گزارش‌ها یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیران هستند. صاحبان کسب و کارها و مدیران شرکت‌ها تنها می‌توانند با استناد به گزارش‌هایی که دریافت می‌کنند وضعیت موجود مجموعه خود را ارزیابی کرده و از اتفاقات شرکت با خبر شوند. این گزارش‌ها علاوه بر اطلاعات و اخباری که در اختیار مدیران قرار می‌دهند، اسناد تحلیلی بسیار خوبی برای برنامه‌ریزی‌های آینده نیز هستند. به همین خاطر دریافت گزارش یکی از اساسی‌ترین پارامترهای موفقیت در مدیریت به شمار می‌رود.
اما واقعیت این است که بیشتر صاحبان کسب و کارها و مدیران شرکت‌ها دقیقاً نمی‌دانند که در مجموعه آنها چه می‌گذرد. چرا که ساز و کار مشخصی برای دریافت گزارش ندارند و معمولاً نمی‌توانند به صورت منظم به این گزارش‌های حیاتی دسترسی داشته باشند.
در یک شرکت غیر یکپارچه، دریافت گزارش می‌تواند فرآیند پیچیده‌ای داشته باشد. کافی است از یک بخش گزارش بخواهید تا همه چیز ناگهان به هم بریزد! در اغلب کسب و کارها اطلاعات هرگز به صورت سازمان یافته و منظم ذخیره نمی‌شوند. به همین خاطر جمع‌آوری داده‌های مورد نیاز گزارش وقت زیادی می‌گیرد و تعداد زیادی از کارمندان را هم درگیر می‌کند.
در بیشتر سازمان‌ها گرفتن یک گزارش ساده گاهی نیازمند بیشتر از یک روز کار مداوم تمامی کارکنان وقت می‌برد! این در حالی است که در نهایت گزارش رسیده نواقص اطلاعاتی زیادی دارد و کمکی به مدیر مجموعه نمی‌کند.
در این مقاله از کیان پرداز هوشمند قصد داریم بهترین روش دریافت گزارش از مجموعه و انواع گزارش‌های تحلیلی را به شما معرفی کنیم. با ما همراه باشید.
بهترین روش دریافت گزارش از مجموعه
همان‌طور که اشاره کردیم، عدم برخورداری از یک سیستم نظام‌مند و استفاده از روش‌های سنتی مدیریتی عملاً دست و پای شما را برای دریافت گزارش می‌بندد. چرا که در این شرایط اصولاً امکان دریافت گزارش‌های دقیق وجود ندارد. این در حالی است که دریافت گزارش‌های تحلیلی می‌تواند نقشی تعیین کننده در پیشرفت و توسعه کسب و کار شما داشته باشد.
اساساً برای اینکه بتوانید به درستی از فرآیندهای داخلی مجموعه خود گزارش دریافت کنید، به یک زیرساخت یکپارچه نیاز دارید. نرم افزار داینامیکس 365 یکی از بهترین ابزارهایی است که این سیستم یکپارچه را برای شما فراهم می‌کند.
با پیاده‌سازی Microsoft Dynamics 365ce شما عملاً تمامی بخش‌ها مجموعه خود را به یک سیستم واحد متصل کرده و باعث یک تحول دیجیتال جامع در سازمان می‌شوید. با این کار تمامی داده‌ها به صورت هوشمند روی یک سرور واحد ذخیره شده و هیچ سندی پراکنده یا گم نمی‌شود.
کیان پرداز هوشمند با راه‌اندازی سیستم یکپارچه داینامیکس 365 متناسب با درخواست، نیازها و ظرفیت‌های مجموعه شما، ابزاری جامع را در اختیارتان قرار می‌دهد که علاوه بر ویژگی‌های یکپارچه سازی گسترده، تمامی گزارش‌های مورد نیاز شما را نیز به سرعت تهیه می‌کند.
برای آشنایی بیشتر توصیه می‌کنیم مقاله کاربرد CRM را مطالعه کنید
با داینامیکس 365 دیگر نیازی نیست که از کارمندان گزارش بخواهید، بلکه خود سیستم به صورت اتوماتیک انواع مختلف گزارش‌ها را تهیه و ارائه می‌کند.
انواع گزارش داینامیکس 365
نرم افزار یکپارچه‌ساز و هوشمند داینامیکس 365 می‌تواند چندین نوع گزارش مختلف را در کمترین زمان ممکن به شما ارائه کند. با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی نیست چند روز یا حتی چند ساعت منتظر دریافت یک گزارش ناقص باشید، بلکه می‌توانید ظرف چند دقیقه گزارش‌های متنوع و دقیقی که به آنها نیاز دارید را دریافت کنید.
