بهینه سازی CRM : نرم افزار جامع و یکپارچه سازمانی CRM که به نام نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری هم شناخته می‌شود، مهم‌ترین ابزار مدرن در دسترس مدیران و صاحبان کسب و کار است که عملاً بدون استفاده از آن نمی‌توانند به رشد و توسعه کسب و کار خود فکر کنند. کسب و کارهایی هم که رشد نکنند محکوم به شکست خواهند بود!
استفاده از CRM مزیت‌های بیشماری دارد. بهبود روابط با مشتریان، ایجاد بستری یکپارچه برای ورود و ذخیره اطلاعات، بهینه سازی دسترسی به داده‌های مهم، ایجاد ارتباطات قدرتمند درون شرکتی، بهینه سازی تولید، بهینه سازی روندهای اداری، پیش بینی نیازها، پیش بینی فروش، مدیریت مرکز تماس، مدیریت سرنخ‌های فروش، تعریف کاریز و قیف فروش و غیره تنها گوشه‌ای از خدمات و مزیت‌های سی آر ام به شمار می‌روند.
بر اساس آمارها، شرکت‌هایی که از نرم افزار سی آر ام استفاده می‌کنند می‌توانند بین 30 تا 95 درصد سودآوری خود را افزایش دهند. با این وجود اما همه از پیاده سازی سی آر ام نتیجه نمی‌گیرند!
دلیلش به خاطر آن است که سی آر ام چیزی فراتر از یک نرم افزار ساده و در واقع یک نوع فرهنگ سازمانی است. شما باید این نرم افزار را به درستی پیاده سازی کنید و تمام کارمندان و مدیران به درستی از آن استفاده کنند تا بتوانید نتیجه مطلوبی از آن بگیرید. اما یکی از اصول نتیجه گرفتن از این نرم افزار، بهینه سازی CRM است.
پیاده سازی نرم افزار به تنهایی کافی نیست، شما باید آن را بهینه سازی هم بکنید تا بتوانید نتایج مطلوبی را از آن بگیرید. در این مقاله از کیان پرداز هوشمند قصد داریم چند مورد از تکنیک‌های بهینه سازی CRM را با شما در میان بگذاریم. با ما همراه باشید.
بهینه سازی CRM
بهینه سازی CRM می‌تواند تأثیر فوق العاده زیادی روی موفقیت، سودآوری و رشد کسب و کار شما داشته باشد. البته تا زمانی که این بهینه سازی را به درستی اجرا کرده و از داده‌های موجود به بهترین نحو استفاده کنید. یادتان باشد که سی آر ام نرم افزاری نیست که تنها در دسترس شما باشد. بلکه رقبا نیز از آن استفاده می‌کنند. بنابراین تفاوت در میزان بهره جویی از امکانات این نرم افزار است.
در ادامه به اصلی‌ترین تکنیک‌های بهینه سازی CRM اشاره می‌کنیم. با ما همراه باشید.
· آپدیت کردن منظم داده‌ها
CRM اصولاً برای مدیریت داده‌های یک سازمان یا کسب و کار طراحی شده است. به همین خاطر اولین مرحله از بهینه سازی نرم افزاری سی آر ام، به روز رسانی اطلاعات برنامه است. شما باید روندی را ایجاد کنید که مطمئن شوید تمامی کارکنان همه اطلاعات را در بستر نرم افزار سی آر ام ذخیره می‌کنند. این کار باعث پر شدن پایگاه داده‌ها می‌شود. هرچقدر هم دیتابیس شما قوی‌تر باشد، سی آر ام توان تحلیلی بیشتری پیدا می‌کند.
در گام بعدی برای افزایش سرعت و کارایی سی آر ام می‌توانید پایگاه داده‌های خود را پاکسازی کنید. به عنوان مثال اطلاعاتی را که فهمیده‌اید هرگز به درد شما نمی‌خورند حذف کنید. از آن بهتر اینکه اساساً جلوی ورود آن‌ها را گرفته و دیگر آن دسته از اطلاعات بی مورد را ثبت نکنید.
برای بهینه سازی CRM باید ساز و کارها و روندهای کارآمدی را در شرکت پیاده سازی کنید تا بهترین و مناسب‌ترین داده‌ها، متناسب با نیازهای شرکت در پایگاه اطلاعاتی ذخیره شوند. این کار باعث می‌شود تا حجم داده‌های CRM منطقی شده و عملکرد نرم افزار در بخش‌های مختلف بهینه سازی شود.
حال به راحتی می‌توانید به تحلیل‌های CRM جهت اخذ تصمیم‌های استراتژیک اعتماد کنید.
