کنترل مدیریت چیست و چه مراحلی دارد؟

کنترل مدیریت به معنای نظارت داشتن روی کارهای تیم‌های یک مجموعه است. با کنترل مدیریت می‌توانید عملکرد سازمانی خود را به خوبی ارزیابی کرده و با تعیین میزان‌هایی برای سنجش کیفیت کار کارکنان، نرخ بهره‌وری و راندمان مجموعه خود را افزایش دهید.

کنترل مدیریت یکی از ضروری‌ترین پایه‌های تداوم طول عمر مجموعه تجاری شماست. تنها ابزاری هم که برای این کار در دسترس شما قرار دارد، ابزارهای نرم‌افزاری است. با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی مانند CRM کیان پرداز هوشمند، می‌توانید عملکرد تیم‌های فروش، بازاریابی و پشتیبانی مجموعه خود را با استفاده از شاخص‌های مختلف اندازه‌گیری کرده و نقاط ضعف و قوت سیستم کاری خود را مشخص کنید.

CRM به شما کمک می‌کند تا شاخص‌های کنترل مدیریت را روی سازوکار مجموعه خود پیاده‌سازی کرده و ایرادات ساختاری استراتژی‌های خود را برطرف نمایید.

در این مقاله از کیان پرداز هوشمند به سازوکارهای و نرم‌افزار مناسب برای کنترل مدیریت اشاره خواهیم کرد. با ما همراه باشید.

فرآیند کنترل در مدیریت کسب‌وکار چیست؟

کنترل مدیریت فرآیندی است که طی آن مدیران کسب‌وکار عملیات را تنظیم، اندازه‌گیری و اصلاح می‌کنند تا از این طریق بتوانند هزینه‌ها را کنترل و مدیریت نمایند. با استفاده از فرآیندهای کنترل مدیریت، مجموعه‌ها می‌توانند روی تغییرات زنجیره تأمین و تقاضای مشتریان و سایر پارامترها نظارت دائمی داشته باشند.

با استفاده از قابلیت‌های کنترل مدیریت نرم‌افزار سی‌آرام می‌توانید ببینید که آیا استراتژی‌های راهبردی و برنامه‌های شما به خوبی عمل می‌کنند یا خیر. در این صورت اگر شرکت یا مجموعه شما در مسیر صحیح قرار نداشته باشد، می‌توانید آن را اصلاح کنید.

مراحل کنترل مدیریت

بدون کنترل کردن نیروهای کار خود نمی‌توانید به خوبی آن‌ها را مدیریت کنید. کنترل مدیریت به صورت کلی 5 مرحله اساسی دارد که هرکدام از آن‌ها به شما کمک می‌کنند تا فعالیت‌های تجاری خود را به خوبی تنظیم کرده، عملکردش را اندازه‌گیری نموده و ایراداتش را اصلاح کنید. مراحل پنج‌گانه کنترل مدیریت که باعث بهره‌وری هرچه بیشتر از استراتژی‌های صحیح می‌شود عبارتند از:

1.   تنظیم کردن استانداردهای عملکرد

در مرحله اول باید استانداردهای کسب‌وکار خود را تنظیم و مشخص کنید. تمام کارکنان مجموعه شما باید با این استاندارها آشنا باشند و در زمینه پیاده‌سازی صحیح استراتژی‌های طراحی شده توسط شما آموزش دیده باشند. بدون تعیین این استانداردها، عملاً هیچ برنامه مدونی در دست نخواهید داشت.

استانداردهای اولیه هدف‌هایی هستند که به صورت کلی و جزئی به تیم‌ها و افراد مختلف ابلاغ می‌شوند. بدون تنظیم این استانداردها نمی‌توانید در آینده عملکردها را اندازه بگیرید، چراکه هیچ معیاری در دسترس شما نخواهد بود. استانداردهای عملکرد، شاکله اصلی کنترل مدیریت شما هستند.

برای آشنایی بیشتر با سیستم‌های هدف‌گذاری اصولی مقاله OKR چیست را مطالعه کنید.

