OMS یا سیستم مدیریت سفارشات

OMS یا Order management system به شما کمک می ‌کند تا بخش ‌های کلیدی در فرآیند های خرید/ تحویل سفارش را به خوبی سازماندهی کرده و آنها را اتوماتیک کنید. در سیستم OMS پس از ثبت سفارش و انتخاب روش تحویل، یک فرآیند خودکار آغاز می شود. کالا چه از نزدیک‌ترین مکان برای خریدار ارسال شود، چه مستقیما در فروشگاه به مشتری تحویل داده شود، پلتفرم های او‌ام‌اس به انجام هرچه سریعتر سفارش‌ ها کمک می ‌کند. این سیستم همچنین به شما کمک می ‌کند تا سطح موجودی کالا را کنترل کرده و از انبار شدن سفارش‌ های عقب افتاده اجتناب کنید. او‌ام‌اس حتی در مدیریت سایر مراحل چرخه عمر مشتری نیز برای مشا مفید خواهد بود. این سیستم کارمندان و مشتریان شما را قادر می سازد تا روند ثبت و ارسال هر سفارش را از ابتدا تا انتها مشاهده و پیگیری کنند. OMS همچنین به شما کمک می کند تا عملکرد کلی روند سفارشات را تحلیل کنید.

قدرتمندترین پلتفرم‌ های او‌ام‌اس می ‌توانند با استناد به شاخص های مختلف (KPI) گزارش های تحلیلی دقیقی از عملکرد خرده فروشان و توزیع کنندگان در اختیار شما قرار دهند.  به عنوان مثال، با پلتفرم‌ های پیشرفته OMS، می‌توانید زمان تکمیل سفارش، هزینه ‌های مربوط به فرآیندهایی همچون تحویل از انبار، بسته‌بندی و حمل و نقل و حتی نقص محصول و نرخ عودت را پیگیری کنید. نظارت بر این شاخص ‌ها و سایر KPIها اولین گام برای شناسایی ناکارآمدی‌های سیستم ثبت و تحویل سفارش و تدوین برنامه ‌ای منظم برای رفع آنهاست.

در این مقاله قصد داریم بیشتر مورد سیستم مدیریت سفارشات OMS با شما صحبت کنیم. اگر مایلید با یکی دیگر از بهترین ابزارهای IT برای مدیریت هرچه بهتر کسب و کار آشنا شوید، بهتر است با وبلاگ کیان پرداز هوشمند همراه باشید.

OMS چیست؟

دریافت، ردیابی و انجام سفارشات از طریق دو یا چند کانال می تواند برای خرده فروشان چالش برانگیز باشد. و مشتریان امروزی بیشتر از همیشه از کسب و کارها انتظار انعطاف پذیری در دریافت سفارشات دارند. برخی ممکن است بخواهند کالای مورد نیازشان را مستقیما از فروشگاه تحویل بگیرند، و برخی دیگر ممکن است بخواهند سفارششان را درب منزل تحویل بگیرند. اگر از سیستم ‌های مختلف برای هریک از کانال های فروش استفاده می‌کنید، مدیریت درخواست‌های ورودی از کانال های مختلف مانند وب‌سایت، اپلیکیشن، شبکه اجتماعی یا داخل فروشگاه، می ‌تواند به یک دردسر بزرگ تبدیل شود. در عوض، بهره برداری از یک سیستم مدیریت سفارش جامع می ‌تواند تمامی آن کانال‌ها را جمع‌آوری کرده و یک پورتال واحد برای همه ثبت و پیگیری همه سفارش‌ها فراهم کند. علاوه بر این، کسب و کارهایی که فقط به صورت آنلاین فعالیت می کنند نیز می توانند استفاده بسیار زیادی از این سیستم ببرند.

سیستم‌های پیشرفته OMS از طریق پلتفرم‌ های برنامه‌ ریزی منابع سازمانی (ERP) با سایر حوزه‌ های کسب‌وکار شما، مانند زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یکپارچه می‌ شوند. این ابزارهای ERP ماژول های مختلف را از سراسر شرکت شما در یک اکوسیستم دیجیتال جمع آوری می کنند و باعث می شوند تا بینش بیشتری نسبت به همه چیز، از سطح موجودی کالاها گرفته تا سلامت مالی مجموعه و غیره به دست بیاورید.

برای آشنایی با ویژگی های نرم افزار CRM کیان پرداز هوشمند به این صفحه مراجعه کنید.