داینامیکس 365 انواع بسیار گوناگونی از گزارش‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهد اما در هر کسب و کاری 5 نوع گزارش اصلی وجود دارد که در زیر به آنها اشاره می‌کنیم:
1. گزارش خدمات مشتری
گزارش‌های خدمات مشتری داینامیکس 365 بینش دقیقی در مورد اثربخشی عملیات‌های مربوط به خدمات مشتری به شما ارائه می‌دهند. این گزارش‌ها معمولاً شامل داده‌هایی مربوط به نحوه تعاملات مجموعه با مشتریان، مانند تعداد درخواست‌های مشتری، میانگین زمان پاسخ‌دهی، نرخ تفکیک و غیره می‌شوند.
گزارش‌های داینامیکس 365 می‌توانند به شما کمک کنند تا بفهمید تیم خدمات مشتری شما چقدر خوب عمل می‌کند و در چه زمینه‌هایی می‌تواند بهتر باشد. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که میانگین زمان پاسخگویی به مشتری بیشتر از چیزی است که می‌خواهید، می‌توانید استراتژی‌ها پاسخ‌دهی به مشتریان را تغییر دهید.
گزارش‌های سیستم یکپارچه همچنین می‌توانند بینش‌های ارزشمندی در مورد نیازها و ترجیحات مشتری به شما ارائه دهند. به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که کدام مشتریان بیشتر به دنبال چه نوع خدماتی هستند. این اطلاعات می‌تواند به شما کمک کند تا تلاش‌های تیم خدمات مشتری خود را متناسب با سلیقه مشتریان خود تنظیم کنید و کیفیت خدمات پشتیبانی را بهبود بخشید.
با بررسی منظم این گزارش‌ها، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تیم پشتیبانی شما بهترین خدمات ممکن را به مشتریان شما ارائه می‌کند.
2. گزارش عملکرد فروش
دریافت گزارش عملکرد فروش با استفاده از داینامیکس 365 در سریع‌ترین زمان ممکن صورت می‌گیرد. گزارش‌های عملکرد فروش بینش دقیقی در مورد عملکرد تیم فروش شرکت شما ارائه می‌کنند و می‌توانند الگوها و روندهای فروش را شناسایی کنند. شما می‌توانید این گزارش‌ها را با استفاده از داده‌های سیستم یکپارچه داینامیکس 365 دریافت کنید.
گزارش‌های عملکرد فروش معمولاً شامل گزارش تعداد سرنخ‌های تولید شده (مشتریان بالقوه)، تعداد فروش‌های تمام شده، درآمد ایجاد شده، میانگین ارزش فروش و نرخ تبدیل مشتری است. این گزارش‌ها همچنین ممکن است شامل داده‌هایی در مورد عملکرد کارکنان فروش باشند، مانند تعداد تماس‌ها، جلسات حضوری و معاملات بسته شده توسط هر کارشناس.
گزارش عملکرد فروش می‌تواند به شما نشان دهد که کدام یک از کارشناسان فروش عملکرد بهتری نسبت به همتایان خود داشته‌اند و سود بیشتری به مجموعه رسانده‌اند.
این بینش‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا تصمیمات بهتری درباره استراتژی‌های فروش خود بگیرند و فرآیندهای فروش خود را بهینه کنید. به عنوان مثال، ممکن است بر اساس این گزارش‌ها تصمیم بگیرید منابع بیشتری را به محصولی اختصاص دهید که بیشترین درآمد را ایجاد می‌کند.
3. گزارش تحلیل کاریز فروش
گزارش تجزیه و تحلیل کاریز فروش به کسب و کارها کمک می‌کند تا وضعیت فرصت‌های فروش خود را بهتر درک کنند. این گزارش معمولاً شامل داده‌هایی درباره تعداد و ارزش فرصت‌های فروش در هر مرحله از فرآیند فروش، و همچنین تاریخ بسته شدن احتمالی معاملات در هر فرصت فروش است.
با تجزیه و تحلیل این داده‌ها، کسب و کارها می‌توانند روندها و الگوهای کاریز فروش خود را شناسایی کنند و تصمیمات آگاهانه‌ای در مورد نحوه تخصیص منابع و بهینه سازی تلاش‌های بازاریابی خود بگیرند. به عنوان مثال، می‌توانید از گزارش‌های کاریز فروش برای موارد زیر استفاده کنید:
- تنگناها یا تأخیرهای رایج در فرآیند فروش را شناسایی کنید و برای رفع آنها گام بردارید
- تعیین کنید کدام فرصت‌های فروش به احتمال زیاد به فروش نهایی منجر می‌شوند و منابع بیشتری را به آن فرصت‌ها اختصاص دهید
- الگوهای تکرار شونده را در موفق‌ترین فرصت‌های فروش شناسایی کنید و بر روی هدف قرار دادن فرصت‌های مشابه در آینده تمرکز کنید
- بر سلامت کلی کاریز فروش خود نظارت داشته باشید و فرصت‌های بهتری را برای بهبود کارایی و بهره‌وری تیم فروش خود شناسایی کنید
برای دریافت گزارش کاریز فروش از داینامیکس 365، کسب و کارها معمولاً از داده‌های سیستم یکپارچه خود استفاده می‌کنند که شامل اطلاعات مربوط به همه فرصت‌های فروش و مراحل مختلف فرآیند فروش است. این گزارش همچنین ممکن است شامل داده‌هایی در مورد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند نرخ تبدیل، میانگین اندازه معامله و طول چرخه فروش باشد. با بررسی و تحلیل منظم این داده‌ها، کسب و کارها می‌توانند درک بهتری از کاریز فروش خود به دست آورند و برای بهبود عملکرد بخش فروش خود اقدام کنند.
