راهنمای انتخاب سی آر ام : نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به کارشناسان فروش و تیم‌های بازاریابی کمک می‌کند تا روی تمام تعاملاتی را که با مشتریان بالقوه یا مشتریان بالفعل برقرار می‌کنند کنترل کامل داشته باشند و روند این تعاملات را ردیابی نمایند. بهترین نرم افزار CRM به مدیران اجازه می‌دهد تا گردش کار مجموعه خود را اتوماسیون یا خودکارسازی کرده و مطمئن شوند که به درخواست‌ها و سوالات مشتریان به موقع و به درستی پاسخ داده می‌شود.
این پلتفرم‌ها همچنین تمام داده‌های ارتباطی را یکپارچه می‌کنند تا تیم‌های فروش و بازاریابی بتوانند درک بهتری از جایگاه مشتری در قیف فروش داشته باشند و ارتباط خود با مشتریان را بر این اساس تنظیم کنند. بیشتر نرمافزارهای CRM با برنامه‌های ارتباطی مهم مانند نرم‌افزار بازاریابی ایمیلی، سیستم‌های مرکز تماس تلفنی و نرم‌افزار بازاریابی پیام‌کی ادغام می‌شوند تا ارتباطات با مشتری را یکپارچه‌تر کنند.
در این مقاله قصد داریم تا یک راهنمای انتخاب سی آر ام کاربردی را در اختیار شما قرار دهیم. با وبلاگ کیان پرداز هوشمند همراه باشید.
انتخاب نرم افزار سی آر ام
برای انتخاب سی‌آر‌ام باید 7 مرحله را پشت سر بگذارید و با اطمینان کامل، آن نرم‌افزاری را که به باورتان بهترین است، خریداری کنید. این 7 مرحله، مراحل استاندارد انتخاب و خرید سی‌آر‌ام هستند.
پیش از این در مقاله بهترین نرم‌افزار سی‌آر‌ام به ویژگی‌های برترین برنامه‌های مدیریت ارتباط با مشتری اشاره کرده‌ایم. برای آشنایی بیشتر توصیه می‌کنیم آن مقاله را مطالعه کنید.
مهمترین گام‌ها در راهنمای انتخاب سی آر ام عبارتند از:
1. بودجه خود را مشخص کنید
نرمافزارهای CRM می‌توانند ارزان یا گران باشند. جدای از هزینه پیاده سازی، هزینه نگهداری، لایسنس و غیره نیز می‌توانند در مجموع هزینه‌های سیستم سی‌آر‌ام دخیل باشند. به همین خاطر پیش از هرچیز باید بودجه خود را بسنجید و متناسب با آن گزینه‌های روی میز را دستچین کنید.
2. فهرستی از قابلیت‌های مورد نیاز خود تهیه کنید
ابزارها و عملکردها حتی در ابتدایی ترین سیستم‌های CRM می‌توانند بسیار زیاد و گوناگون باشند. ابزارهای گوناگون CRM کاربردی و مفید هستند اما ممکن است همه آنها به کار شما نیایند. به همین خاطر ازدیاد آنها می‌تواند باعث سردرگمی شما شده و به جای کمک به تسریع فرآیندها، بدتر آنها را پیچیده کند. به همین خاطر یکی از گام‌های راهنمای انتخاب سی آر ام این است که از قبل تمام نیازمندی‌ها و انتظارات خود را فهرست کنید و سپس از شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار بخواهید که تنها ابزارهای مورد نیاز شما را برایتان فعال کند.
3. از کسب‌وکارهای مشابه خودتان نظر بگیرید
امروزه نرمافزارهای سی‌آر‌ام مختلف و متنوعی در بازار وجود دارند و شرکت‌های زیادی از آنها استفاده می کنند. یکی از مهمترین راهنمای انتخاب سی آر ام این است که سراغ شرکت‌هایی مشابه خودتان بروید و نظر آنها را در مورد نرم‌افزاری که استفاده می‌کنند، مشکلات و مزایای آن بپرسید. شرکت‌های هم‌اندازه و کسب‌وکارهای فعال در حوزه مشترک، بهترین مراجع برای این نظرسنجی هستند.
برای دریافت این راهنمایی تنها به یک شرکت اکتفا نکنید.