2.   اندازه‌گیری میزان عملکرد تیم‌های مختلف

بعد از اینکه استانداردهای استراتژی بازاریابی و فروش را طراحی کردید، نوبت به اندازه‌گیری میزان عملکرد تیم‌ها می‌رسد. شما باید از طریق ابزارهای مدیریتی همواره روی عملکرد کلی و جزئی تیم‌های مختلف نظارت داشته باشید تا مجموعه از مسیری که برایش تعیین کرده‌اید خارج نشود.

هرچقدر استاندارهای تعیین شده در مرحله قبلی ملموس‌تر و واضح‌تر باشند، امکان اندازه‌گیری آن‌ها آسان‌تر است. اما به هر حال عملکرد تیم‌ها پارامتر کیفی نیست که بتوان به درستی آن را اندازه گرفت. به همین خاطر سنجش میزان عملکرد مجموعه می‌تواند فرآیند دشواری باشد.

یکی از راهکارهای مناسب برای اندازه‌گیری میزان عملکرد تیم‌ها، این است که نگرش تیم به مدیرشان، روحیه تیمی‌شان، ارتباطات بین اعضا و میزان وفاداری آن‌ها را بسنجید. سنجش این پارامترها را می‌توان با یک پرسشنامه ساده هم انجام داد.

اندازه‌گیری میزان عملکرد تیم‌های مختلف و پایبند بودن آن‌ها به اهداف و استانداردهای تعیین شده توسط شما، باید در دوره‌های منظم سه ماهه صورت بگیرد. ارزیابی‌های فصلی بهترین معیار برای اندازه‌گیری عملکرد و تعیین مسیر حرکت مجموعه هستند.

شما می‌توانید برای کنترل مدیریت، شاخص‌هایی را در نرم‌افزار CRM کیان پرداز هوشمند تعریف کنید.

جهت آشنایی با نکات طلایی برای خرید بهترین نرم‌افزار CRM به این مقاله مراجعه کنید.

3.   مقایسه عملکرد واقعی با عملکرد استاندارد

یکی از مهم‌ترین کارهایی که باید برای کنترل مدیریت انجام دهید، مقایسه کردن عملکردهای واقعی با عملکردهای استانداردی است که قبلاً تعریف کرده‌اید. پس از اندازه‌گیری میزان عملکرد تیم‌های مختلف مجموعه خود، باید آن‌ها را با عملکردهای استانداردی که در این بازه زمانی تعریف کرده بودید بسنجید.

در هنگام تنظیم استاندارهای اولیه، مشخصاً انتظار بازدهی‌های مشخصی طی بازه‌های زمانی معلومی داشته‌اید. در این مرحله از کنترل مدیریت باید ببینید که عملکرد واقعی تیم‌های شما و بازدهی و نتیجه بخشی کار آن‌ها چقدر با معیارهای استاندارد شما تطابق دارد.

این مقایسه می‌تواند نقاط ضعف و قوت را به شما نشان دهد تا در جهت اصلاح آن‌ها عمل کنید. مقایسه این دو عملکرد شاخص انحراف از معیار را برای شما روشن کرده و تصویر واضعی از اختلاف بین انتظارات و واقعیت‌ها ایجاد می‌کند.

نرم‌افزار سی‌آرام کیان پرداز هوشمند به شما امکان می‌دهد تا نقاط کلیدی و هدف‌گذاری های مورد نظر خود را مشخص کنید تا بتوانید به درستی اختلاف بین عملکرد واقعی و عملکرد استاندارد را اندازه بگیرید.

برای آشنایی بیشتر مقاله بهترین نرم‌افزار CRM را معرفی کنید.

4.   تحلیل انحرافات از معیار

بعد از اینکه اختلاف بین عملکردهای واقعی و استاندارد را بررسی کردید و میزان انحراف از معیار را مشخص نمودید، باید دلایل این اختلاف را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید.

به عبارت ساده‌تر باید ببینید که ایراد دقیقاً از کجاست؟

آیا تیمی که انحراف از معیار زیادی دارد، به خاطر آموزش‌های غلط به این نقطه رسیده؟ راندمان کاری آن‌ها چقدر است؟ میزان کار مفید آن‌ها در هفته و در ماه چقدر بوده است؟ آیا به خوبی متوجه استانداردهای شما شده‌اند؟ آیا استراتژی ها و اهداف شما را به خوبی اجرا می‌کنند، اما از آن نتیجه نمی‌گیرند؟

این‌ها همگی مواردی هستند که باید در تحلیل دلایل انحراف از معیار آن‌ها را شناسایی کنید. شناسایی علت اصلی انحراف از معیار مهم‌ترین کلید راهبردی برای حل مشکلات ساختاری مجموعه است.

