی کنید جزئی نگر باشید. مراحل فروش را بخش بندی کرده و هر مرحله را جداگانه ارزیابی کنید.
ببینید که در کدام مراحل از چرخه فروش ضعف دارید، آیا در جذب مشتریان جدید موفق بود اید؟ در حفظ مشتریان ثابت چطور؟ تا چه اندازه توانسته اید نیازهای واقعی مشتریان خود را شناسایی کنید؟ آیا زمان زیادی برای پیگیری و بستن معاملات صرف کرده اید؟ آیا ارتباط اعضای تیم مجموعه شما با یکدیگر، از سرعت کافی برخوردار است؟ و غیره.
شاخص های مختلف CRM می توانند عملکرد شما در هرکدام از این بخش ها را روشن کنند.
برای آشنایی با شاخص های CRM این مطلب را مطالعه نمایید.
3. همه جوانب را بسنجید
جدای از بررسی نقاط قوت و ضعف، ارزیابی فروش سالانه فرصت بسیار خوبی در اختیار شما قرار می دهد تا داده های ارزشمندتری را هم استخراج کنید. برای ارزیابی بازار فروش می توانید سوالات زیر را هم از خود بپرسید:
- بزرگترین دستاورد و موفقیت شما در سال گذشته در چه زمینه ای بوده است؟
- کمترین محصولات یا خدماتی که موفق به فروششان شده اید کدامند؟
- سرعت تبدیل سرنخ های فروش به مشتریان فعال چقدر است؟
- چند درصد از معاملات شما به نتیجه رسیده اند؟
- چند درصد از روند پیگیری مشتری جواب گرفته اید؟
- هزینه جذب مشتری برای شما چقدر تمام شده است؟
پاسخ به این دست سوالات به شما کمک می کند تا بفهمید شانس رسیدن شما به اهدافتان چقدر است. روشن می کند که آیا برای رسیدن به هدف های سال آتی نیازی به تغییر استراتژی های بازاریابی خود دارید یا خیر؟
4. سنجش عملکرد بخش های مختلف
بعد از بررسی ها و ارزیابی های کلی، زمان آن می رسد که به صورت سلسله مراتبی، عملکردهای بخش های مختلف مجموعه را بسنجید و با آنها درمیان بگذارید.
به عنوان مثال در ارزیابی سالانه فروش باید ببینید که میانگین پاسخ کارشناسان واحد پشتیبانی به تماس های دریافتی چقدر بوده است؟ یا اینکه میانگین امتیازات ثبت شده از کیفیت پاسخگویی هر کارشناس چقدر بوده است؟ (نرم افزار CRM مهمترین ابزار برای ثبت بازخورد مشتریان است)
یا اینکه سراغ ارزیابی عملکرد کارکنان واحد فروش بروید. ببینید که چند درصد از تماس های خروجی یا دریافتی به بستن معامله ختم شده اند؟ تعداد تماس های دریافتی یا خروجی چقدر بوده است؟
ارزیابی هرکدام از بخش های شرکت برای شما روشن می کند که کدام واحدها عملکرد مثبتی دارند و کدامیک دچار ضعف هستند. با اینکار می توانید به صورت جزئی ضعف های هر واحد را به شکل جداگانه برطرف کنید.
5. بپرسید “چرا؟”
بعد از پذیرش ضعف ها و قوت ها، حالا وقت آن است که به دنبال راهکار باشید. اگر دلیل اصلی شکست ها و موفقیت های خود را ندانید، در آینده شکست ها را تکرار خواهید کرد و موفقیت ها را از دست خواهید داد. پس “چرایی” امور را بررسی کنید.
به مثال های زیر توجه کنید:
- چندین نفر از مشتریان بالقوه پیشنهادات خرید مجموعه را رد کرده اند > چون کارشناسان نتوانسته اند به خوبی خدمات و محصولات مجموعه را برای مشتری توضیح دهند.
- نتوانستیم اعتماد مشتریان را جلب کنیم > چون نیاز های مشتریان را به خوبی درک نکردیم.
- بیش از اندازه تخفیف دادیم > چون سیاست هایمان برای جذب مشتری اشتباه بود.
- یک یا چند بازار هدف را از دست دادیم > چون نتوانستیم برنامه های بازاریابی درستی متناسب با آنها داشته باشیم.
نکته : غرور را کنار بگذارید. در بسیاری از مواقع خود کارکنان علت شکست های شما را بهتر از خودتان می دانند، چون مستقیم درگیر روند بوده اند. پس به حرف هایشان گوش کنید.
6. تثبیت آموخته ها
در جلسه ارزیابی فروش سالانه در کنار کارکنان، موفقیت ها و شکست های خود در سال گذشته را روی یک تخته بزرگ بنویسید. پس از تحلیل دقیق علت این موفقیت ها و شکست ها، سعی کنید فرمول هایی که از آنها جواب گرفته اید را با همه کارمندان در میان بگذارید تا همه آن را بیاموزند.
همچنین فهرست ضعف های عملکردی را به نیز با همه به اشتراک بگذارید تا دیگران آنها را تکرار نکنند. این آموزش همگانی بسیار مهم است. کارکنان و حتی مدیران باید از اشتباهات و تصمیمات درست خود به خوبی درس بگیرند و بتوانند در سال آتی روند بهتری را طی کنند.
بعد از شناخت نیازهای مجموعه، برنامه های منظمی برای آموزش کارکنان در نظر بگیرید و مطمئن شوید که حرف ها و آموزش های شما را فهمیده اند و به آن عمل می کنند.
گاهی از اوقات ایجاد تغییراتی روی سیستم CRM و اصلاح آن می تواند کمک زیادی در اصلاح برنامه های فروش برای سال آتی داشته باشد.
کیان پرداز هوشمند، علاوه بر نصب و راه اندازی نرم افزار سی آر ام، می تواند سیستم های CRM از پیش نصب شده را نیز به دلخواه شما ارتقا و تغییر دهد. با ما تماس بگیرید.
7. برنامه ریزی برای آینده
پس از ارزیابی فروش سالانه ، شناخت نقاط ضعف و قوت، شنایی علت شکست ها و موفقیت ها و ارزیابی عملکرد واحدهای مختلف، زمان آن می رسد که برنامه و استراتژی بهتری برای سال آینده خود تعریف کنید. در این مرحله باید بتوانید متناسب با ظرفیت ها خود، هدف های معقولی را تعیین کرده و استراتژی های مناسبی را برای دست یافت به آنها طراحی کنید.
یکی از قابلیت های جذاب CRM این است که به شما نشان می دهد با توجه به ظرفیت های کنونی امکان دست یافتن به هدف های تعیین شده در بازه زمانی مورد نظر را دارید یا خیر.
جمع بندی
ارزیابی فروش سالانه از جمله مهمترین کارهایی است که هر مجموعه تجاری باید آن را انجام دهد. با ارزیابی فروش سالانه می توانید نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کرده و علت شکست ها و موفقیت ها را بررسی کنید. اینکار به شما اجازه می دهد تا استراتژی های راهبردی خود را اصلاح کرده و در مسیر پیشرفت و سودآوری بیشتر قدم بردارید. ارزیابی فروش سالانه باعث رشد مجموعه شما خواهد شد. بهترین و عملا تنها ابزاری هم که برای ارزیابی دقیق فروش سالانه در اختیار شما قرار دارد، نرم افزار CRM است.