4. بازار فعلی را ارزیابی کنید
بازار فناوری اطلاعات هر روز در حال پیشرفت است و تکنولوژی‌های مدیریت ارتباط با مشتری لحظه‌به‌لحظه به‌روز‌تر می‌شوند. به همین خاطر نرم‌افزاری که مدتی پیش تعریف آن را شنیده بودید، ممکن است امروز دیگر بهترین نباشد. از این رو سعی کنید به‌روز‌ترین و کاربردی‌ترین نرم‌افزار سی‌آر‌ام را انتخاب نمایید.
مطالعه اخبار و جستجو در منابع اینترنتی معتبر، مرجع مناسبی برای این تحقیق خواهند بود.
5. نظرات کاربران را مطالعه کنید
یکی از بهترین راهنمای انتخاب سی آر ام مطالعه نظرات کاربرانی است که از آن نرم‌افزار استفاده کرده‌اند. مطالعه نظرات کاربران در سایت‌ها یا مراجع دیگر منبع بسیار خوبی خواهد بود که به شما در انتخاب بهترین نرم‌افزارها کمک می‌کند. استناد به نظرات کاربران واقعی خیلی مطمئن‌تر از گوش سپردن به تبلیغات شرکت‌های ارائه دهنده سیستم‌های CRM است.
6. نرمافزارهای مورد نظرتان را تست کنید
در این نقطه به جایی رسیده‌اید که چند کاندید نهایی را انتخاب کرده‌اید. برای گرفتن تصمیم نهایی در مورد یکی از آنها، بهتر است پیش از خرید قطعی، آنها را تست کنید. بهترین شرکت‌های ارائه دهنده نرمافزارهای CRM مانند کیان پرداز هوشمند، به شما اجازه می‌دهند تا در یک بازه زمانی محدود برنامه‌هایشان را در قالب یک نسخه آزمایشی (دمو) تست کنید تا مطمئن شوید که واقعا به کارتان می‌آید یا خیر.
بعد از تست گزینه‌های نهایی، راحت‌تر می‌توانید نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری خود را انتخاب کنید.
- نکته : خدمات پشتیبانی شرکتی که نر‌افزار CRM را برای شما پیاده‌سازی می‌کند از اهمیت زیادی برقرار است. سعی کنید شرکتی را برگزنید که خدمات پشتیبانی 24 ساعته و قابل اطمینانی دارد و در هر زمان می‌تواند مشکلات نرم‌افزار شما را حل نماید.
7. تصمیم قطعی خود را بگیرید
بعد از طی کردن تمام مراحل بالا و تست چند نرم‌افزار، وقت آن رسیده که تصمیم نهایی و قطعی خود را بگیرید. همانطور که می‌بینید این پروسه چندمرحله‌ای بوده و ممکن است وقت نسبتا زیادی از شما بگیرد. اما با توجه به اهمیت انتخاب یک سی‌آر‌ام درست، قطعا ارزش وقت و انرژی که برایش می‌گذارید را دارد.
استفاده از RFP
مراحلی که در بالا به آنها اشاره کردیم، مراحل استاندارد انتخاب سی‌آر‌ام بوده و مناسب زمانی است که خودتان به دنبال یک نرم‌افزار CRM می‌گردید. اما راهکار ساده‌تری هم برای اینکار وجود دارد.
به جای گشتن دنبال بهترین نرم‌افزار CRM و بهترین شرکت‌های ارائه دهنده این خدمات، می‌توانید کاری کنید تا آن شرکت‌ها دنبال شما بیایند. در این راستا باید از چیزی به نام سند RFP استفاده کنید.
RFP یک جور پروپوزال، اما مخصوص سفارش دهنده است. در این سند شما تمام نیازمندی‌های خود، بودجه تعیین شده، بازه زمانی قرارداد و خلاصه هر چیزی که شرکت‌های ارائه دهنده CRM نیازمند دانستن آن هستند را می‌گنجانید. سپس این RFP را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهید تا آنها متناسب با آن، پروپوزال‌های خود را به شما ارائه دهند.
سپس بر اساس پروپوزال‌های رسیده، بهترین‌ها را دستچین کرده و پس از تست نرمافزارهای پیشنهادی و توافق با طرف مقابل، پروژه راه‌اندازی CRM را استارت می‌زنید.
برای آشنایی بیشتر با نحوه تنظیم سند RFP بهتر است این مقاله را مطالعه کنید.
