راهنمای جامع آپگرید و مهاجرت به Microsoft Dynamics 365 CRM

مقدمه

با توجه به رشد فناوری و رقابت در کسب‌وکارها، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به ابزاری حیاتی برای مدیریت تعاملات و ارتقای تجربه مشتری تبدیل شده‌اند. سیستم Microsoft Dynamics 365 CRM یکی از بهترین پلتفرم‌های موجود است که با امکانات پیشرفته، به سازمان‌ها در بهبود ارتباطات و مدیریت داده‌محور کمک می‌کند. این مقاله به بررسی گام‌به‌گام فرایند آپگرید به Dynamics 365، انتقال داده‌ها از سیستم‌های قدیمی و نکات کلیدی برای موفقیت در این مهاجرت می‌پردازد.

اهمیت آپگرید و مهاجرت به Microsoft Dynamics 365 CRM

آپگرید به Dynamics 365 مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد، از جمله افزایش بهره‌وری و بهبود فروش. این نسخه امکانات تحلیل داده‌های مشتری را نیز فراهم کرده و با ارائه ابزارهای یکپارچه‌سازی سیستم‌ها به کاربران این امکان را می‌دهد که کارایی خود را افزایش دهند. برخی از مهم‌ترین مزایای آپگرید به این نسخه شامل:

• افزایش بهره‌وری و سرعت: Dynamics 365 با بهبود قابلیت‌های مدیریتی و رابط کاربری، به کاربران کمک می‌کند که کارایی بیشتری داشته باشند.
• امنیت بالاتر: این سیستم از پروتکل‌های امنیتی جدیدتری برخوردار است که خطرات و تهدیدات امنیتی را کاهش می‌دهد.
• قابلیت‌های شخصی‌سازی: Dynamics 365 امکان شخصی‌سازی گسترده‌ای دارد که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سیستم را دقیقاً مطابق نیازهای خود تنظیم کنند.

مراحل کلی آپگرید به Dynamics 365

برای آپگرید به Dynamics 365، سازمان‌ها باید یک سری مراحل مشخص را طی کنند تا اطمینان حاصل کنند که داده‌ها به‌درستی انتقال یافته و سیستم جدید بهینه عمل می‌کند. این مراحل شامل ارزیابی سیستم فعلی و برنامه‌ریزی برای انتقال کلیدی‌ترین شاخص‌های CRM است که به سازمان‌ها کمک می‌کند روند انتقال را بهینه کنند. این مراحل شامل موارد زیر است:

1. بررسی و آماده‌سازی زیرساخت‌ها: اطمینان از این که زیرساخت‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری برای Dynamics 365 مناسب و بهینه هستند.
2. تست و ارزیابی داده‌ها: بررسی داده‌ها در سیستم فعلی و اطمینان از صحت و کامل بودن آن‌ها.
3. انتقال داده‌ها و تنظیمات: انتقال داده‌های موجود از سیستم قبلی به Dynamics 365.
4. شخصی‌سازی و تنظیمات اختصاصی: پیکربندی و شخصی‌سازی‌های موردنیاز برای استفاده بهینه از Dynamics 365.

توجه: در صورتی که سازمان شما از نسخه‌های بسیار قدیمی‌تر Microsoft Dynamics CRM (مانند نسخه 2011) استفاده می‌کند، ممکن است نیاز به چند مرحله آپگرید و انتقال تدریجی باشد. این کار به‌خصوص در مورد نگهداری یکپارچگی داده‌ها و حفظ داده‌های تاریخی اهمیت دارد.

آماده‌سازی و انتقال اطلاعات از دیتابیس‌های قدیمی

انتقال اطلاعات از دیتابیس‌های قدیمی به Dynamics 365 چالش‌های زیادی دارد. برای این کار، لازم است دیتابیس‌ها مپینگ شوند و داده‌ها پاکسازی و اعتبارسنجی شوند. این کار باعث می‌شود که داده‌های ناکارآمد و ناسالم به سیستم جدید وارد نشوند و یکپارچگی داده‌ها حفظ شود. برای این کار باید:

• دیتابیس‌های موجود بررسی شوند: هر دیتابیس قدیمی باید از نظر ساختار و نوع داده‌ها بررسی شود تا اطمینان حاصل شود که تمام داده‌ها به‌درستی قابل انتقال هستند.
• مپینگ داده‌ها: با کمک قابلیت دیتابیس مپینگ در Dynamics 365، ساختار داده‌های قدیمی به ساختار جدید منتقل می‌شود تا تمامی اطلاعات به شکل هماهنگ و سازگار در سیستم جدید قرار گیرند.
• تبدیل و اصلاح داده‌ها: ممکن است برخی داده‌ها نیاز به تغییر فرمت یا ساختار داشته باشند تا با Dynamics 365 سازگار شوند. این کار با استفاده از ابزارهای تبدیل داده انجام می‌شود.

