همانطور که در سایر مقالات کیان پرداز هوشمند بارها اشاره کرده‌ایم، نرم افزار CRM به نصب نیاز ندارد، بلکه باید پیاده سازی شود. پیاده سازی CRM یک امر تخصصی است که پیش نیازهای زیادی دارد و باید توسط متخصصان حوزه فناوری اطلاعات که با مدل‌های کسب و کار نیز آشنایی دارند صورت بگیرد. اجرای CRM باید به شکل صحیح انجام بگیرد چون در غیر اینصورت سی آر ام عملاً کارایی خاصی برای شما نخواهد داشت.
قبل از هر چیز توصیه می‌کنیم مقاله اشتباهات رایج در پیاده سازی CRM را مطالعه کنید.
یکی از ضرورت‌های کلیدی برای اجرای CRM شناخت نیازها و ظرفیت‌هاست. اگر سایر مطالب ما را نگاه کنید متوجه می‌شوید که همیشه می گوییم اجرای سی آر ام همواره باید متناسب با نیازها و ظرفیت‌های شرکت انجام بگیرد اما چرا؟ بررسی نیازها و ظرفیت‌ها چه لزوم و اهمیتی برای اجرای CRM دارد؟
در این مقاله همراه کیان پرداز هوشمند باشید تا اهمیت ارزیابی نیازها و ظرفیت‌های شرکت جهت پیاده سازی و اجرای CRM آشنا شوید.
CRM چیست؟
ابتدا بهتر است برای آن دسته از افراد که با مفهوم CRM ناآشنا هستند توضیح بسیار خلاصه‌ای در خصوص این نرم افزار بدهیم.
CRM مخفف Customer Relationship Management به معنای نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری است. CRM یک نرم افزار یکپارچه سازمانی است که علاوه بر بهبود ارتباطات کارشناسان فروش، بازاریابی و پشتیبانی با مشتریان، باعث می‌شود تا سازو کارهای اداری و ارتباط‌های درون مجموعه نیز بهبود پیدا کنند.
با CRM دیگر هیچ سند یا فاکتوری گم نمی‌شود و همه اطلاعات در لحظه قابل دسترسی هستند (حتی از راه دور). CRM کانال‌های ارتباطی داخلی بین کارمندان واحدهای مختلف را بهبود می‌دهد تا انتقال اطلاعات یا جابجایی اسناد مورد زحمت و زمان زیادی نبرد.
همچنین با CRM می‌توانید روابط بین شرکای تجاری خود را نیز بهبود بخشیده و نظم عملکرد سازمان را به صورت کلی بالاتر ببرید. CRM با برقراری این نظم یکپارچه سازمانی و یکدست کردن جریان ورودی داده‌های مورد نیاز می‌تواند ابزارهای بیشماری برای نظارت بر کار کارمندان، ارزیابی و پیش بینی فروش در آینده، ایجاد ارتباطی صمیمانه و اعتماد سازی با مشتریان و غیره را در اختیار شما قرار دهید.
برای آشنایی بیشتر با کاربردهای سی آر ام توصیه می‌کنیم این صفحه را مطالعه کنید.
اهمیت شناخت نیازها و ظرفیت‌ها برای اجرای CRM
برای درک این موضوع بهتر است از در دیگری وارد شویم و یک مثال ملموس‌تر بزنیم.
“فرض کنید که می‌خواهید یک انیمیشن کوتاه درست کنید. اولین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که از روش‌های سنتی استفاده کرده و به صورت دستی فریم به فریم نقاشی کنید و از تک به تک آن‌ها عکس بگیرید تا بالاخره انیمیشن را درست کنید. این روش سنتی گرچه شدنی است اما هم زمان زیادی از شما می‌گیرید و هم به مهارت و تجربه فوق العاده بالایی نیازمند است.”
حال تصور کنید که اکثر شرکت‌های امروزی همچنان با روش‌های سنتی مجموعه خود را اداره کرده و ارتباط با مشتریان را مدیریت می‌کنند!
“طبیعی است که بهتر است از یک نرم افزار کامپیوتری مدرن استفاده کنید. نرم افزاری که ابزارهای ساده و راحتی را برای ساخت انیمیشن در اختیار شما قرار می‌دهد. به عنوان مثال برنامه ادوبی افترافکت را انتخاب می‌کنید.”
ابزار جدیدی که امروزه برای مدیریت ارتباطات درون و برون شرکتی مورد استفاده قرار می‌گیرد، نرم افزار Microsoft Dynamics 365 ce است که کامل‌ترین برنامه CRM موجود در بازار است.