اهمیت سیستم OMS

سیستم او‌ام‌اس می تواند کارایی فرآیند مدیریت سفارشات شما را افزایش داده و بسیاری از مراحلی را که قبلاً به فرآیندهای دستی نیاز داشتند، خودکار کند. از آنجایی که این امر توانایی شرکت را برای پردازش کارآمد و سریع سفارشات بهبود می بخشد، OMS مستقیما روی افزایش سطح رضایت مشتری اثرگذار است و گردش مالی و سودآوری شما را افزایش می دهد.

با وجود افزایش چشمگیر سرعت رشد تجارت های الکترونیک، او‌ام‌اس به دو دلیل اهمیت فزاینده ای پیدا کرده است. اول از همه اینکه به شما کمک می کند تا انتظارات مشتریان را برآورده کنید و در زمینه دریافت سفارش، نحوه تحویل، ارسال و عودت محصولات انعطاف پذیر باشید.

دوم اینکه سیستم OMS از مدیریت سفارشات توزیع شده نیز پشتیبانی می کند. به عنوان مثال، با  او‌ام‌اس می‌توانید سفارشاتی که از مکان های های مختلف تأمین می شوند را مدیریت کرده و همچنین روند عودت اقلام مرجوعی از مکان های مختلف را یکپارچه کنید. با یکپارچه سازی روند ارسال و عودت کالا، هزینه ثبت و ارسال سفارشات به شدت کاهش پیدا کرده و مقرون به صرفه تر می شود.

یکی دیگر از مزایای او‌ام‌اس این است که می تواند همراه با گسترش کانال های فروش شرکت شما رشد کند. چراکه ممکن است حجم سفارشات شما یا کانال های ثبت سفارش شما افزایش پیدا کند و به سیستم جامع تری برای مدیریت آنها نیاز پیدا کنید. OMS می تواند تا همیشه همراه شما باشد و تمام نیازهای شما را برطرف کند.

OMS چگونه کار می کند؟

فرآیند OMS با نمایش وعده های قابل انجام (ATP – سفارش هایی که شرکت ظرفیت پذیرش آنها را دارد) آغاز می شود. او‌ام‌اس تمامی موجودی های شما اعم از اقلام موجود در انبار شرکت اصلی، موجودی انبار شرکت های زیر مجموعه و موجودی شرکت همکار را هم به صورت یکپارچه و هم به صورت جداگانه به شما نشان می دهد. با استفاده از این سیستم همواره از تمام موجودی های خود آگاهی خواهید داشت و راحت تر سفارشات را پیگیری خواهید کرد.

در مرحله بعد، OMS از طریق ضبط و اعتبارسنجی روند تحویل سفارش مراحل تکمیل خرید را پیگیری می کند. روند تحویل سفارش نیز شامل ردیابی لحظه به لحظه مراحل بسته بندی، بار زدن، حرکت وسایل حمل بار، تحویل سفارش و ارتباط با مشتری می شود.

یک سیستم OMS کامل، همچنین پس از ثبت سفارش درگاه های پرداخت مختلفی را در اختیار مشتری قرار می دهد که می تواند آسان ترین آنها را برای انجام عملیات پرداخت انتخاب کند. شامل پرداخت نقدی یا اعتباری در فروشگاه، پرداخت نقدی یا اعتباری درب منزل، پرداخت مستقیم از درگاه های آنلاین، پرداخت از داخل اپلیکیشن یا پرداخت با استفاده از شارژ حساب کاربری.

این درگاه های پرداخت برای عودت وجه در صورت مرجوع شدن کالا نیز از طریق او‌ام‌اس در دسترس هستند.

انواع سیستم مدیریت سفارشات OMS

در گذشته، شرکت ها سفارشات را به روش های مختلفی مدیریت می کردند. از ثبت سفارشات به صورت دستی در یک دفتر گرفته تا برنامه کامپیوتری ساده برای پیگیری سفارشات (مانند اکسل). اما سیستم های مدیریت سفارش او‌ام‌اس عملا هوشمند بوده و ساز و کاری بسیار پیچیده تر، کارآمدتر و مفیدتر را در اختیار شما قرار می دهند. نرم افزارهای اختصاصی برای مدیریت ساز کارهای کسب و کار مانند OMS، ERP و CRM عملا بسیاری از فرآیندها را اتوماتیک کرده و امکان ردیابی لحظه ای و مدیریت کامل اسناد و مدارک را برای شما فراهم می کنند. سیستم های مدیریت سفارشات یا OMS اصولا به دو نوع تقسیم می شوند:

·        سیستم های فردی و سازمانی

شرکت‌ها می‌ توانند نرم ‌افزار او‌ام‌اس را در قالب ماژول‌ های جداگانه ای خریداری کنند که با سایر حوزه‌های کسب ‌و کار شما (مانند CRM) ادغام نمی ‌شوند. اما پلتفرم‌ های قوی ‌تر OMS می توانند با ماژول ‌های نرم‌ افزاری دیگر ادغام شوند و همه داده‌ های شما را در یک بستر دیجیتالی واحد یکپارچه کنند. به این ترتیب، داده های سیستم OMS شما با داده های CRM، زنجیره تامین، امور مالی و سایر نرم افزارهای تجاری ادغام و یکپارچه می شود. اینکار نه تنها به اتوماسیون هرچه بیشتر سیستم های مدیریتی شما کمک می کند، بلکه گزارش های جامع تری از تمام فرآیندهای کسب و کار شما در اختیارتان قرار می دهد.