مزایای استفاده از نرم‌افزار سی‌آر‌ام
برخورداری از یک بستر مرکزی و واحد که کارکنان شما می‌توانند تمام ارتباطات مجموعه با مشتری را در آن ثبت کنند و کمپین‌های بازاریابی را از طریق آن ایجاد و پیگری نمایند، مزیت‌های بی‌شماری برای کسب‌وکار شما خواهد داشت. قابلیت‌هایی که یک سیستم CRM خوب در شرکت شما ایجاد می‌کند به صورت کلی عبارتند از:
- دسته‌بندی و نگهداری از اطلاعات مشتریان. نرم‌افزار CRM یک ابزار ایده‌آل برای شرکت‌هایی است که به استفاده از داده‌های به‌روز برای ارائه خدمات به مشتریانشان نیاز دارند. این پایه‌ای‌ترین و ضروری‌ترین مزیتی است که نرم‌افزار سی‌آر‌ام می‌تواند برای شما داشته باشد.
- پیش‌بینی فروش. نرم‌افزار CRM به شما اجازه می‌دهد تا وضعیت آینده فروش در کسب‌وکار خود را بر اساس داده‌های قبلی، پیش‌بینی کنید. گزارش‌های فروش تحلیلی که CRM در اختیار شما قرار می‌دهد، کلیدی‌ترین عنصر برای پیش‌بینی وضعیت فروش مجموعه در آینده، نیازمندی‌های افزایش فروش و هزینه‌های ضروری برای بالا بردن سهم فروش است.
- ساده‌سازی چرخه فروش و ارائه ابزارهای مقایسه‌ای. با استفاده از داده‌هایی که از نرم‌افزار CRM دریافت می‌کنید، می‌توانید فرآیند فروش مجموعه خود را ساده‌سازی کرده و فرآیندهای غیرضروری را حذف کنید. با بهره‌مندی از این سیستم خواهید دانست که کدام فرآیندهای ارتباطی واقعا کارایی دارند و کدامیک ندارند. نرم‌افزار CRM همچنین یک دید کلی از وضعیت کسب‌وکار شما ارائه می‌دهد که با استناد به آن می‌توانید استراتژی‌ها و برنامه‌های آینده شرکت را طرح‌ریزی کنید.
- اتوماسیون گردش کار. نرم‌افزار CRM با استفاده از قابلیت‌های هوش‌مصنوعی، روند ورود داده‌ها و پردازش آنها را اتوماسیون می‌کند. خودکار سازی روند‌های اداری به کارکنان شما اجازه می‌دهد تا وقت و انرژی بیشتری داشته باشند و تمرکز بیشتری روی مدیریت ارتباط با مشتریان بگذارند. اتوماسیون گردش کار علاوه بر کاهش ریسک خطاهای انسانی، راندمان کاری مجموعه شما را نیز بالاتر می‌برد.
- برقراری ارتباطی قدرتمند با مشتریان. نرم‌افزار CRM به تیم شما کمک می‌کند تا روابط مجموعه با مشتریان را تحکیم بخشیده و بهینه‌سازی کنند. با استفاده از داده‌های ثبت شده در CRM، تیم پشتیبانی و فروش می‌تواند اطلاعات مربوط به مشتریان را به صورت مداوم پیگیری کرده و متناسب با نیازهای آنان عمل کند. اتفاقی که سطح رضایت مشتریان و نرخ وفاداری آنها را بالاتر می‌برد.
- کاهش هزینه‌های تبلیغات و بازاریابی. با استفاده از برنامه CRM می‌توانید تحلیل بهتری از قیف فروش داشته و مشتریان بالقوه خود را دسته‌بندی کنید. دسته‌بندی مشتریان با استفاده از CRM به شما کمک می‌کند تا مخاطبان هدف کمپین‌های بازاریابی و تبلیغاتی را بهتر شناسایی کرده و به جای صرف هزینه‌های گزاف و بیهوده، تنها روی جذب مشتریان هدف تمرکز کنید.
جمع بندی
در بالا سعی کردیم راهنمای انتخاب سی آر ام را در اختیار شما قرار دهیم. نرمافزارهای CRM لمروزه ابزارهای ضروری هستند که هر کسب‌وکاری برای پیشرفت، توسعه و افزایش سودآوری به آنان نیازمند است. مدیریت ارتباط با مشتریان و افزایش سطح رضایت و وفاداری آنان، کلید موفقیت شما خواهد بود. و CRM ابزاری است که دقیقا برای همین منظور طراحی شده است.
برای نصب و راه‌اندازی بهترین نرم‌افزار سی‌آر‌ام همین حالا با کیان پرداز هوشمند تماس بگیرید.