پاکسازی و اعتبارسنجی داده‌ها پیش از انتقال

پیش از انتقال داده‌ها به Dynamics 365، ضروری است که داده‌ها پاکسازی شوند و داده‌های تکراری یا ناسالم حذف شوند. این فرایند در بهینه‌سازی سیستم CRM نقش کلیدی دارد، زیرا یکپارچه‌سازی سیستم‌ها را با چالش‌های کمتری همراه می‌کند. این کار شامل مراحل زیر است:

• حذف داده‌های تکراری یا نادرست: برای اطمینان از کیفیت داده‌ها، حذف اطلاعات قدیمی یا تکراری بسیار مهم است.
• اعتبارسنجی داده‌ها: اطمینان از صحت و کامل بودن اطلاعات پیش از انتقال به سیستم جدید.
• پاکسازی ساختار داده‌ها: رفع مشکلات و خطاهای احتمالی در ساختار داده‌ها که ممکن است در سیستم جدید ایجاد اختلال کنند.

قابلیت‌های ویژه Dynamics 365: ایمپورت از اکسل و دیتابیس مپینگ

یکی از مزایای Dynamics 365، ایمپورت از اکسل است که این قابلیت برای سازمان‌هایی که داده‌هایشان در فایل‌های اکسل ذخیره شده بسیار مفید است. دیتابیس مپینگ نیز به انتقال دقیق داده‌ها از سیستم‌های قدیمی کمک می‌کند و از بروز مشکلات ناشی از تفاوت ساختارها جلوگیری می‌کند. با این قابلیت‌ها، سازمان‌ها می‌توانند در کمترین زمان داده‌ها را به CRM مایکروسافت انتقال دهند.

• ایمپورت از اکسل: این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد تا داده‌ها را به‌راحتی از فایل‌های اکسل به Dynamics 365 انتقال دهند. این ابزار برای سازمان‌هایی که داده‌هایشان در فایل‌های اکسل ذخیره شده، بسیار مفید است.
• دیتابیس مپینگ: دیتابیس مپینگ کمک می‌کند تا داده‌ها از سیستم‌های قدیمی و سایر پایگاه‌های داده به شکل هماهنگ به Dynamics 365 منتقل شوند. این قابلیت، یکپارچگی داده‌ها را تضمین کرده و از مشکلات ناشی از تفاوت ساختارها جلوگیری می‌کند.

بهبود منطق فرایندی و طراحی در Dynamics 365

Dynamics 365 با ارائه قابلیت‌های متعدد برای بهبود تجربه کاربری، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهینه کنند. این سیستم، امکان بهبود تجربه مشتری و بهبود تعاملات داخلی را به سازمان‌ها می‌دهد. با این قابلیت‌ها می‌توانید:

• طراحی فرایندهای خودکار: ایجاد و تنظیم فرایندهای خودکار برای بهبود کارایی و کاهش خطاهای دستی.
• شخصی‌سازی فرم‌ها و نمایش اطلاعات: امکان ایجاد صفحات و فرم‌های اختصاصی برای هر بخش از سیستم.
• بهبود تجربه کاربری: رابط کاربری بهینه و مدرن Dynamics 365 به کاربران اجازه می‌دهد به‌سرعت به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشند.

انتقال از محصول کلود به لوکال یا بالعکس

در بسیاری از سازمان‌ها، بسته به نیاز، ممکن است CRM به‌صورت لوکال یا کلود استفاده شود. Dynamics 365 به سازمان‌ها امکان می‌دهد که به‌راحتی بین نسخه‌های کلود و لوکال جابجا شوند. این تغییرات می‌تواند به سازمان‌هایی که به امنیت و کنترل بیشتری نیاز دارند کمک کند. در این انتقال باید به موارد زیر توجه کرد:

• امکانات دسترسی و امنیتی کلود و لوکال
• حفظ یکپارچگی داده‌ها
• مدیریت تنظیمات و تنظیمات امنیتی

نکات کلیدی برای موفقیت در آپگرید و مهاجرت به Dynamics 365

برای یک آپگرید موفق، لازم است که نکات مهمی همچون آموزش پرسنل و تست‌های متعدد در نظر گرفته شود. استفاده از خدمات تخصصی، مانند خدمات ارائه شده توسط کیان پرداز هوشمند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیند انتقال و آپگرید را به بهترین شکل انجام دهند.

• برنامه‌ریزی دقیق: با برنامه‌ریزی مناسب، می‌توانید مشکلات احتمالی را پیش‌بینی و از بروز خطاها جلوگیری کنید.
• آموزش پرسنل: آشنایی کاربران با قابلیت‌های Dynamics 365 و آموزش آن‌ها، بهره‌وری و کارایی سیستم را افزایش می‌دهد.
• تست‌های مکرر: اجرای تست‌های مکرر پیش از اجرای نهایی انتقال داده‌ها، به شناسایی مشکلات احتمالی کمک می‌کند.

خدمات شرکت کیان پرداز هوشمند در حوزه CRM و دیجیتال

شرکت کیان پرداز هوشمند، در زمینه استقرار و پشتیبانی از CRM مایکروسافت و راه‌اندازی سیستم‌های یکپارچه‌سازی تخصص دارد. این شرکت به سازمان‌ها کمک می‌کند که Dynamics 365 را به‌طور کامل و بهینه راه‌اندازی کنند و از خدمات مشاوره و پشتیبانی بهره‌مند شوند.

• مشاوره تخصصی و راه‌اندازی CRM
• پشتیبانی فنی و آموزش کارکنان
• پیکربندی و شخصی‌سازی Dynamics 365
• انتقال داده‌ها و یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود

برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره، به صفحه مشاوره سایت کیان پرداز هوشمند مراجعه کنید.

سؤالات متداول (FAQ)