·        OMS های ابری

سیستم‌های او‌ام‌اس می توانند در قالب نرم ‌افزارهایی ارائه شوند که روی سرورهای داخلی نصب می شوند یا روی سرورهای ابری (SaaS) پیاده سازی می شوند. استقرار سیستم های مدیریت سفارشات SaaS سریع ‌تر و آسان ‌تر بوده و می توانید با اتصال به اینترنت از هر جایی و در هر زمانی به آنها دسترسی داشته باشید. ارائه دهنده این نرم افزار نیز پشتیبانی مناسبی از برنامه دارد. او‌ام‌اس های ابری همچنین از طریق دستگاه های مختلفی همچون گوشی، تبلت و کامپیوتر نیز قابل دسترسی هستند.

فواید OMS

تصمیم برای پیاده ‌سازی او‌ام‌اس اغلب شرکت‌ ها را مجبور می کند تا زنجیره‌ های تامین خود را مجددا بررسی کرده و نقاط ضعف آنها را پیدا کنند. گاهی اوقات، همین تجزیه و تحلیل ابتدایی به تنهایی منجر به بهینه سازی زنجیره تأمین می شود. از دیگر مزایای OMS می توان به بهینه سازی عملکرد شرکت در تمام کانال های فروش، کاهش هزینه های نیروی کار، بهبود فروش و افزایش حاشیه سود اشاره کرد. در ادامه به سایر مزیت ها و فواید OMS اشاره می کنیم:

·        بهینه سازی مدیریت موجودی

OMS به شما کمک می کند تا سطح موجودی انبارهای خود را بهینه کنید تا ضمن به حداقل رساندن موجودی اضافی، به خوبی تقاضای مشتریان را نیز برآورده نمایید. اگر از موجودی شرکت خود در انبارهای مختلف آگاهی مناسبی نداشته باشید، بسیاری از فرصت های فروش را از دست خواهید داد. او‌ام‌اس با کمک به مدیریت موجودی انبارهای پراکنده می تواند علاوه بر افزایش گردش پول، باعث بالا رفتن سطح رضایت مشتریان و و وفاداری آنان نیز بشود.

·        کاهش اطلاعات ورودی

او‌ام‌اس می‌تواند با حذف فرآیندها و داده های تکراری، حجم اطلاعات ورودی را کاهش داده و از طریق شانس بروز اشتباه در روند پیگیری سفارشات را کاهش دهد.

·        مشاهده پذیری

با استفاده از او‌ام‌اس همه افراد حاضر در سیستم کسب و کار شرکت شما می توانند وضعیت ثبت و تحویل سفارشات را پیگیری کنند. این کار کیفیت ارائه خدمات به مشتریان را افزایش می دهد.

·        تحلیل

داشبوردهای او‌ام‌اس می توانند با نمایش الگوهای فروش فرآیند تصمیم گیری در مورد آینده کسب و کار را تسهیل کنند. ردیابی شاخص های این سیستم می تواند کمک زیادی به پیش بینی فروش و مدیریت موجودی بکند.

چالش های OMS

دقت داشته باشید که همه نرم افزارهای OMS یکسان نیستند. حتی پیشرفته ترین نرم افزارهای او‌ام‌اس نیز ایرادات خاص خودشان را دارند. در ادامه به مهمترین چالش های انتخاب یک نرم افزار او‌ام‌اس خوب اشاره می کنیم:

·        یکپارچه ناپذیری

بیشتری استفاده از پلتفرم های او‌ام‌اس را زمانی می توان برد که با سیار سیستم های شرکتی شما یکپارچه شده باشند. به عنوان مثال اگر او‌ام‌اس با سی‌آر‌ام، برنامه مدیریت مالی، برنامه های مدیریت زنجیره تأمین و غیره یکپارچه نشود، مهمترین ویژگی های آن را از دست خواهید داد.

·        بی بهره بودن از بسیاری قابلیت ها

رابط کاربری یک نرم افزار او‌ام‌اس خوب باید ساده و واضح باشد و اطلاعاتی که کاربر به آنها نیاز دارد را به سرعت در اختیارش قرار دهد.