“حال که نرم افزار افتر افکت را انتخاب کرده‌اید بهترین و کامل‌ترین نسخه را خریداری می‌نمایید. ضروری است که کار کردن با افترافکت را بیاموزید چون در غیر اینصورت این نرم افزار هیچ کارایی برای شما نخواهد داشت. اولین چیزی که باید در نظر بگیرید این است که اساساً چه نوع انیمیشنی را قصد دارید طراحی کنید؟ برای این کار به کدامیک از ابزارهای افتر افکت نیازمندید؟ آیا انیمیشن شما دو بعدی است یا سه بعدی؟ می‌خواهید کیفیت رندر آن در حد پخش تلویزیونی باشد یا پخش در شبکه‌های اجتماعی؟”
در هنگام اجرای CRM نیز باید اهداف و نیازهایی که برای رفع آن‌ها نرم افزار را نصب کرده‌اید بشناسید. این کار باعث می‌شود تا با علم و آگاهی بیشتری از قابلیت‌های CRM استفاده کنید و به صورت واقعاً کاربردی از آن بهره ببرید.
“افترافکت ابزارها بسیار زیاد و قابلیت‌های متنوعی دارد. شما باید حتماً نیازها و اهداف خود را از استفاده از این برنامه بدانید تا بتوانید به بهترین شکل از آن بهره بجویید. طبیعی است که افترافکت کارهای حرفه‌ای می‌دانند از کدام ابزار باید در چه شرایطی استفاده شود اما شما یک افترافکت کار حرفه‌ای نیستید و نیازی هم ندارید که باشید. در عوض بهتر است از مشاوره یک فرد حرفه‌ای استفاده کنید.”
برای استفاده از CRM نیازی ندارید یک متخصص حوزه IT باشید بلکه کافیست یک مشاور IT در کنار شما حضور داشته باشد. اصولاً خدمات مشاوره سی آر ام برای همین منظور طراحی شده است. علم شما و پرسنل در استفاده از نرم افزار تنها باید در حد نیازهای مجموعه شما باشد.
“نکته بعدی که حتماً باید به آن توجه داشته باشید بحث تناسب ظرفیت‌ها با نیازهاست. آیا اصولاً سیستم کامپیوتر شما ظرفیت لازم برای اجرای افترافکت را دارد؟ آیا از کارت گرافیک کافی برخوردار هستید؟ آیا سیستم شما به روز است؟ آیا ظرفیت‌های نرم افزاری و سخت افزاری کامپیوتر شما برای ساخت انیمیشن در حدی که می‌خواهید کارایی دارد؟ آیا کامپیوتر شما می‌تواند از انیمیشن‌های سه بعدی رندر بگیرد یا تنها برای ساخت انیمیشن‌های ساده دو بعدی توان دارد؟”
شما همواره باید ظرفیت‌های مجموعه خود را برای پیاده سازی و اجرای CRM در نظر بگیرید. آیا زیرساخت‌های فنی در شرکت و پیش زمینه آموزشی در پرسنل برای استفاده از CRM وجود دارد؟
“شما اساساً یا باید مطابق ظرفیت‌های محدود خود عمل کنید یا ظرفیت‌ها را به سطح خواسته‌های خود برسانید. یعنی یا باید تصمیم بگیرید مطابق با کانفیگ کامپیوتر خود انیمیشن مورد نظر را تغییر دهید یا باید برای ساخت انیمیشنی که مورد نظرتان است، کانفیگ کامپیوتر را بالا ببرید. اساساً خواست و نیاز ما اهمیت بیشتری داشته و ارزش آن را دارد که ظرفیت‌ها را گسترش دهیم. بالا بردن ظرفیت و توان کامپیوتر در آینده نیز امکانات بیشتری را برای انجام کارهای دیگر در اختیار شما قرار می‌دهد.”
CRM نرم افزاری است که دیر یا زود به آن احتیاج پیدا می‌کنید. بنابراین اگر ظرفیت‌های لازم برای پیاده سازی آن را ندارید بهتر است فراهم کنید تا بتوانید از قابلیت‌های سی آر ام استفاده نمایید. زیرساخت‌های سخت افزاری و نرم افزاری، تخصیص سرورهای فیزیکی یا ابری و مهم‌تر از هرچیزی آموزش‌های لازم برای جا انداختن فرهنگ سازمانی از ضروری‌ترین ظرفیت‌های لازم برای اجرای CRM هستند.
جمع بندی
کیان پرداز هوشمند نرم افزار سی آر ام را مطابق نیازها و ظرفیت‌های شما پیاده سازی می‌کند. در مثال بالا سعی کردیم منظورمان از این نیازها و ظرفیت‌ها را توضیح دهیم. امیدواریم این مطلب برای شما مفید بوده باشد.