گاهی از اوقات ممکن است متوجه شوید که استانداردهای کنترل مدیریت شما به خوبی طرح ریزی نشده‌اند و پاسخگوی نیازهای شما نیستند. بنابراین ممکن است نیاز داشته باشید تا آن‌ها را تغییر دهید. گاهی از اوقات هم ایجاد یک تغییر کوچک می‌تواند تأثیرات بسیار بزرگی روی عملکرد مجموعه شما داشته باشد.

نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری کیان پرداز می‌توانید ابزارهای مفیدی جهت تحلیل اتوماتیک عملکرد تیم‌ها در اختیار شما قرار بدهد. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید گزارش‌های مختلفی از عملکرد بخش‌های گوناگون مجموعه دریافت کرده و نمودارهای تحلیلی مناسبی را در بازه‌های زمانی بگیرید.

5.   اصلاحات

حال که به علت اصلی انحراف از معیار هم پی بردید، باید اقدامات مناسب جهت اصلاح نقاط ضعف را انجام دهید. این در نهایت مهم‌ترین مرحله از فرآیند کنترل مدیریت خواهد بود.

یادتان باشد که هرچقدر زودتر ایرادات کوچک را برطرف کنید، از بروز بحران‌های جدی در آینده جلوگیری خواهید کرد. هیچ‌گاه اجازه ندهید که ایرادات و مشکلات ساختاری به یک بحران مدیریتی تبدیل شوند. گاهی اوقات با یک آموزش 10 دقیقه‌ای می‌توانید مشکلات تیم‌های مختلف را حل کرده و راندمان مجموعه خود را بالاتر ببرید.

گاهی از اوقات هم باید استراتژی ها خود را تغییر دهید تا مشکلات عملکرد مجموعه حل شود. حتی ممکن است نیاز به جایگزین کردن نیروهای کار داشته باشید! اما به هر صورت باید بهترین راه حل را انتخاب کرده و ضعف‌های سیستم کسب‌وکار خود را برطرف نمایید.

پس از اصلاح انحراف از معیار نیز دوباره باید کل فرآیند کنترل مدیریت را طی کنید تا ببیند که آیا راه حل شما اثر بخش بوده است یا خیر.

برای آشنایی بیشتر مقاله ای کاش های مدیران کسب‌وکار را مطالعه کنید.

جمع بندی

کنترل مدیریت یک فرآیند کلی است که به شما اجازه می‌دهد نظارت خوبی روی عملکرد تیم‌های مجموعه خود داشته باشید و مسیر حرکت و پیشرفت آن را با آگاهی کامل تنظیم کنید. مدیریت بودن داشتن کنترل امکان‌پذیر نیست و بدون در اختیار داشتن ابزارهایی مانند نرم‌افزار CRM نمی‌توانید کنترلی روی عملکردهای مجموعه داشته باشید.

سؤالات متداول

·         آیا می‌توان از CRM برای نظارت روی عملکرد تمام تیم‌ها استفاده کرد؟ یا فقط تیم فروش؟

شما می‌توانید با نرم‌افزار جامع CRM روی عملکرد تمامی گروه‌ها و تیم‌ها نظارت داشته باشید. اما اصولاً CRM نرم‌افزاری است که برای مدیریت تیم‌هایی طراحی شده، که با مشتریان در ارتباط هستند. نرم‌افزارهای مدیریتی دیگری مانند ERP کیان پرداز هوشمند می‌توانند در این زمینه کمک بیشتری به شما بکنند.

·         بازه‌های زمانی مناسب باری کنترل مدیریت چقدر است؟

شما باید میزان و اثرگذاری عملکرد مجموعه خود را هر ماه، هر سه ماه و هر سال بسنجید. کنترل ماهانه، فصلی و سالانه برای تحلیل درست نتیجه‌ها ضروری است.