4. گزارش پیش‌بینی فروش
گزارش پیش‌بینی فروش سندی است که درآمد مورد انتظار یک کسب و کار را در یک دوره معین زمانی در آینده پیش‌بینی می‌کند. این پیش‌بینی معمولاً بر اساس داده‌های سیستم یکپارچه شرکت است. گزارش پیش‌بینی فروش داینامیکس 365 معمولاً شامل چندین عنصر کلیدی است، از جمله:
- دوره زمانی مورد نظر: بسته به نیاز شرکت، این بازه زمانی ممکن است یک ماهه، سه ماهه یا سالانه باشد.
- پیش‌بینی درآمد برای هر دوره: این در واقع پیش‌بینی میزان درآمدی است که یک کسب و کار انتظار دارد در یک دوره زمانی خاص کسب کند.
- مفروضات مورد استفاده برای ایجاد پیش‌بینی: این پارامتر می‌تواند شامل مفروضاتی در مورد تعداد مشتریان جدیدی باشد که شرکت به دست می‌آورد. میانگین درآمد حاصل از هر مشتری، و سایر عواملی که می‌تواند بر درآمد شرکت تأثیر بگذارد نیز در این مفروضات قرار می‌گیرند.
- محرک‌های رشد درآمد: این می‌تواند شامل عواملی مانند راه‌اندازی محصول جدید، مشارکت یا کمپین‌های بازاریابی باشد که انتظار می‌رود رشد درآمد را افزایش دهد.
- ریسک‌ها و عدم قطعیت‌های کلیدی: گزارش پیش‌بینی فروش داینامیکس 365 باید شامل هرگونه عوامل خطر یا عدم قطعیتی باشد که می‌تواند بر درآمد شرکت تأثیر بگذارد، مانند تغییرات در بازار یا چشم‌انداز رقابتی.
به طور کلی، گزارش پیش‌بینی فروش ابزار ارزشمندی برای کسب‌وکارها است که به آنها کمک می‌کند تا درآمد خود را برنامه‌ریزی و مدیریت کنند. با استفاده از داده‌های سیستم یکپارچه شرکت و ایجاد فرضیات آگاهانه، کسب‌وکارها می‌توانند پیش‌بینی‌های واقعی و عملی ایجاد کنند که می‌تواند تصمیم‌گیری آنها را هدایت کرده و به آنها در دستیابی به اهداف درآمدی خود کمک کند.
5. گزارش فعالیت تیم فروش
گزارش فعالیت تیم فروش سند یا ابزاری است که فعالیت‌های اعضای واحد فروش و نتایج عملکرد این تیم را خلاصه می‌کند. این گزارش معمولاً شامل اطلاعاتی مانند تعداد تماس‌های فروش انجام شده، تعداد جلسات برگزار شده، سرنخ‌های تولید شده و معاملات بسته شده است.
هدف از دریافت گزارش فعالیت تیم فروش ارائه یک نمای کلی از عملکرد واحد فروش مجموعه و شناسایی زمینه‌های پیشرفت است. این گزارش می‌تواند به مدیران کمک کند تا پیشرفت تیم فروش خود را ردیابی کنند و تصمیماتی مبتنی بر داده‌های مستند، در مورد چگونگی بهینه سازی تلاش‌های تیم فروش خود بگیرند.
گزارش فعالیت تیم فروش داینامیکس 365 معمولاً شامل معیارهای مختلفی است، از جمله:
- تعداد تماس‌های فروش انجام شده توسط هر کارشناس یا کل تیم
- تعداد جلسات برگزار شده توسط هر کارشناس یا کل تیم
- تعداد سرنخ‌های تولید شده توسط هر کارشناس یا کل تیم
- تعداد معاملات بسته شده توسط هر کارشناس یا کل تیم
گزارش فعالیت تیم فروش می‌تواند ابزار بسیار خوبی برای نظارت دقیق روی کار کارشناسان فروش ارزیابی عادلانه عملکرد آنها باشد.
جمع بندی
نرم افزار یکپارچه ساز سازمانی داینامیکس 365 به مدیریت، طبقه‌بندی و ذخیره هوشمند داده‌ها می‌تواند از آنها برای تهیه گزارش‌های تحلیلی استفاده کند. با داینامیکس 365 دیگر نیازی به اتلاف وقت و انرژی برای دریافت گزارش‌های غیر دقیق ندارید، بلکه می‌توانید بهترین گزارش‌های تحلیلی را ظرف چند دقیقه از سیستم دریافت کنید.