· CRM را سفارشی سازی کنید
کیان پرداز هوشمند بهترین و جامع‌ترین نرم افزار CRM یعنی Microsoft Dynamics 365 ce را برای شما پیاده سازی می‌کند. این نرم افزار ابزارهای بسیار زیاد و متنوعی دارد اما طبیعتاً همه این ابزارها به درد همه کسب و کارها نمی‌خورد. خیلی از کسب و کارهای کوچک ممکن است تنها به 10% امکانات و ابزارهای CRM نیاز داشته باشند!
بنابراین استفاده بی مورد از همه ابزارهای سی آر ام نه تنها کمکی به شما نمی‌کند، بلکه تنها باعث پیچیده‌تر شدن فرآیندها و کاهش کارایی شرکت می‌شود.
از این رو برای بهینه سازی CRM باید حتماً آن را متناسب با نیازها و ظرفیت‌های خود سفارشی سازی کنید. سفارشی سازی CRM یکی از اصلی‌ترین کارهایی است که کارشناسان کیان پرداز هوشمند، پس از ساعت‌ها نظارت بر روی کسب و کار و شیوه مدیریتی شما انجام می‌دهند.
برای بهینه سازی CRM باید قیف فروش خود را ساده‌سازی کنید، ببینید دقیقاً به کدام فرآیندها نیاز دارید، مشکلات ارتباطی درون سازمانی را به دقت بررسی کنید و نقاط ضعف حقیقی را کشف کنید و غیره. با شناسایی این نیازهای واقعی می‌توانید CRM را به بهترین شکل ممکن سفارشی سازی کنید.
سفارشی سازی CRM موجب صرفه جویی در زمان و بهینه سازی عملکرد نرم افزار می‌شود. اگر این کار را انجام دهید نرم افزار شما به صورت کارآمد تنها به مدیریت و ذخیره اطلاعاتی می‌پردازد که واقعاً به آن‌ها نیاز است.
توجه داشته باشید که سفارشی سازی CRM آپدیت پذیر است! یعنی با گسترش نیازها و ظرفیت‌های شرکت می‌توانید مجدداً نرم افزار را سفارشی سازی کرده و با نیازهای جدید خود هماهنگ کنید. شرکت‌ها بسته به سرعت پیشرفتشان تقریبا هر 2 سال یکبار سیستم سی آر ام خود را با توجه به نیازهای جدید به روز رسانی می‌کنند.
· ادغام با سایر نرم افزارها
اگر می‌خواهید واقعاً از CRM نتیجه بگیرید باید تا جایی که می‌توانید آن را با سایر نرم افزارهای شرکت ادغام کنید. اصولاً هدف اصلی CRM این است که کارمندان مجبور نباشند با چندین نرم افزار مختلف کار کنند و اطلاعات را در دیتابیس‌های جداگانه هر یک از این نرم افزارها ذخیره نمایند.
به همین خاطر ادغام سی آر ام با سایر نرم افزارها یکی از اصلی‌ترین پارامترهای بهینه سازی CRM است. شما می‌توانید داینامکس 365 را با نرم افزار پشتیبانی مشتری، سیستم تلفنی وویپ، تمام نرم افزاری مایکروسافت مانند ورد و اکسل و غیره به طور مؤثر ادغام کنید.
این کار باعث می‌شود تا هر داده‌های که در بسترهای دیگر ثبت می‌کنید مستقیماً روی پایگاه داده مرکزی ذخیره شده و از طریق سی آر ام کاملاً قابل دسترسی باشند.
با ادغام مناسب سایر نرم افزارها تمام داده‌های شرکت را یکپارچه کرده و می‌توانید گزارش‌های تحلیل بسیار دقیق را در اختیار داشته باشید.
· استفاده از گزارش‌های تحلیلی CRM
نرم افزار سی آر ام شاخص‌ها یا KPI های مختلفی را در اختیار شما قرار می‌دهد. شما می‌توانید با استفاده از داشبورد سفارشی نرم افزار خود گزارش‌های متنوعی را از سی آر ام دریافت کنید.
یکی از بهترین راه‌های برای بهینه سازی CRM این است که برای نرم افزار KPI ها جدیدتر و کارآمدتری را تعریف کنید تا بتوانید گزارش‌های دقیق‌تری را از آن دریافت نمایید.
توجه به گزارش‌های تحلیلی از نحوه عملکرد درون سازمانی، نتایج استراتژی‌ها بازاریابی، عملکرد شرکت نسبت به برنامه‌ریزی‌های قبلی و غیره می‌تواند تاثیرات بسیار مثبتی داشته باشد. با بهینه سازی فرآیندها می‌توانید گزارش‌های دقیق‌تری دریافت کنید.
جمع بندی
بهینه سازی CRM یکی از اصول مهم برای استفاده صحیح از این نرم افزار و نتیجه گرفتن از ابزارهای فوق العاده آن است. در این مقاله سعی کردیم تا تکنیک‌های اصلی برای افزایش بهره وری از سی آر ام را با شما در میان بگذاریم. امیدواریم این مطلب برای شما مفید بوده باشد.
