همیشه به یاد داشته باشید که این انسان‌ها هستند که یک شرکت را تشکیل داده‌اند. به همین خاطر HRM یا مدیریت منابع انسانی در هر سازمانی از اهمیتی ویژه برخوردار است. خیلی از مدیران ناآگاه تصور می‌کنند که HRM یک‌جور خدمات اجباری برای کارمندان است و در راستای حمایت از حقوق کارکنان انجام می‌شود و در نهایت هیچ سودی برایشان ندارد. در حالی که مدیران خبره به خوبی از اهمیت HRM و نقش بسزای آن در افزایش سودآوری شرکت آگاه هستند.
مدیریت منابع انسانی یکی از اساسی‌ترین بخش‌هایی است که در هنگام مدیریت یک مجموعه باید به آن رسیدگی کنید. شرکت‌هایی که از واحد HRM خوبی برخوردارند از رقبا موفق‌تر بوده و بازدهی بسیار بالاتری دارند. اما سؤال اصلی اینجاست که چگونه می‌توان به بهترین شکل ممکن به مدیریت منابع انسانی در شرکت پرداخت؟ چه ابزارهایی وجود دارند که در این زمینه به ما کمک می‌کنند؟
در این مقاله از کیان پرداز هوشمند قصد داریم به تشریح نقش نرم افزار یکپارچه‌ساز داینامیکس 365 در کنترل و مدیریت منابع انسانی بپردازیم. با ما همراه باشید.
مدیریت منابع انسانی (HRM) چیست؟
برای درک بهتر نقش داینامیکس 365 در مدیریت منابع انسانی، ابتدا باید ببینیم که “مدیریت منابع انسانی” چیست؟
HRM واحدی است که وظیفه مدیریت تمامی امور مربوط به کارکنان، استراتژی‌ها و برنامه‌های کاری آنان را بر عهده دارد. از جذب کارکنان جدید گرفته تا نگهداری و حتی مدیریت خروج کارکنان از مجموعه نیز با واحد HRM است.
متأسفانه در برخی از سازمان‌ها وظایف HRM تنها به استخدام و ارزیابی نیروهای جدید محدود شده که این یک اشتباه بزرگ است. واحد مدیریت منابع انسانی در واقع بازوی اجرایی شما برای مدیریت فعالیت‌های کارکنان تمامی واحدها بوده و وظیفه اصلی آن بالا بردن راندمان کاری مجموعه با افزایش رضایت و کیفیت کار کارمندان است.
وظایف مدیریت منابع انسانی چیست؟
اصلی‌ترین وظایف واحد مدیریت منابع انسانی عبارتند از:
. استخدام نیروی جدید
جذب و استخدام نیروهای جدید یکی از حساس‌ترین و سخت‌ترین وظایف واحد مدیریت منابع انسانی است. چرا که این واحد باید صدها رزومه و نمونه کار را بررسی کرده و بر اساس معیارهای مورد نیاز شرکت چند نفر را انتخاب کند. سپس با آن‌ها مصاحبه نموده و پس از ارزیابی اولیه آنان را استخدام کند.
واحدهای HRM حرفه‌ای برای استخدام نیروهای جدید از ابزارهای هوشمند و فرم‌های آماده استفاده می‌کنند. استفاده از فرم‌های آماده و استاندارد باعث می‌شود تا بتوانند متقاضیان استخدام را بر اساس ویژگی‌های مورد نظر فیلتر کنند. مثلاً تنها کسانی را قبول کنند که زبان انگلیسی آن‌ها قوی بوده و بالای 5 سال سابقه کار دارند.
یا اینکه می‌توانند برای هر کدام از بخش‌های فرم استخدام یک امتیاز در نظر بگیرند و بر اساس مجموع امتیازات گزینه‌های مورد نظر خود را دست‌چین کنند.
شما می‌توانید با استفاده از CRM مایکروسافت داینامیکس فرآیند ارزیابی فرم‌های درخواست استخدام را آسان‌تر و سریع‌تر کنید.
. ارزیابی عملکرد کارمندان
ارزیابی صحیح و دقیق عملکرد کارکنان در سازمان بسیار مهم است. کارکنان مجموعه شما نباید احساس کنند که یک نوع بی‌عدالتی در سازمان وجود دارد و برخی بیشتر از حقشان دریافت می‌کنند و برخی کمتر. اگر این حس عدالت در سازمان وجود نداشته باشد، کارکنان انگیزه‌ای برای تلاش کردن نخواهند داشت و محیط کار مسموم می‌شود.