یکی دیگر از قابلیت های مهم او‌ام‌اس توان ارائه گزارش های تحلیلی است که درک و فهم آنها ساده باشد. گزارش های او‌ام‌اس باید به گونه ای باشند که کاربر با یک نگاه به شاخص مورد نظر بتواند داده مورد نظرش را از آن دریافت کند. همچنین امکان پیگیری سابقه سفارش ها نیز باید در آن وجود داشته باشد.

سایر ویژگی‌هایی که باید به آن توجه داشت عبارتند از قابلیت ادغام با POS، تیم پشتیبانی مشتری و امکان تریاژ سفارش ‌ها برای حمل و نقل و تحویل در فروشگاه.

·        عدم پیکربندی

نرم افزار او‌ام‌اس باید به گونه ای باشد که امکان پیکربندی و سفارشی سازی آن وجود داشته باشد. به عنوان شما باید بتوانید برای تک به تک کاربران سطح دسترسی تعیین کنید. همچنین ساز و کار هر مجموعه با مجموعه دیگر تفاوت دارد، بنابراین ممکن است پیکربندی OMS آن شرکت نیز با دیگری تفاوت داشته باشد. به همین خاطر سعی کنید سراغ نرم افزاری بروید که امکان سفارشی سازی و پیکربندی آن وجود داشته باشد.

قابلیت های OMS

سیستم مدیریت سفارشات چه ویژگی هایی دارد؟ یک نرم افزار او‌ام‌اس معمولا از پنج حوزه اصلی در فرآیند مدیریت سفارشات پشتیبانی می کند. فرآِندهایی که عبارتند از:

·        کانال های فروش

OMS اطلاعات را از تمام نقاط فروش، از جمله کانال های آنلاین، درون فروشگاهی و مرکز تماس دریافت کرده و آنها را باهم ادغام می کند. برخی از نرم افزارها همچنین از پذیرش سفارش از مناطق مختلف جهان و چندین واحد ارزی پشتیبانی می کنند.

·        پشتیبانی از فروش

با استفاده از او‌ام‌اس اطلاعات محصول و گزارش در دسترس بودن آن در لحظه برای مشتریان و کارمندان شما، از جمله تیم فروش، به روز می شود. او‌ام‌اس همچنین از فرآیندهای مرجوعی و عودت وجه نیز پشتیبانی می کند.

·        پایگاه داده های مشتری

او‌ام‌اس نیز مانند CRM می تواند پرونده ای از سوابق تراکنش و خرید مشتریان ایجاد کند. کارمندان واحد فروش و پشتیبانی نیز می توانند از اطلاعات ثبت شده در این پرونده ها برای بهبود کیفیت ارائه خدمات و افزایش فروش استفاده کنند.

·        مدیریت موجودی

علاوه بر ارائه یک نمای تلفیقی از موجودی کالاها، که به مدیریت و ردیابی سطوح موجودی کمک می کند، OMS شامل الگوریتم های خاصی برای مدیریت موجودی است که تأمین سفارشات مختلف را به انبارهای مناسب محول می کند و بهترین و نزدیکترین انبارها برای تحویل سفارش را به صورت خودکار شناسایی می نماید.

·        یکپارچه سازی با حسابداری

داده‌ های جمع آوری شده توسط OMS به صورت اتوماتیک به دفتر کل سیستم حسابداری شما و گزارش های مالی فرعی، مانند حساب‌های دریافتی و حساب‌های پرداختی، منتقل می شوند و نیازی به وارد کردن مجدد اطلاعات یا انتقال آن ها طی فرآیندی جداگانه نخواهد بود.

کیان پرداز هوشمند بهترین نرم افزار او‌ام‌اس را به صورت سفارشی سازی شده در اختیار شما شما قرار می دهد. برای نصب و راه اندازی بهترین سیستم های مدیریت سازمانی با کیان پرداز هوشمند تماس بگیرید.

جمع بندی

سیستم مدیریت سفارشات یا OMS جدیدترین و بهترین ابزاری است که می تواند در کنار سایر ابزارهای مدیریت کسب و کار مانند CRM کمک زیادی به اتوماسیون ثبت و پیگیری سفارشات بکند. با استفاده از او‌ام‌اس می توانید تمام کانال های ثبت سفارش را یکپارچه کنید، ردیابی لحظه ای از روند تحویل سفارشات داشته باشید، موجودی انبارهای مختلف را به خوبی مدیریت کنید و گزارش های تحلیلی مناسبی از این فرآیندها در بازه های زمانی مختلف داشته باشید.