برای اینکه جلوی این اتفاق فاجعه بار را بگیرید، منابع انسانی باید بتواند با ساز و کارهای مشخص و معینی به خوبی عملکرد واقعی همه کارکنان را ارزیابی کند. با این کار همه کارمندان مطمئن هستند که مجموعه روی کار همه آن‌ها نظارت داشته و هر کس واقعاً به اندازه کاری که می‌کند مزد می‌گیرد.
ابزارهای نظارتی مایکروسافت داینامیکس 365 در این راستا بیشترین کمک را به مدیران واحد HRM می‌کنند. چرا که با ایجاد بستری واحد همه فعالیت‌های کارکنان را یکپارچه کرده و گزارش‌های دقیق و جزئی از عملکرد هر یک از کارمندان ارائه می‌کند.
. مشخص کردن مسیر پیشرفت کارکنان
انگیزه برای پیشرفت یکی از بزرگ‌ترین نیروهای محرکه برای کارمندان است. اگر کارمند مطمئن نباشد که جای پیشرفت در کارش را دارد، هرگز تن به کارمندی نمی‌دهد. از این رو ساختن و هموار کردن این مسیر پیشرفت برای کارکنان یکی از اصلی‌ترین وظایف همه سازمان‌ها به شمار می‌رود.
مجموعه‌های کوچک اغلب به واسطه اینکه نسبت به آینده خود اطمینان ندارند، معمولاً به فکر پیشرفت کارکنان خود نیستند. اما سازمان‌های بزرگ‌تر و با سابقه‌تر به اهمیت این موضوع پی برده‌اند.
مشخص کردن مسیر پیشرفت و هموار کردن این راه به خصوص وظیفه واحد مدیریت منابع انسانی است. HRM موظف است مسیر پیشرفت هر یک از کارکنان را به آنان نشان داده و در این راه حامی و همراه آن‌ها باشد.
برای اینکه بتوانید مسیر پیشرفت یک نفر را مشخص کنید، باید از نحوه عملکرد، ضعف‌ها، قوت‌ها و دستاوردهایش آگاهی داشته باشید. گزارش‌های تحلیلی داینامیکس 365 از عملکرد کارکنان این اطلاعات را در اختیار واحد مدیریت منابع انسانی قرار می‌دهد تا بتوانند به خوبی مسیر پیشرفت هریک از کارکنان را تعیین کنند.
. مدیریت آموزش
در دنیای امروز که همه چیز به سرعت در حال پیشرفت است، آموزش به یکی از مهم‌ترین اصول هر کسب و کاری تبدیل شده است. امروزه هر شرکت و سازمانی ساز و کار مخصوص خودش را دارد، با سیستم شخصی خودش کار می‌کند، سبک کاری متفاوتی دارد و غیره.
این موضوع در نتیجه شکل گرفتن مفهومی به نام هویت سازمانی و استفاده از تکنولوژی‌های مدرن است. به عنوان مثال هر روز دستگاه‌های جدیدی وارد کار می‌شوند که کارکنان باید نحوه کار کردن با آنان را بیاموزند.
یکی از وظایف واحد HRM آموزش دادن این موارد به نیروهای تازه استخدامی است. همچنین در صورت ورود دستگاه یا ساز و کاری جدید در مجموعه، باید آن را به کارکنان فعلی هم آموزش دهد.
این آموزش‌ها می‌توانند شامل استفاده از نرم‌افزارهای جدید، استفاده از دستگاه‌های جدید، متدهای بازاریابی جدید، متدهای ارتباط با مشتری جدید، نحوه نظرسنجی از مشتریان و غیره باشند.
کیان پرداز هوشمند از معدود شرکت‌هایی است که پس از نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار CRM داینامیکس 365 روی سیستم شرکت شما کار آموزش نحوه استفاده از آن را نیز به مدیران و کارکنان شما انجام می‌دهد.
. حفظ نیروهای کار
این یک واقعیت است که استعفا و از دست دادن نیروهای کار برای شرکت شما هزینه به همراه دارد. اول از همه اینکه شما برای آموزش نیروهای کار خود وقت و هزینه صرف کرده‌اید. کارکنان فعلی مجموعه شما را به خوبی می‌شناسند و با ساز و کار آن آشنا هستند، اما نیروهای جدید حداقل به دو ماه زمان نیاز دارند تا در مجموعه جا بیفتند.
از همین رو حفظ و نگهداری از نیروهای کار یکی از اولویت‌های هر کسب و کار است. وظیفه واحد مدیریت منابع انسانی این است که مطمئن شود همه کارکنان از وضعیت کاری مجموعه رضایت کامل دارند. این رضایت یعنی فضای شغلی که ایجاد کرده‌اید سالم است، آدم‌ها انگیزه پیشرفت دارند و بازدهی نیروهای کار شما بالاست.
با ساز و کارهایی که واحد HRM از طریق نرم‌افزار CRM پیاده سازی می‌کند کارکنان به مجموعه شما وفادار مانده و از جان و دل برای شرکت کار می‌کنند. اگر کارمند از همکاری با شما رضایت داشته باشد حتی در صورت دریافت پیشنهاد بهتر مالی از طرف یک شرکت دیگر هم شما را رها نمی‌کند.
. مدیریت خروج کارکنان
مدیران حرفه‌ای می‌دانند که مصاحبه کارکنان تنها در هنگام استخدام ضرورت ندارد، بلکه در هنگام خروج آنان از مجموعه نیز باید با آن‌ها مصاحبه شود. نیروهایی که قصد خروج از مجموعه شما را دارند یک منبع اطلاعاتی فوق‌العاده هستند که تعهدی به سازمان شما نداشته و می‌توانند تمام ضعف‌ها و قوت‌های شما را بازگو کنند.
برگزاری این مصاحبه نیز با واحد مدیریت نیروهای انسانی است.
نقش داینامیکس 365 در مدیریت منابع انسانی
در بالا سعی کردیم با معرفی از هر مورد وظایف HRM به نقش کمک کننده داینامیکس 365 در آن نیز اشاره کنیم.
نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری داینامیکس 365 یک نرم‌افزار یکپارچه‌ساز سازمانی است که تمام فعالیت‌ها و داده‌های مجموعه شما در یک بستر واحد جمع‌آوری می‌کند.
نقش داینامیکس 365 در واحد مدیریت منابع انسانی بسیار مهم است. چراکه واحد HRM می‌تواند با استفاده از این نرم‌افزار تمامی داده‌های مورد نیاز خود در راستای نحوه عملکرد کارکنان و روابط آن‌ها با سازمان را جمع‌آوری کرده و از این طریق با چشمانی باز به وظایف خود رسیدگی کند.
اطلاعاتی که واحد مدیریت منابع انسانی از این نرم افزار دریافت می‌کند شامل سوابق کاری، توانمندی‌ها، ارتباطات، آموزش و توسعه، عملکرد و تجربیات کارمندان می‌شود.
با استفاده از نرم‌افزار داینامیکس 365 واحد منابع انسانی می‌تواند نیازها و ظرفیت‌های کارکنان مجموعه را شناسایی کرده و برنامه‌های توسعه شغلی مناسبی را متناسب با این داده‌های طرح ریزی کند. Dyanamics 365 همچنین سرعت و دقت عمل HRM را بالاتر برده و باعث بهبود فرآیندهای کاری می‌شود.
این نرم افزار جامع به منابع انسانی کمک می‌کند تا بتواند با یک مدیریت اصولی و حساب شده، به حداکثر بازدهی از سرمایه‌های انسانی دست پیدا کند و به پیشرفت و توسعه مجموعه کمک کند.
کارهایی که داینامیکس 365 برای مدیریت منابع انسانی انجام می‌دهد عبارتند از:
- بهبود ارتباطات داخلی و خارجی مجموعه
- اتوماسیون جذب و انتخاب کارکنان
- جمع آوری دقیق داده از عملکرد کارمندان
- مدیریت برنامه‌های آموزشی
- ارتقای تجربه کارمندان
- بالا بردن هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان
- بهینه سازی فرآیندهای کاری از طریق اتوماسیون هوشمند
- ایجاد روابط کاری سالم بین کارمندان
- پیش‌بینی نیازها و ظرفیت‌های کارمندان
- ارتقای رضایت شغلی و وفاداری کارکنان به مجموعه
جمع بندی
مدیریت منابع انسانی یکی از مهم‌ترین واحدهایی است که در هر سازمانی باید وجود داشته باشد. واحد HRM می‌تواند با استفاده از ابزارهای داینامیکس 365 ارزیابی بهتری از عملکرد کارکنان داشته باشد و بتواند با استفاده از داده‌های دقیقی که به دست می‌آورد، عدالت سازمان را بهتر پیاده‌سازی کند.
با این کار نه تنها رضایت و انگیزه کارکنان بیشتر می‌شود، بلکه سطح وفاداری و بازدهی آنان نیز به شکل قابل توجهی افزایش پیدا می‌یابد.
